Хранение документов: виды и особенности хранения документов организации
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Хранение документов: виды и особенности хранения документов организации». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
При ликвидации организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности документы нужно сдать в государственный или муниципальный архив (п. 10 ст. 23 Федеральный закон от 22 октября 2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).
Накопились документы: как с ними поступить, чтобы не нарушить закон
Наша жизнь тесно связана с огромным количеством бумаг. Даже в обычной квартире можно обнаружить залежи разного рода макулатуры (к примеру, счета на оплату или копии личных документов). В компаниях и учреждениях бумажные завалы образуются в несравнимо больших объемах (распорядительные, административно-хозяйственные, бухгалтерские, кадровые и другие документы).
Обычному гражданину избавиться от ненужных бумаг можно без особых проблем — провести генеральную уборку и выбросить весь ненужный бумажный хлам. Никаких особых процедур при этом соблюдать не потребуется — даже если случайно будет уничтожено что-то ценное, наказания не последует. Правда, в такой ситуации придется потратить время и средства на восстановление утраченного документа.
Совсем иные требования предъявляются к уничтожению документов, образовавшихся в процессе деятельности различных компаний. Избавиться от приказов, распоряжений, кадровых и первичных бухгалтерских документов, а также от множества иных документов без соблюдения особой процедуры не получится. Кроме того, уничтожить документы можно только по истечении законодательно установленных сроков их хранения.
ВАЖНО! Обязанность по сохранению архивных документов (в том числе по личному составу) в течение сроков их хранения возложена на государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждан, занимающихся коммерческой деятельностью, в соответствии с п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.
В случае несоблюдения этого закона предусмотрены различные виды ответственности (ст. 27 закона № 125-ФЗ).
Описание процедуры уничтожения — можно ли обойтись одним актом
Какова же процедура уничтожения документов с истекшими сроками хранения?
Для любых документов (неважно, распорядительных, бухгалтерских или кадровых) существует единый порядок их уничтожения. Он заключается в следующем:
- Необходимо проверить, истек ли срок хранения документов, а также наличие документов, потерявших свое практическое значение.
- Экспертная комиссия (ЭК), состав которой утверждается руководителем компании, должна провести экспертизу ценности документов (оформляется протоколом заседания ЭК).
- Составляется акт на уничтожение документов, утверждаемый руководителем предприятия.
- Дела, отраженные в акте, уничтожаются, что оформляется отдельным документом.
Как составить акт, если уничтожить требуется документы в электронной форме
В соответствии со ст. 5 закона № 125-ФЗ отражение документов в составе архивного фонда не зависит от способа создания и вида носителя.
В п. 2 ст. 29 закона № 402-ФЗ указано, что документы и средства, воспроизводящие электронные носители информации, а также проверяющие подлинность ЭЦП, надлежит хранить не менее 5 лет после года, в котором они в последний раз использовались для составления бухгалтерских отчетов.
В настоящее время огромные объемы документации могут храниться в компании в электронном виде, а также на специальных носителях (дисках, флеш-картах и др.). Если ЭК определит отсутствие практической значимости электронных документов и (или) срок их хранения истечет, информация подлежит уничтожению вместе с носителем. При этом могут применяться те же способы уничтожения, что и для бумажных документов (измельчение, сжигание, изменение формы и др.).
Кроме того, могут применяться и специальные способы — стирание или перезапись файлов (абз. 2 разд. 9.9 ГОСТа 15489-1-2007, утв. приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-ст).
Особой процедуры (в том числе по оформлению акта) для этого законом не предусмотрено, поэтому необходимо придерживаться общего порядка, описанного ранее для бумажных документов. При этом не следует забывать о следующем:
- запрещено избавляться от ненужных файлов и документов самовольно и без оформления акта;
- нельзя уничтожать документы, относящиеся к судебному разбирательству (проходящему или предстоящему);
- нельзя игнорировать требование о конфиденциальности информации, содержащейся в уничтожаемых документах и их копиях;
- необходимо ликвидировать все копии документов (включая персональные и резервные), если такие дубликаты разрешены к уничтожению.
