Что нужно знать про служебную записку о направлении в командировку
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что нужно знать про служебную записку о направлении в командировку». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Оформлением СЗ занимается сотрудник кадрового подразделения. За архивирование и контроль срока хранения отвечает он. Иногда такие обязанности поручаются секретарю или канцелярии. Например, хранением служебных записок о выполнении поручений руководства вправе заниматься секретарь руководителя.
Какие пункты и формулировки должна содержать
Специальной формы для оформления возмещения расходов не предусмотрено, поэтому допускается воспользоваться служебной запиской на командировку по шаблону, принятому в организации. Он составляется следующим образом:
- в шапке указывается должность нанимателя, его Ф.И.О. и название фирмы в дательном падеже. Ниже вписать Ф.И.О. и должность командированного сотрудника;
- в центре пишется наименование документа. Затем следует изложить текст обращения к директору. Указать дату выезда и возвращения, цель поездки, номер, марку и регистрационный номер автомобиля;
- ниже указываются прилагаемые бумаги (чеки и квитанции об оплате и т. д.);
- ставится дата, Ф.И.О. и подпись сотрудника.
Кто и когда должен заполнять служебную записку?
Служебная записка на командировку образца 2020-2021 годов составляется в письменной форме самим сотрудником, направленным в командировку. Записка должна быть полностью заполнена к моменту возвращения сотрудника из командировки.
К служебной записке необходимо приложить документы, подтверждающие путь следования и сроки нахождения сотрудника в месте командирования. Если такие документы были утеряны или отсутствовали изначально, принимающая сторона может сделать необходимые отметки непосредственно в служебной записке.
Для этого следует вписать в записку название принимающей организации, даты приезда/отъезда командированного. Эту запись необходимо заверить подписью должностного лица с расшифровкой должности и Ф. И. О. и печатью компании (при наличии таковой).
Сообщение об использовании своего транспорта
СПРАВКА! В данном случае такой документ, как служебная записка, может понадобиться в том случае, если работник направлен в командировку на своем личном транспорте. Специальных условий к составлению данного документа нет, он пишется в свободной форме.
Как правило, в служебной записке с применением личного автомобиля непременно должна указываться последующая информация: дата, время начала и завершения поездки. Эта информация требуется, чтобы бухгалтерия компании имела возможность подсчитать необходимую сумму суточных. К примеру, в случае если работник возвратится из командировки после полуночи, тогда в сумму его суточных добавляется ещё один день.
Служебная записка обязательно должна дополняться:
- путевым листом;
- квитанциями о произведенной оплате парковки;
- кассовыми чеками на топливо.
Кроме этого, в данном документе должны быть указаны все затраты, связанные с применением автотранспорта – платные дороги и пр.
Понятие и нормативное регулирование служебной записки на командировку
Под служебной запиской на командировку понимается внутренний документ компании, основной целью которого является подтверждение факта командировки субъекта, а также даты его отъезда и прибытия обратно с РФ.
Исходя из ПП РФ № 1595 от 29.12.2014г., требование относительно составления командировочных удостоверений больше не актуально. Начиная с 2015 года, основной бумагой, которую принимают во внимание при формировании документации о командировках, является служебная записка.
Помимо указанного акта, также актуален Приказ Президента РФ № 765 от 12.12.2014г., в котором фиксируются условия и порядок командирования сотрудников, трудящихся в государственных компаниях.
Также важно подчеркнуть, что положения, которые были актуальными в период СССР, были отменены Приказом Министерства финансов РФ № 147 от 29.12.2008г. и Министерства труда РФ № 1044 от 15.12.2014г.
Помимо Приказа Президента, в вопросе порядка оформления командировки также следует руководствоваться ПП РФ № 749 от 13.10.2008г.
Однако, несмотря на наличие ряда нормативов, регламентирующих условия командировок, законодательство РФ не предусматривает правила составления служебных записок.
Зачастую компании самостоятельно разрабатывают образец рассматриваемого документа и вносят туда информацию локального значения, ссылаясь на местные нормативы.
Расходы облагаются налогом.
Документальное подтверждение и экономическое обоснование затрат на возмещение командировочных сотруднику позволяет внести их в налогооблагаемую базу. В числе обязательных бумаг стоит отметить следующие:
- Кадровый пакет документов;
- Документы, учитывающие время пребывания в и оплату труда по занимаемой человеком должности;
- Справки из бухгалтерии;
- Документы, демонстрирующие достоверность описанных в заявлении расходов.
Расходы приобретают статус оправданных в случае, если они производятся в рамках деятельности, проводимой для достижения установленных руководством целей и задач.
Для расчета налога расходы учитываются в следующем порядке:
- Расходы на заработную плату сотрудника;
- Прочие расходы, необходимые для производства и реализации.
При использовании организацией упрощенной системы налогообложения, описанные статьи расходов документально учитываются в следующем порядке:
- на день утверждения авансовых отчетов;
- на день выдачи денежных средств сотруднику.
Возмещение командировочных расходов требует знания нюансов законодательства. Прочитав статью, вы сможете оптимизировать имеющиеся знания, подкрепив их нормативно-правовыми актами, указанными в статье.
