Как правильно наклеить голограмму в трудовую книжку
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно наклеить голограмму в трудовую книжку». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Для выполнения своей подтверждающей функции голографическая наклейка в трудовой книжке должна размещаться на титульной странице, поскольку именно там содержатся сведения, любая корректировка которых запрещена в законодательном порядке. При этом конкретное место ее размещения на титульной странице законодательством не определено.
Что такое голограмма?
Книжки печатает «Гознак». Они являются личным документом людей, подтверждают их трудовой стаж и содержат:
- сведения о человеке;
- периоды занятости у конкретного работодателя;
- выполняемые рабочие функции;
- трансферы в другие места;
- награды за признание высокого качества работы;
- сведения об увольнениях с перечнем причин;
- информацию о дисциплинарных взысканиях (только в случаях увольнения).
Голограмма в трудовой книжке
Под голограммой понимается специальная наклейка на документ, которую невозможно удалить без остаточных следов. После попытки снять такого рода защиту на бланке остаются переливающиеся блики, избавиться от которых нельзя.
Требования к оформлению и ведению трудовых книжек устанавливаются:
- Трудовым кодексом, который регламентирует общие трудовые правоотношения, а также указывает на необходимость введения различных способов по защите персональной информации работников различных учреждений и организаций;
- Постановлением Правительства № 225, которое полностью сосредоточено на Правилах ведения, использования, заполнения трудовых книжек и вкладышей в них, а также на необходимости и особенностях ведения Журнала учета трудовых книжек работников организации и чистых бланков, которые еще только ждут своих владельцев.
Голографические изображения постепенно входят в жизнь россиян, однако не все осведомлены об особенностях такого рода защиты. Далеко не все подозревают, что яркие блестящие наклейки – это защитный механизм, который срабатывает дважды: первый раз — устанавливая подлинность документов, второй – не позволяя мошенникам внести какие-либо изменения в уже существующие бумаги.
Применение голограмм не ограничивается только трудовыми книжками, небольшие наклейки могут использоваться фактически везде, где фигурируют особо важные бумаги.
Прежде всего, голограммы в трудовой отвечают за подлинность внесенных данных. Как таковая защита персональной информации возможна только в том случае, если какой-либо злоумышленник попробует изменить существующую информацию или добавить в нее недостоверные факты.
Процесс приклеивания голограммы в трудовую книжку довольно ответственный. Поэтому выполняется он обычно руководителем после того, как оформлен бланк. Причем клеится она строго на первую страницу документа. В том месте, где находится информация о ее обладателе. А точнее его подпись, данные кадрового работника, который завел эту трудовую книжку, его номер и печать организации, взявшей в свой штат этого сотрудника.
Прежде чем начать приклеивание, необходимо подготовить рабочую поверхность к выполнению данной процедуры. Она должна быть чистой, без посторонних предметов. Проверьте правильность указанной информации, так как исправить ее больше не будет возможности. Потом убедитесь в том, что голограмма повернута правильной стороной. Довольно часты случаи, когда элемент приклеивается вверх ногами. Недопустимы неровности и складки.
Использовать данную пленку можно только один раз. Снять ее и повторно применить нельзя. Это сразу будет заметно, так как испортится весь вид трудовой книжки. Он станет неопрятным и некрасивым. В таком случае лучше документ не использовать больше, а переоформить на новый. Образец, куда клеить голограмму в трудовой книжке, вы можете увидеть ниже. Он приведен на фото.
Наглядно посмотреть процесс приклеивания голограммы можно на видео, приведенном ниже. Благодаря ему вы сможете увидеть особенности и тонкости этой процедуры. На что следует обратить внимание? Как показывает практика, главное, проводить эту работу внимательно и аккуратно. Тогда результат будет качественный.
Трудовые книжки индивидуальных предпринимателей
У ИП возникает часто законный вопрос – может ли он сделать запись в ТК самому себе. Казалось бы почему бы и нет. Но закон говорит об обратном. Запись самому себе ИП сделать не вправе, поскольку он не состоит в отношениях трудовых сам с собой. И это вполне логично – ведь ИП не может заключать договор сам с собой – это абсурдно. Но по поводу стажа ИП не стоит переживать. Ведь факт официальной регистрации ИП и будет основание для начисления стажа, а размер пенсий для ИП будет основываться на отчислениях в пенсионный фонд.
ИП имеет право заключать договора с другими работодателями. Но это не дает ему право вносить себе записи в трудовую самостоятельно – это будет делать работодатель.
Из вышеизложенного ясно, что себе ИП не вправе вносить сведения в ТК. Но, являясь работодателем, ИП имеет полное право самостоятельно вносить информацию в книжки своих сотрудников. Не всегда ИП имеет возможность нанять дополнительного сотрудника, который будет заниматься ведением трудовых, особенно в начале своей деятельности. Все записи он может вносить и самостоятельно, тем более что образцы заполнения для разных ситуаций есть в открытом доступе.