Как организовать архив на предприятии
Создание хранилища с нуля является трудоемкой задачей. В любой компании в процессе деятельности накапливается множество бумаг, ориентироваться в которых без систематизации достаточно сложно. Для архивирования документов в организации привлекают сотрудника данной компании, который специализируется на архивации, либо обращаются в специализированную фирму, предоставляющую такие услуги. Хранилище может быть отдельной структурной единицей на фирме либо являться составной частью отдела делопроизводства.
Для учета необходимо завести журнал. В него записывают всех лиц, которым предоставляется доступ к архивной информации. Обязательно фиксируется дата выдачи из хранилища и возврата. Документация хранится в соответствии с номенклатурой в том виде, в котором она была изначально оформлена. Если накладная, например, была сформирована в электронном виде с цифровой подписью, то для сбережения ее не нужно распечатывать и повторно заверять. Ниже рассмотрим, как правильно организовать архив документов в организации в бумажном виде или на компьютере.
Какой документ регламентирует сроки хранения документов?
Официальные документы для определения сроков хранения документов выглядят так:
- перечень типовых управленческих документов, сформулированный Росархивом 25.08.2010 г., содержащий сроки хранения типовой документации;
- перечень типовых документов, которые образуются в научно-технической и производственной деятельности компании, который содержит информацию о сроках хранения (утв. Приказом Министерства культуры России от 31.07.2007 г. № 1182);
- отраслевые перечни, определяющие сроки хранения документов, которые не отражены в вышеперечисленных;
- федеральные законы.
Желательно, чтобы помещение, в котором хранятся документы, было изолировано от других помещений. Из числа помещений для хранения документов следует исключить чердачные и цокольные помещения, а также помещения, имеющие магистральные трубопроводы (газовые, водопроводные, канализационные и др.). Находящиеся в хранилищах трубопроводы следует изолировать.
В целях защиты документов от хищения, на окна подвальных помещений и цокольных этажей устанавливаются откидные металлические решетки. Помещение архива оборудуют пожарно-охранной сигнализацией. Никаких печей и дымоходов в помещении не должно быть.
В помещении, где хранят документы, должна быть проложена скрытая электропроводка. В хранилищах допускается электропроводка в газовых трубах. Осветительная арматура применяется полугерметическая. Светильники, электрощиты и распределительные устройства в помещении должны быть закрытого исполнения. Распределительные электрощиты, предохранительные пробки и отключающие рубильники устанавливаются только вне хранилища.
В хранилищах предпочтительно использование ламп накаливания, допускается использование люминесцентных ламп определенных марок с укороченным ультрафиолетовым участком спектра. Светильники должны быть удалены от коробок с документами не менее чем на 50 сантиметров. Розетки должны быть снабжены крышками или установлены в закрытых коробках. Шнуры пылесосов и переносных светильников заключаются в резиновые шланги.
Переносные светильники должны быть оборудованы защитными стеклянными колпаками и сетками.
Освещенность на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м от пола — 20-30лк ; на рабочем месте для просмотра делопроизводственной документации — 100 лк.
Хранилища рекомендуется располагать в зданиях с окнами, выходящими на северную сторону.
Хранилища должны размещаться в зданиях не ниже второй степени огнестойкости. Основным противопожарным оборудованием архивов являются углекислотные огнетушители новейших конструкций, которые устанавливаются из расчета не менее одного на каждые 50 кв. метров площади, но не менее двух на каждое отдельное помещение. Между сотрудниками заранее распределяются обязанности на случай пожара, составляется план эвакуации документов. В целях пожарной защиты все электрооборудование обеспечивается заземлением.
Расчет необходимых площадей архивохранилища делается по достаточно простой схеме. За основу расчета берется количество дел, умещающееся на данной полке стеллажа длинной в 1 метр.
Высота стеллажа не должна превышать 2,2 м. Стеллажи следует устанавливать на расстоянии 10-15 см от стен. Расстояние от пола до нижней полки должно быть не менее 10-15 см. Ширина главных проходов между стеллажами может быть 1-1,2 м, остальных проходов — не более 70-80 см.
