21.02.2023

Когда и зачем заполняется СЗВ-стаж при увольнении?

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Когда и зачем заполняется СЗВ-стаж при увольнении?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Что такое форма СЗВ-СТАЖ

2. Ответственность за ошибки в ЕФС-1

3. Бланк отчета СЗВ-СТАЖ

4. Изменения с 2023 года

5. Наиболее часто задаваемые вопросы

6. Выдача справки СЗВ-СТАЖ при увольнении сотрудника

7. Дополнительные формы СЗВ-СТАЖ

8. Кого включать в январский отчёт

9. Когда и кому требуется отчитываться по СЗВ-СТАЖ

10. Какие сведения отражаются при увольнении в СЗВ-ТД

Раздел заполняется в случае, если ОДВ-1 подается одновременно с формами СЗВ-СТАЖ (с типом сведений «Исходная») и СЗВ-ИСХ, в которых содержатся сведения о застрахованных лицах, имеющих право досрочного выхода на пенсию.

Что такое форма СЗВ-СТАЖ

Форма СЗВ-СТАЖ заполняется и представляется страхователями в Пенсионный Фонд на всех застрахованных лиц, находящихся со страхователем:

в трудовых отношениях (в том числе с которым заключены трудовые договоры)
или заключивших с ним гражданско-правовые договоры, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг, по договорам авторского заказа, в пользу авторов произведений по договорам об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательским лицензионным договорам, лицензионным договорам о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, в том числе вознаграждения, начисляемые организациями по управлению правами на коллективной основе в пользу авторов произведений по договорам, заключенным с пользователями, или с которым заключены трудовые договоры и (или) гражданско-правовые договоры

то есть форму СЗВ-СТАЖ сдают все юридические лица и индивидуальные предприниматели.

ЕФС-1 представляет собой новую отчетную форму, которую нужно будет сдавать с 2023 год в Социальный фонд РФ.

Бумажная форма и правила заполнения этого отчета содержатся в проекта Постановления ПФР ID 01/02/09-22/00131496, а электронный формат — в проекте ID 01/02/10-22/00132215.

В ЕФС-1 включены титульный лист с информацией о страхователе и два раздела:

информация о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, зарплате и допвзносах на накопительную пенсию;
информация о начисленных страхвзносах «на травматизм».

На основании ЕФС-1 заменяются такие формы отчетности как СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и 4-ФСС. Эти отчетные формы в последний раз нужно будет подать за периоды 2022 года.

Внимание! С 2023 года также не нужно будет сдавать отчет СЗВ-М. Персонифицированные сведения о физлицах нужно будет передавать в ИФНС каждый месяц, а инспекции будут направлять их в Социальный фонд РФ.

Структура разделов отчета ЕФС-1 будет похожа на ранее действующие формы:

Старая форма	Раздел ЕФС-1	Комментарий
СЗВ-ТД	Подраздел 1.1 по сведениям о трудовой (иной) деятельности	Требуется передавать информацию о начале и окончании ГПХ договора. Ввели классификатор причин увольнения — потребуется указывать код, а не формулировку.
СЗВ-СТАЖ	Подраздел 1.2 по сведениям о страховом стаже	Дополняется данными по СОУТ — индивидуальным номером рабочего места и классом (подклассом) условий труда. Будет графа с районным коэффициентом. Сдавать сведения потребуется не по всем сотрудникам, а лишь по тем, у которых имеются особенности учета стажа.
ОДВ-1 Раздел 5 (ДНП)	Подраздел 2 по основаниям для отражения сведений о периодах работы в условиях, которые дают право на досрочное назначение пенсии	Сдавать нужно одновременно с подразделом 1.2, когда имеются данные о лицах, которые имеют право на досрочное назначение пенсии
СИоЗП (для бюджетных учреждений)	Подраздел 1.3 по информации о зарплате и условиях деятельности сотрудников в данных учреждениях	Для многих полей имеются классификаторы допустимых значений. Минтруда будет устанавливать виды деятельности, при которых потребуется подавать указанный подраздел.
ДСВ-3	Подраздел 3 по информации о застрахованных лицах, за которых уплачены допвзносы на накопительную пенсию и взносы работодателя	Заполняется аналогично отчету ДСВ-3
4-ФСС	Раздел 2 по информации о начисленных страхвзносах «на травматизм»	Нужно указывать численность не физлиц, в пользу которых производились выплаты, а работающих лиц, застрахованных от травматизма. Добавили поле «На начало отчетного периода» в расчете сумм страхвзносов. В информации по облагаемой базе требуется выбирать тип страхователя: СКЕ; частичное финансирование; страхователь, рассчитывающий страхвзносы по нескольким основаниям. Для госучреждений добавили особый раздел по определению облагаемой базы. Исключили раздел с количеством пострадавших из-за страховых случаев в отчетном периоде.