Общие правила наклеивания голограммы
Несмотря на отсутствие законодательной базы, в целях снижения риска фальсификации «Гознак РФ» более десятка лет печатает трудовые книжки и отдельные листы, на которых имеются голографические наклейки. По первичному замыслу создателей, они были призваны обезопасить внесенные в бланк сведения о приеме, увольнении и кадровых перемещениях ее владельца. На одной бумаге напечатано шесть эмблем. Для правильного применения защитных элементов организация разместила на своем официальном сайте соответствующую разъяснительную инструкцию.
- Перед тем, как прикрепить эмблему, необходимо определить информацию, подлежащую защитным мерам.
- Голограмму нужно располагать строго вертикально, узор не должен быть повернут вбок, вниз.
- Наклеивая пленку, необходимо следить, чтобы не было складок, морщин, а поверхность оставалась гладкой и ровной.
- В каждом экземпляре допустимо использование одного либо всех элементов, которые прилагаются в виде отдельного вкладыша.
- Применять голографические наклейки можно только в документах нового образца, имеющих строго отведенные для этого области.
Фиксируя на листке бланка защитную эмблему, следует проявлять осторожность, поскольку в случае неудачной попытки может потребоваться замена трудовой книжки.
Книжки нового образца
В оборот постепенно входят новые трудовые книжки с голограммой. Защитные наклейки уже идут вместе с документом в количестве шести штук – ровно по количеству страниц в трудовой. Иным способом получить эти наклейки нельзя, даже по индивидуальному заказу напрямую в Гознак. Новая трудовая книжка с голограммой сразу же передается в руки работодателя или сотрудника отдела кадров – они и выдают ее сотруднику.
Подробно о том, как вшить вкладыш в трудовую книжку читайте по ссылке https://otdelkadrov.online/4853-osobennosti-obrazets-oformleniya-vkladysha-v-trudovuyu-knizhku
Несмотря на то, что в 2023 году использование голограмм в трудовых книжках не является обязательным требованиям, не исключено, что в ближайшее время в законодательство вновь будут введены изменения. В таком случае в каждом документе, подтверждающем трудовую деятельность человека, можно будет наблюдать переливающиеся всеми цветами защитные наклейки. Нет сомнений в том, что эти меры пойдут на пользу.
Голограмма в трудовой книжке
В трудовых книжках нового образца можно встретить вклеенные голограммы или специально отведенные места для них. Означает ли это, что документ без этих знаков недействителен?
Форма трудовой книжки утверждена постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225. При этом требований к обязательному наличию голограмм данный документ не содержит.
Наличие голограммы в трудовой книжке свидетельствует о повышенной степени защиты бланка. Цель ее использования – максимально исключить возможность подделки.
Однако отсутствие голограммы в книжке не означает, что документ неактуален. В настоящее время в продаже можно встретить трудовые книжки нового образца без подобных знаков. Такие документы имеют ту же юридическую силу, что и трудовые книжки, обладающие дополнительной степенью защиты.
При работе с защитой следует помнить такие важные аспекты:
| Куда клеить |
|
|---|---|
| Когда клеить | После полного заполнения страницы, убедившись, что вся информация указана правильно, ни один элемент не смазан, все читаемы |
| Как клеить |
|
Порядок приобретения голограммы для трудовой книжки
Важно отметить, что свободный доступ к покупке голограммы невозможен, так как они не реализовываются в розницу, а продаются совместно с трудовыми книжками, как дополнение.
Предполагается, что единственным вариантом приобретения голограммы является приобретение новой трудовой книжки в уполномоченной инстанции. В частности, рассматриваемый документ и голограмма считаются особыми видами типографических продуктов.
Это значит, что продажа трудовых книжек с голограммами правомерна только организациями, которые отвечают следующим параметрам:
- Имеют заверенные договора с компанией «Гознак» или с их посредниками.
- Имеют право на манипуляции с особыми типографическими изделиями, относящимися к бланкам строгой отчетности.
Правомерность размещения голограмм
Дополнительная мера защиты остаётся дополнительной мерой. Безусловной необходимости использовать наклейки нет. Рабочие не должны сами заполнять трудовые книжки. Это должны делать работодатели. Организации, заключающие трудовые договоры со своими сотрудниками, вправе сами решать, использовать ли данный специальный способ защиты или нет.
Единого мнения о том, нужно ли использовать дополнительные меры в работе, нет. Одни кадровые сотрудники считают, что это будет обязательным атрибутом трудовых книжек. Другие говорят, что данное нововведение никогда не будет обязательным, и не используют голограммы.
Отказ от использования голограмм полностью легален. Если не будут приняты государственные законы об их использовании, можно совершенно спокойно продолжать пользоваться трудовыми книжками без дополнительной защиты.
Законодательно голограммы не объявлялись обязательной мерой защиты подписей. Постановлением Правительства были утверждены лишь формы новых трудовых книжек. Защитные наклейки же выпускаются по инициативе Гознака и их использование является добровольным.