В архивном помещении рекомендуется поддерживать постоянную температуру (в пределах 14-20єС), а относительную влажность воздуха — 45-60%. Контроль за состоянием температурно-влажностного режима проводят с помощью контрольно-измерительных приборов: термометров, гигрометров и психрометров.
В нерабочее время архивное помещение закрывается, опечатывается или пломбируется. Категорически запрещается выносить из помещения ключи от внутренних дверей, шкафов и столов.
Сроки хранения дел в архивах предприятия устанавливаются в соответствии с Перечнем документальных материалов, номенклатурой дел организации.
Таким образом, в заключение данной работы можно сделать следующие выводы.
Во-первых, оперативное хранение документов является тем инструментом, который определяет как срок, так и средства хранения документов.
Во-вторых, целесообразность использования традиционных средств оперативного хранения документов должны определяться объемами хранящихся документов и частотой обращения к ним.
В-третьих ,порядок выдачи документов во временное пользование при хранении в структурных подразделениях предотвращает несанкционированный доступ пользователей к документам.
В-четвертых, основные требования к хранению документов в организации обеспечивают технология хранения и защиты информации от преждевременных разрушений.
Рассмотрены: правила и требования к оформлению дел, современные средства и методы хранения документов, обеспечение сохранности документов, порядок выдачи документов во временное пользование, основные требования к хранению документов.
Обеспечение организации хранения документов в делопроизводстве является научно-технической проблемой, включая вопросы научно-исследовательского, организационного и методического характера.
Список использованных источников
1. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
2. Основные правила работы архивов организаций. М., 2002.
3. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
4. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
5. Андреева В.И. «Делопроизводство» , 2005.
6. Замыцкова О.И. Делопроизводство для колледжей: 2001 .
7. Иванова А.Л. Законодательство и нормативы по обеспечению сохранности документов: 2003
8. Румынина Л.А. Делопроизводство: Учебное пособие — 2001.
Автоматизированная система хранения документов
В настоящее время все большее количество организаций внедряет у себя комплексы автоматизации делопроизводственных процессов. Компьютеры с установленными на них соответствующими программными комплексами используются не только для учета данных, но и для оптимизации самого широкого спектра офисных задач.
Проблемы, традиционно считавшиеся в классическом делопроизводстве рутинными, в настоящее время подвергаются автоматизации. Например, большой сложностью отличается процесс прохождения официальной бумаги по заданному маршруту, в котором принимает участие сразу большое количество сотрудников разных подразделений. Здесь велико влияние человеческого фактора: отсутствие одного сотрудника на рабочем месте может затормозить весь процесс, новые работники должны потратить время на освоение правил документооборота, документ часто по ошибке или невнимательности попадает не в тот отдел, правила согласования нарушаются.
Компьютерная система обработки документов позволяет снизить влияние человеческого фактора и решить проблемы, перечисленные выше, а также ряд других: проблему несанкционированного доступа, проблемы поиска и потери данных и даже практически свести к нулю расходы на уничтожение документов.
Как уже отмечалось выше, использование данного комплекса не ограничивается исключительно функцией хранения файлов, его возможности гораздо шире — он помогает решить многие организационные вопросы, например, согласование и утверждение рабочих процессов, обеспечить поиск нужных данных и разграничить доступ к документации. Благодаря внедрению и использованию компьютерных комплексов обработки документации значительно ускоряются следующие процессы:
Постановка задачи работнику;
Отслеживание процесса выполнения задачи и контроль сроков.
Получение информации от работников;
Осуществление параллельной и последовательной работы с документацией;
Транспортировка данных между подразделениями;
Введение протокола работы (истории изменений).
Автоматизация систем хранения дает возможность централизованного управления маршрутами прохождения входящей документации и оперативной обработки данных. Каждый этап следования документа может быть детально изучен с помощью отчетов о времени прохождения файла на этом участке. Данный подход облегчает выявление слабых мест в процессе делопроизводства.