Из этого видео вы узнаете о командировочных расходах.
Служебная записка для командировки
Большинство руководителей предприятий отправляют своих сотрудников в служебные командировки по различным целям. В данной статье мы разберем основное понятие о служебной командировке, как она составляется и основные требования к составлению данной записки.
Общее понятие о служебной записке Служебная записка — это официальный документ, который выдается командированному лицу, отделом кадров предприятия с подписью руководителя для подтверждения официального места нахождения в командировке.
Данная записка составляется отделом кадров, подписывается руководителем учреждения.
Образец служебной записки на отправку в командировку Служебка на командировку — предназначение Роль служебки на командировку в году, как и раньше, оправдательная и подтверждающая. Посмотрим, в каких случаях, она может быть полезной компании.
Отправление сотрудника в командировку должно инициироваться приказом по предприятию. Основанием для издания этого локального нормативного акта является служебная записка.
Правила написания заявления на командировочные расходы и его образец
Наниматель должен обеспечить выдачу денег на командировку. Эти деньги выдаются на аренду жилья, проезд и проживание (суточные). Документ заполняется непосредственно работником и подлежит одобрению руководителем путем проставления резолюции. Выдача денег производится в кассе предприятия/бухгалтерии в виде аванса. По возвращении работник должен написать отчет о расходовании выданных денег с приложением подтверждающих документов (билеты, квитанции).
Заявление на выдачу денег на командировочные траты должна содержать:
- данные о работнике и нанимателе (вверху справа);
- текст документа отображает сумму требуемую на расходы;
- дата написания и подпись сотрудника.
Для бланка служебной записки допустимо брать обычный лист формата А4, при этом форма отчетного листа разрабатывается каждым предприятием самостоятельно, так как унифицированного образца не имеет. Работник впоследствии сразу по прибытию должен вписать в нее все необходимые данные.
Структура документа следующая:
Читайте так же: Бланк командировочного удостоверения по форме Т-10
- В правом верхнем углу формируется шапка, в нее вносятся ФИО руководителя предприятия, ФИО непосредственного начальника, если он имеется, ФИО работника.
- По центру листа вписывается название.
- В теле документа оформляется в произвольной форме обращение к работодателю с описанием цели поездки, дат приезда/отъезда, а также основных фактов. При этом если поездка была выполнена посредством применения транспорта, необходимо указать все идентификационные данные этого авто.
- Перечень прилагаемых документов.
- Дата и подпись сотрудника.
Заявление на командировку образец бланк
- Нормами трудового права регулируются взаимоотношения работников со своими руководителями в рамках выполнения рабочих задач.
- Поэтому при возникновении вопросов или при необходимости верного кадрового оформления, следует обращаться к закону, которым к тому же установлены правила составления различных документов и заявлений.
- Понятие командировки
- Рассматривая данное понятие с юридической точки зрения, можно сделать вывод, что командировка – это выезд сотрудника от основного рабочего места по заданию и в интересах руководства на какой-либо срок.
- Причем надо отметить, что:
- когда сам рабочий режим сотрудника предполагает постоянные выезды и поездки, то они не могут считаться командировками, а являются частью обычного рабочего процесса в рамках должностных полномочий;
- командировка может быть оформлена только при условии, что работник трудится на основании официального трудового договора.
Также следует иметь ввиду, что установлен список сотрудников, которые не могут быть отправлены по делам фирмы в командировки.
Служебная записка на командировку: образец 2017 для подтверждения сроков поездки
При издании приказа о командировке в тексте документа приводятся даты отъезда и приезда обратно. По факту отведенного времени может оказаться недостаточно или слишком много. Для подтверждения и уточнения периода служебной поездки командируемым сотрудником представляются проездные билеты и квитанции с мест проживания. При отсутствии такой документации разрешается составлять служебную записку работником, в которой приводятся ссылки на другие подтверждения пребывания в том или ином месте во время поездки.
Служебная записка на командировку от работника необходима при поездке на:
- транспорте, принадлежащем предприятию;
- личном автомобиле или другом транспортном средстве;
- пассажирском транспорте третьих физических лиц.
Для возможности использовать один из перечисленных вариантов необходимо заранее согласовать такой вариант с руководством фирмы. К служебной записке надо будет приложить:
- путевой лист на автомобиль, которым командируемый добирался до пункта назначения;
- квитанции, чеки, подтверждающие осуществление расходов в точках по пути следования с указанием названий населенных пунктов.
В каких случаях требуется?
В современном мире, несмотря на появление электронной подписи и отходе от бумажных носителей, личное присутствие все также важно и нужно — например, заключение новых сделок, передача документации, контроль за строительством и т.д.
Заявление на командировку должно быть написано лично сотрудником, направленным в командировку.
Специалист по кадрам должен точно знать, как составляется заявление на командировку (образец предоставить по запросу), кто должен его писать и в какой форме.
Документ составляется в стандартной для заявления форме. Пишется на имя руководителя, от кого, текст заявления, дата и подпись. В тексте заявления указывается согласие на служебную поездку, тем самым производится ознакомление сотрудника с тем, что он знает о возможном отказе.