Трудовая книжка с голограммой
Утвержденный в 2003 году формуляр значительно изменился в сравнении со своими предшественниками. Стала меньше – размер (88×125 мм) совпадает с форматом гражданского паспорта. Обложка серого цвета, с золотым гербом Российской Федерации.
Для печати внутренних страниц используется специальная бумага с водяными знаками «ТК» в три тона и химической защитой: видимые невооруженным глазом волокна имеют чередующееся свечение в УФ-излучении.
Применяют специальные краски. Для номера – магнитная, для остального текста – изменяющаяся в ультрафиолете.
Внутренние страницы оттиснены офсетным методом в пять красок и две графические не раппортные сетки. Одна из них создается по технологии ирисовой (радужной) печати – тип полиграфии, использующийся для банкнот и ценных бумаг: при такой технологии наблюдается цветовой переход на линиях гильоширной сетки.
В книжке образца 2003 года 46 страниц. Они пронумерованы, на каждой стоит уникальный серийный знак. Листы сшиты специальными нитками. На титуле три полосы с микротекстом. На нечетных страницах имеется элемент, видимый в инфракрасном излучении зеленым цветом.
Кроме этих общеизвестных признаков защиты бланка книжки от подделки, есть еще и секретные, по которым представители Гознака подтверждают подлинность в случае необходимости.
Порядок оформления трудовых книжек
Факт трудоустройства нового сотрудника должен быть подкреплен записью в трудовой книжке. Исключение может быть сделано для работников, которые исполняли свои обязанности до 5 дней включительно (ст. 66 ТК РФ), а также для лиц, работающих по совместительству, чье место деятельности не признано основным. В случае отсутствия трудовой руководство само должно оформить сотруднику документ.
Подробную информацию об оформлении трудовых отношений см. в материале «Инструкция по заполнению трудовых книжек».
Работодатель при оформлении трудовой книжки в присутствии самого сотрудника вносит следующую информацию:
- данные работника (Ф. И. О., дату рождения);
- образование и полученную специальность;
- дату заполнения документа.
Работник подтверждает внесенные сведения личной подписью.
Действительна ли трудовая книжка без наклейки?
На основании пункта 2 Порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, утвержденного Приказом Минфина РФ от 22 декабря 2003 года N 117н, производством бланков трудовой книжки и вкладыша в нее занимается Объединение «ГОЗНАК» Министерства финансов Российской Федерации.
Выпускаемые бланки указанных документов имеют соответствующую степень защиты.
Таким образом, бланк трудовой книжки, выпускаемый Объединением «ГОЗНАК», не нуждается в каких-либо дополнительных доработках в целях соответствия законодательству, т.к. он по умолчанию уже содержит соответствующую степень защиты.
Следовательно, работодатель, нашедший положительные ответы на вопрос, зачем в трудовой книжке голограмма, свободен в решении о наклеивании подобного знака. Однако такие действия станут лишь дополнением к уже имеющимся в этом документе элементам защиты.
Для чего используют голограммы
Важные документы защищают различными способами:
- Печатью, штампом;
- Личной подписью ответственного лица с расшифровкой;
- Нанесением водяных знаков;
- Использованием бумаги с отметками.
Не всегда этих способов достаточно, чтобы сохранить подлинность бланка. Одним из самых современных методов защиты документов является голограмма. Ее наносят не только на важные бумаги, но и на эксклюзивные товары. Некоторые организации используют наклейки для имиджа или вместо стандартной печати.
Гознак на протяжении 8 лет выпускает трудовые книжки с вкладышем, на котором находится голограмма. На одном листе расположены 6 стикеров. Эта наклейка защищает документы от подделок и исправлений. При попытке снять пленку, ее слои разрушаются. Работники кадровой службы долгое время не понимали, зачем голограмма в трудовой книге нужна, и куда ее клеить. Гознак опубликовал на официальном сайте разъяснительное письмо с инструкцией по применению.
Пример использования защищенных документов в организации:
- Сотрудник фирмы грубо нарушил трудовую дисциплину, после чего руководитель принял решение о его увольнении;
- В графе «Сведения о работе» указывается причина разрыва контракта, ставится печать и подпись директора;
- На штамп предприятия наносится защитная голограмма;
- Сотрудник, недовольный решением руководителя, пытается удалить наклейку и исправить данные в трудовой книге, из-за чего портит документ.
Голограмма представляет собой круглую серебристую наклейку с изображением герба России – двуглавого орла. На некоторые документы наносится прямоугольная голограмма, однако по своим функциям она не отличается от остальных. Самоклеящаяся пленка входит в комплект трудовой книги, и приобрести ее отдельно невозможно.
Новая трудовая книжка с защитой не продается в магазинах. Этот документ относится к специализированным типографическим товарам, поэтому купить его могут только юридические лица через посредников Гознака.
Список поставщиков, официально работающих с Гознаком, находится на официальном сайте предприятия. В разделе «Порядок обеспечения бланками трудовых книжек» указаны контактные данные оптовых компаний, реализующих товар. Работодатель может связаться с региональными представителями и уточнить места продажи документов.