Ответственность за ошибки в ЕФС-1

Ответственность работодателей за нарушение правил сдачи отчетности по персонифицированному учету указана в Законе от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ, а именно:

штраф 500 руб. по каждому застрахованному лицу (исключение — информация о трудовой деятельности) — за несдачу или несвоевременную сдачу, за неполные или ошибочные сведения;
штраф 1 000 руб. — за нарушение порядка подачи в виде электронных документов.

При нарушениях в разделе 2 штрафы аналогичные, как и по отчету 4-ФСС. Несдача информации — штраф 5% от суммы, начисленной за последние три месяца, но не больше 30% и не меньше 1 000 руб. (ст. 26.30 Закона от 24.07.1998 г. № 125-ФЗ).

С 2023 года в Закон от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ внесут корректировки на основании Закона от 14.07.2022 г. в части применения штрафов. Работодатель сможет их избежать, когда:

сдаст уточненный отчет в течение 5-ти рабочих дней после получения уведомления об ошибках или несоответствиях;
исправит ошибку до того, как поступит такое уведомление, то есть до ее обнаружения специалистами фонда.

Бланк отчета СЗВ-СТАЖ

Бланк отчета установлен Постановлением Правления ПФ РФ 11.01.2017 № 3п.

В данной форме представлена информация с характерными данными в разрезе сотрудников фирмы по соответствующим разделам. В таблице ниже представлен перечень основных разделов отчета.

Нумерация раздела	Характеристика
1	Общая характеристика работодателя: основные регистрационные данные
2	Период — год
3	Сроки профессиональной деятельности конкретного работника, учитываемый для трудового стажа
4 и 5	Страховые взносы за период

Образцы формы СЗВ-СТАЖ, а также ОДВ-1 (как сопровождение) представлены ниже.

Изменения с 2023 года

Так как форма отчетности существует не так долго, то особых изменений в нее не вносили. Однако с 2023 года сам бланк отчета стал проще и нагляднее для заполнения.

В 2023 году в процесс сдачи СЗВ -СТАЖ включен ряд нововведений:

обновление формы бланка (Постановление Правления ПФР от 06.12.2023 № 507П).
изменения в шапке бланка;
реквизит «стр.» исчез из формы, номер страницы теперь не указывается;
регномер больше не повторяется, также как ИНН и КПП работодателя;
если в гр.11 проставлен код отпуска по уходу, то гр.8 не заполняется совсем;
в гр. 14 указывается дата, когда сотрудник был уволен;
новая форма стала более компактной и аккуратной.

Наиболее часто задаваемые вопросы

Вопрос № 1. Каких основных правил надо придерживаться при сдаче отчета?

Ответ: Основные правила отражены в Постановлении Правления ПФ от 11.01.2017 № 3п.

Вопрос № 2. Кому надо сдавать форму отчета?

Ответ: Сведения предоставляются страхователями в территориальный орган ПФР по месту регистрации в соответствии с п.2 ст.11 ФЗ № 27.

Кто сдает:

организации и ИП на наемных сотрудников;
служба занятости за безработных.

Среди тех, кто не сдает отчет:

ИП;
адвокаты;
арбитражные управляющие;
нотариусы.