Обычно при направлении сотрудника в командировку его согласие не требуется.
По ТК РФ есть отдельные категории граждан, которые должны дать свое согласие.
При их нежелании или невозможности отправиться в поездку, руководитель не имеет права оформить командировку. При нарушении на руководителя и организацию накладывается штраф.
В ТК РФ ст.259 и ст.264 указаны категории людей, которые требуют дополнительной защиты.
Список сотрудников, которых невозможно отправить в командировку без заявления от них:
- сотрудники, которые имеют на иждивении детей инвалидов или детей до 3х лет;
- сотрудники, которые имеют на иждивении родителей или других родственников;
- сотрудники, которые в одиночку воспитывают детей в возрасте до 5 лет.
Также следует привести список сотрудников, которых запрещено отправлять в командировку:
- сотрудники до 18 лет;
- женщины беременные;
- сотрудники, работающие по ученическому договору;
- сотрудники, работающие по гражданско-правовому договору.
С сотрудников, которые не попадают в этот список, заявление на командировку не запрашивают.
Не следует путать заявление на командировку с заявлением на командировочные расходы.
Положение о служебных командировках — образец 2020
- Для чего оформлять положение о направлении работников в служебные командировки
- Что считается командировкой и когда положение о командировках не применяется
- Важное условие положения — закрепление права работника на отказ от командировки
- Описание в положении процесса направления в командировку
- Возвращение из поездки. Служебная записка о командировке: образец-2020
- Где скачать образец служебной записки по командировке в 2020 году
- Перечисляем в положении документы, подтверждающие расходы
- Положение о командировках про оплату суточных
- Особенности заграничных служебных поездок в положении о командировках
- Итоги
Как написать заявление на командировку?
Написание заявления на командировку не нужно, достаточно приказа, где изложены:
- ФИО и должность направляемого работника;
- период и цель поездки (участие в конференции, работе ревизионной комиссии, в судебном заседании и т. д.).
Направлению в командировку может предшествовать служебная записка. Временные рамки законом практически не ограничены – от одного дня до одного года. В некоторых случаях возможно составление и выдача командировочного удостоверения.
На федеральном уровне, государство гарантирует защиту прав и законных интересов отдельных работников, устанавливая в ТК РФ перечень субъектов, которые могут быть отправлены в должностную поездку только с их согласия. Это согласие оформляется путем написания соответствующего заявления. К таким сотрудникам можно отнести следующих лиц которые:
- содержат детей-инвалидов или детей до 3-х лет;
- содержат отца с матерью или других родственников;
- самостоятельно растят детей, которым нет 5 лет.
Написанное заявление передается сотруднику кадрового отдела, как правило, за день или два до даты отъезда. Форма заявления на командировку произвольная, на государственном уровне типового образца нет. Соответственно, каждая организация вправе самостоятельно разработать форму анализируемого документа.
За чьей подписью и согласованием формируется документ
Подписывает и утверждает все документы, связанные с будущей командировкой и по ее окончанию, руководитель предприятия.
Согласование служебной записки требуется с бухгалтерией, кроме этого любые расходы, понесенные в ходе подготовки поездки и во время нее, необходимо документально оформить для бухгалтерской отчетности.
Согласно законодательным актам, четкой даты подачи отчета за командировку для осуществлявшего ее работника не существует, однако существует требование в отношении совершения этого действия как можно раньше по возвращению из командировки.
Служебная записка на данный момент является основным документом в документальном оформлении командировки, так как она является носителем всех основных фактов и отчетом за понесенные расходы.
Особенности оформления служебных командировок подробно представлены в данном видео.
Служебная записка как отчет о командировке
В случае использования автотранспорта для определения времени командирования и размеров денежных компенсаций, положенных работнику за понесенные им расходы, сотрудник предоставляет соответствующий документ. Правила оформления:
- В правом верхнем углу указывается должность, фамилия и инициалы руководителя, подписавшего приказ о командировании.
- Ниже указывается дата и порядковый номер документа.
- Краткий заголовок.
- Далее следует изложить, в какой период времени работник был в служебной поездке, на основании какого приказа, с какой целью и причины, по которым использовался тот или иной транспорт (обоснование отсутствия проездных документов).
В тексте служебной записки указываются документы, подтверждающие использование автотранспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевые листы, чеки и квитанции), которые также необходимо приложить. - Подписываем и отдаем полный комплект документов в бухгалтерию вместе с авансовым отчетом.
Документы по командировке
Направление работника в командировку оформляется следующим образом:
- работником пишется служебная записка на командировку, образец которой должен быть утвержден руководителем фирмы наравне с положением о командировках и иными локальными актами;
- по служебной записке руководитель принимает решение командировать человека или нет;
- после принятия решения кадровой службой производится оформление приказа о направлении в командировку, командировочного удостоверения и служебного задания по формам, утвержденным Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004;
- после возврата сотрудника из командировки согласно ст. 26 Положения об особенностях направления работника в служебную командировку, утвержденного Постановлением Правительства РФ № 749 от 13.10.2008, ему необходимо сдать в бухгалтерию авансовый отчет.