Преимущества автоматизации обработки деловых бумаг неоспоримы. Экономический эффект такого подхода обусловлен не только увеличением скорости обработки данных, но снижением затрат на расходные материалы, сохранение и утилизацию деловой документации.
Учет затрат на хранение документов и регистров
Расходы на хранение документов в собственном архиве компании обычно собираются на счете 26 «Общехозяйственные расходы (ОХР)». Такие затраты могут представлять собой:
- оплату коммунальных услуг;
- ремонт помещения;
- арендные платежи, если здание арендуется организацией;
- заработная плата с отчислениями сотрудникам и т.д.
Проводки:
- Дт 26 Кт 60, 76 – коммунальные платежи, арендные платежи;
- Дт 26 Кт 23, 10, 70 и т.д. счета затрат (или 60, 76) – в зависимости от того, проводится ремонт своими силами или силами сторонней организации;
- Дт 26 К 70, 69, 68 – заработная плата с отчислениями, если оформлен отдельный сотрудник в архив;
- Дт 19 Кт 60, 76 – зафиксирован НДС по услугам сторонних организаций;
- Дт 68 Кт 19 – НДС к вычету по услугам сторонних организаций;
- Дт 60 Кт 51, 50 – оплата услуг сторонних организаций.
Заметим, что ремонт собственными силами организация может проводить и за счет созданного ремонтного фонда. Тогда проводки будут такими:
- Дт 26 Кт 96 – ежемесячные отчисления в фонд;
- Дт 96 Кт 23, 10, 70 и т.д. – фактические расходы на ремонт архива.
Для учета услуг стороннего архива используют счет 97 «Расходы будущих периодов»:
- Дт 97 Кт 60, 76 – стоимость услуг архива зафиксирована в учете;
- Дт 60, 76 Кт 51 – оплачена стоимость услуг архива;
- Дт 26 Кт 97 – часть расходов по хранению включена в затраты.
Часть расходов, включаемая в затраты ежемесячно, рассчитывается на основании приказа руководителя с указанием срока списания затрат на услуги архива (например, 12 месяцев).
В налоговом учете «архивные» затраты относят к прочим расходам, непосредственно связанным с производством и реализацией продукции, как управленческие (ст. 264-1 НК РФ, пп. 18). Суммы включаются в расчеты в целях НУ.
Следует иметь в виду, что согласно ст. 149-2 НК РФ, пп. 6, услуги архивов не облагаются НДС, следовательно, исключать из затрат сумму налога не придется.
Суть и цели временного хранения таможенных товаров
Временное хранение товаров предполагает размещение импортируемых грузов на специально предусмотренных для этих целей площадках. Это можно делать еще до начала процедур таможенного оформления, т.е. без уплаты таможенных пошлин.
Необходимость временного хранения товаров обусловлена следующими потребностями:
- Обеспечить сохранность и безопасность груза;
- Дать возможность подготовить недостающие документы, в том числе таможенные декларации;
- Избежать несанкционированного доступа к грузу третьих лиц;
- Гарантировать сохранение груза в неизменном состоянии до прохождения таможенного оформления;
- Предоставить доступ сотрудникам соответствующих служб для проведения необходимых процедур по досмотру, оценке или экспертизе товаров.
Главная цель помещения импортируемого груза на временное хранение – это обеспечить его полную сохранность и неизменность до начала процедуры таможенной очистки. Для этого в качестве места размещения используются склады временного хранения (СВХ) или таможенные склады.
В отношении обустройства СВХ устанавливаются следующие обязательные требования: — помещения склада открытого типа могут располагаться исключительно в наземных зданиях; — обязательно наличие подъездных путей к складу для предназначенных видов транспорта; — чтобы проводить таможенный досмотр хранящихся товаров, склад должен иметь крытую и обустроенную площадку; — прилегающая к складу территория должна иметь твердое покрытие и ограждение (либо в особых случаях обозначение соответствующих зон таможенного контроля), на такой площадке оборудуется стоянка автотранспортных средств, которые перевозят товары в режиме внутреннего таможенного транзита; — открытая площадка СВХ должны быть ограждена, или содержать соответствующие обозначения; — на территории СВХ не допускается присутствие объектов, не связанных с функциональным назначением склада временного хранения; — СВХ должен иметь специально обустроенное помещение, на котором могут храниться товары, несущие потенциальный вред для других товаров или товары, требующие особые условия хранения; — в зоне СВХ обязательно наличие контрольно-пропускных пунктов и средств контроля за перемещаемыми в пределах склада и через его границы товаров.