Вопрос № 3. Если из работников только директор ООО, надо ли сдавать отчет?

Ответ: да, надо. Даже неработающее ООО обязано подавать форму, в которой указываются данные самого директора.

Вопрос № 4. Надо сдавать нулевую форму?

Выдача справки СЗВ-СТАЖ при увольнении сотрудника

В последний рабочий день работодатель обязан передать сотруднику на руки трудовую книжку и произвести окончательный расчет с ним. Помимо этого, согласно нормам Трудового кодекса (ст. 84.1), ФЗ-255 (п. 3 ч. 2 ст. 4.1) и ФЗ-27 (п. 4 ст.11) работнику необходимо передать на руки документацию о его заработке и трудовом стаже. Указанные сведения и содержатся в формах СЗВ-М и СТАЖ.

Обязанность работодателя выдавать своим сотрудникам форму СЗВ-СТАЖ прописана в п. 4 ст. 11 ФЗ-27. Она должна оформляться не только при расторжении трудового договора, но и при прекращении гражданско-правового договора. Главное, чтобы с выплачиваемого сотруднику вознаграждения работодатель платил и начислял страховые взносы.

СЗВ-СТАЖ представляет собой новую форму учета времени нахождения сотрудника в трудовых отношениях с работодателем, в течение которого за него платились страховые взносы.

Работодатель должен не только передать сотруднику форму СЗВ-СТАЖ, но и подтвердить факт передачи подобных сведений. Это необходимо на случай проверки контролирующими инстанциями. Одним из вариантов подтверждения является оформление справки в двух экземплярах и простановка на одном из них отметки о получении формы работником (она остается на хранении у работодателя).

Поскольку увольняемому сотруднику передают сразу комплект документов, то он может расписаться в специальном журнале за их получение сразу. Это позволит избежать необоснованных претензий со стороны трудовой инспекции и иных контролирующих инстанций.

СЗВ-СТАЖ бывает трех типов:

Исходная. Это форма, которая представляется на застрахованных лиц первый раз за отчетный период.
Дополняющая. Подается, если данные исходной формы не были учтены из-за ошибок.
Назначение пенсии. Предоставляется на застрахованных лиц, которым для установления пенсии необходимо учесть периоды работы календарного года, срок предоставления отчетности за которые не наступил.

Что в каких типах форма нужно заполнять:

в исходной и дополняющей — раздел 1, раздел 2 и раздел 3;
в форме для назначения пенсии — разделы 1-5.

Надеемся, что мы подробно ознакомили вас с отчетностью СЗВ-СТАЖ и теперь вам будет намного проще сформировать ее. Повторимся, что новый вид отчетности имеет годовой формат и представляется по итогам календарного года. Срок сдачи отчета СЗВ-СТАЖ — до 01.03 следующего года за отчетным, а данные в нем заносятся в таблицу.

И последнее — кто должен сдавать СЗВ-Стаж: бухгалтерия или кадры? Законодательно этот момент не определен. Все должно быть на усмотрение руководителя и прописано в должностных инструкциях сотрудников. Если вы уже закрепили определенного работника ответственным за сдачу СЗВ-М, то целесообразней и формирование этого отчета вменить ему в обязанности. Ведь данные этих двух отчетов неразрывно связаны, переплетаются и дополняют друг друга. А любые несостыковки в отчетах могут привести к штрафным санкциям.

Дополнительные формы СЗВ-СТАЖ

В вышеназванном постановлении № 507п указаны и дополнительные формы. Их три, каждая из них имеет чётко прописанные правила для подачи.

СЗВ-КОРР

Документ подразумевает исправления по разным данным, причём речь идёт об уже внесённых ошибках. Чаще всего заполнению формы предшествует письмо из пенсионного, в котором юрлицу или ИП указывают на ошибки в отчётности.

СЗВ-ИСХ

К заполнению этой формы прибегают в том случае, когда были упущены установленные сроки сдачи основного отчёта. Данные можно довнести вплоть до 2016 года.