Аббревиатура или полная расшифровка подразумевают под собой специализированное и оборудованное профессиональными аппаратами помещение, где хранятся отправления, перевозимые через границу России, до момента завершения оформления растаможки. Территория, где выполняются разгрузочно-погрузочные работы, взвешивание, парковка, относятся к термину.
В это место направляются грузы от того момента, когда их предъявляют на таможне и до востребования после оформления разрешения от контролирующей организации. При этом для здания выдвигаются определенные требования, необходимые для сохранности любой продукции, при этом ограничения по свободному месту нет. Местоположение выбирают недалеко от крупных международных транспортных путей.
Помещение и перенаправление на специализированные площадки происходит добровольно. Однако могут возникнуть проблемы, когда процедура становится принудительной. Среди них можно выделить:
- запрет на выпуск продукции, недопустимой для ввоза в Россию;
- при импорте продавец не соблюдал все описанные правила или уклонялся от обязательных взносов и платежей;
- изделия под запретом в России, однако их невозможно арестовать.
Так, для помещения по принуждению, работники таможни обязаны заключить договор с организациями. Расходы на оплату услуг возлагаются на компанию-перевозчика. В том случае, если в ходе проверки будет выявлен факт безосновательного задержания посылки участника внешнеэкономической деятельности, то все издержки будут полностью возмещены со стороны уполномоченной службы, который инициировал начало данного процесса.
Для временного хранения груза на складе СВХ можно разместить продукты из различных категорий. Если товар признан небезопасным или же требует спецусловий, для сбережения продажепригодного состояния рекомендуется выбирать места с возможностью поддержания температурного режима, влажности и иных внешних факторов. Также существует ограничение по скоропортящимся изделиям: выделение места на складе невозможно, если до окончания срока годности остается менее 30 суток. Проверка соблюдения всех требований (обустройство помещения, защита от несанкционированного проникновения и т. д.) находится в зоне ответственности уполномоченной контролирующей службы. Учитывая многолетний опыт работы и актуальную практику, помещать контейнеры или короба на выделенные площадки целесообразнее осуществлять после заполнения сопроводительной документации, где будут отмечены:
- страна-поставщик и адрес получения;
- названия торговых партнеров;
- сведения о грузоперевозчике и способе международного сообщения;
- реквизиты всех справок о транспорте и грузе.
Популярной сегодня стала услуга растаможки «с колес». Так называется процесс таможоформления, когда содержимое не выгружается их машины. Такая особенность используется преимущественно в отношение сборных посылок, то есть находятся отправления от разных поставщиков для различных получателей.
С чего начинается организация архивного хранения дел и документов — это выбор помещения для размещения в нем специального подразделения компании.
В соответствии с правилами в выделенном помещении располагаются:
- архивохранилище;
- помещение, в котором проводится прием новых единиц, их оформление и временное размещение до перевода в архивохранилище;
- помещение для использования бумаг, например читальный зал;
- кабинеты сотрудников, обособленные от архивохранилища.
Не допускается размещать специализированное подразделение на чердаках и в подвалах. Если есть такая возможность, архив размещается с северной стороны здания.
Архив располагается на удалении от лабораторных, производственных, бытовых помещений. От смежных помещений подразделение отделяется несгораемыми стенами. В самом помещении не допускается прокладка канализации или водоснабжения, из него должен быть предусмотрен выход к лифту или лестнице.
Само помещение оборудуется:
- вентиляцией, способной обеспечить стабильный режим температуры, влажности и рециркуляцию воздуха;
- противопожарной системой;
- решетками на окнах, если помещение расположено на первом этаже.