ОДВ-1

В пункте 1.7 порядка заполнения отчёта прописана главная роль этой формы — сопроводительная. Без неё отчёт в пенсионном фонде не примут. Это касается и основного отчёта, и корректирующего.

Кого включать в январский отчёт

В нём нужно отразить данные всех застрахованных лиц за январь 2023 года. В том числе кому за этот месяц были начислены выплаты и иные вознаграждения в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров на выполнение работ, оказание услуг. А также:

по договорам авторского заказа;
по договорам об отчуждении исключительного права на результаты интеллектуальной деятельности – в пользу авторов произведений;
издательским лицензионным договорам;
лицензионным договорам о предоставлении права использования результатов интеллектуальной деятельности. В т. ч. вознаграждения, начисляемые организациями по управлению правами на коллективной основе в пользу авторов произведений по договорам с пользователями.

Когда и кому требуется отчитываться по СЗВ-СТАЖ

На смену отчету РСВ-1 пришла альтернативная форма СЗВ-СТАЖ, которую требуется сдавать организациям всех правовых форм, индивидуальных предпринимателей, в случае привлечения наемных сотрудников. Действующая отчетность утверждена постановлением ПФР 11.01.17 №3н, где также закреплен порядок ее составления.

Отчет подается ежегодно, впервые за 2017 год и далее за последующие отчетные периоды:

не позже 01марта года, наступающего за отчетным годом;
в течение 3 дней при условии, что сотрудник передает в бухгалтерию заявление о выходе на пенсию;
в течение 1 календарного месяца при ликвидации работодателя.

Передавать подготовленные сведения по форме СЗВ-СТАЖ можно сразу же, как только вся информация собрана и проверена бухгалтером, не дожидаясь истечения установленного срока. В процессе проверки инспектором ПФР компания получит подтверждение об успешном прохождении отчета, либо извещение о необходимой корректировке страховых данных сотрудника.

СЗВ-СТАЖ бывает трех типов:

Исходная. Это форма, которая представляется на застрахованных лиц первый раз за отчетный период.
Дополняющая. Подается, если данные исходной формы не были учтены из-за ошибок.
Назначение пенсии. Предоставляется на застрахованных лиц, которым для установления пенсии необходимо учесть периоды работы календарного года, срок предоставления отчетности за которые не наступил.

Что в каких типах форма нужно заполнять:

в исходной и дополняющей — раздел 1, раздел 2 и раздел 3;
в форме для назначения пенсии — разделы 1-5.

Какие сведения отражаются при увольнении в СЗВ-ТД

Сначала в документе заполняются основные реквизиты работодателя, затем данные сотрудника, отчетный период. Далее указывается информация в таблице, относящаяся к трудовой деятельности. Однако заполнение ее может отличаться в зависимости от фактических обстоятельств.

В случае, когда работодатель ранее уже сдавал СЗВ-ТД по данному сотруднику, в табличной части он указывает только факты, относящиеся к увольнению, а также иным кадровым событиям, имевшим место в месяце увольнения. Если же ранее СЗВ-ТД не подавалась, сначала заполняется строка о последнем кадровом событии, которое имело место до 01.01.2020 г. (например — прием на работу или перевод). Затем указываются мероприятия в месяце расторжения договора, причем, их может быть несколько, например, присвоение новой квалификации, подача заявления о форме трудовой книжки, а затем увольнение.

В определенном случае работодателю придется заполнить в одном месяце две формы СЗВ-ТД по одному работнику. Такое произойдет, например, если сотрудником в предыдущем месяце было подано заявление о выборе трудовой книжки на бумажном или электронном носителе, либо имело место другое кадровое событие (кроме приема на работу), то есть, отчетные периоды такого события и увольнения относятся к разным месяцам.

Связано это с тем, что сроки для таких случаев установлены разные (пп. 2 п. 2.5 ст. 11 закона № 27-ФЗ):

сроки подачи СЗВ-ТД при увольнении (а также приеме на работу) — не позже следующего рабочего дня за днем издания приказа;
сроки подачи отчета в остальных случаях – не позже 15 числа месяца, следующего за отчетным.