Материалы, используемые при строительстве и отделке архивного помещения, не должны выделять агрессивные химические вещества или служить источником пыли.
Требования к обустройству, оборудованию и месту расположения складов временного хранения
Согласно статьи 168 ТКТС места временного хранения должны отвечать требованиям по их расположению, обустройству и оборудованию, установленным законодательством государств — членов Таможенного союза Таможенный кодекс Таможенного союза: текст с изм. и доп. на Т17 2011 г. — М.: Эксмо, 2011. — 132с., ст — 168..
В соответствии с приказом ФТС России от 19 августа 2014 г. № 1600 «Об утверждении требований к обустройству, оборудованию и месту нахождения складов временного хранения и прилегающей к ним территории, приближенных к государственной границе Российской Федерации и являющихся местом расположения таможенных органов или их структурных подразделений, осуществляющих таможенные операции и таможенный контроль в отношении товаров, перемещаемых через таможенную границу Таможенного союза» утверждены обязательные требования к обустройству, оборудованию и месту расположения СВХ Приказ Федеральной таможенной службы (ФТС России) от 19 августа 2014 г. № 1600 г. Москва. «Об утверждении требований к обустройству, оборудованию и месту нахождения складов временного хранения и прилегающей к ним территории, приближенных к государственной границе Российской Федерации и являющихся местом расположения таможенных органов или их структурных подразделений, осуществляющих таможенные операции и таможенный контроль в отношении товаров, перемещаемых через таможенную границу Таможенного союза»..
Зачем хранить документы
Понятно, что, пока компания ведет дела с партнером, она хранит все документы по этим сделкам: договоры, акты выполненных работ или оказанных услуг, товарные накладные. Они пригодятся, чтобы защитить свои интересы в суде, если партнер нарушит условия сделки, или чтобы обосновать законность операций, если банк или налоговая заинтересуются, от кого вы получили деньги или куда потратили.
То же самое с кадровыми документами: пока сотрудник работает, в компании хранятся трудовые договоры, личные дела, трудовые книжки и все остальное.
По закону хранить документы нужно и после того, как договоры исполнены, а дела с партнером закончены. Это касается всех документов компании:
Хранить их нужно, чтобы в любой момент можно было представить по запросу налоговой. Кадровые документы хранят на случай, если понадобится информация о бывших сотрудниках, например чтобы подтвердить стаж или восстановить трудовую книжку.
Как хранить документы правильно
Есть условное деление на текущее и архивное хранение документов.
Текущие документы — те, по которым еще не закончено делопроизводство или закончено и срок их хранения менее 10 лет. Например, вы заключили договор с партнером, а срок его исполнения еще не истек. Такие документы обычно хранятся в офисе компании в шкафах или сейфах. Особых требований к хранению нет. Главное — обеспечить сохранность и конфиденциальность.
Через 10 лет документы, по которым не истек срок хранения, нужно передать в архив. Это уже будет архивное хранение. К нему есть определенные требования.
Подготовка к хранению документов. Прежде чем сдать в архив, документы нужно систематизировать: расположить в хронологическом порядке, пронумеровать страницы, прошить.
Затем составьте опись — список документов с порядковыми номерами, названиями и количеством страниц.
Когда все готово, заполните лист-заверитель: в нем указывают общее количество листов в деле и описывают их физическое состояние, например есть ли порванные или залитые водой страницы, неразборчивый текст.
Дальше можно передавать документы в архив.
Требования к архиву. В нем нужно создать условия для сохранности документов.
Архив не может размещаться на чердаке или в подвале. Это должно быть специальное помещение, оборудованное системой пожаротушения и сигнализацией.
В хранилище нужно поддерживать температуру 17—19 °C при относительной влажности воздуха 50—55%. Чтобы защитить документы от света, лучше хранить их в специальных закрытых стеллажах.
Соблюсти все эти требования небольшой компании может быть сложно. Поэтому не обязательно организовывать архивное хранение самостоятельно, можно заключить договор со сторонней компанией, которая возьмет это на себя.