Инструкция: составляем заявление на перевод на удаленную работу

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инструкция: составляем заявление на перевод на удаленную работу». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Ситуация с коронавирусом показала, что многие работодатели не готовы в случае необходимости быстро перейти на удаленную работу. В первую очередь сложности возникают на фоне грамотного оформления перевода кадров. Работодатель не может просто сказать: «начинайте работать удаленно». Это должно быть четко зафиксировано на бумаге и отображено в ряде нормативных документов.

Правовые аспекты перехода на дистанционную деятельность в условиях коронавируса

Правильно организовать удаленную работу в условиях пандемии можно, следуя Трудовому кодексу РФ. В нем содержится ряд положений относительно организации труда во время эпидемии.

Положениями кодекса регулируются следующие вопросы:

• специалист может самостоятельно определять чередование работы и отдыха (Статья 312.4);
• в трудовом договоре могут быть указаны конкретные часы, когда специалист обязан находиться на рабочем месте (Статья 57);
• оплата больничных осуществляется на общих основаниях, лист нетрудоспособности человек передает по почте заказным письмом с уведомлением (Статья 312.1);
• увольнение или расторжение трудового договора осуществляется по инициативе сотрудника (Статья 80) или работодателя (Статья 81).

Как еще можно отслеживать эффективность работы сотрудников?

Удаленные специалисты должны использовать методы самодисциплины, различные планировщики задач, инструменты для тайминга. В интернет-магазине работа кипит каждый день, ведь нужно закупать товары, общаться с клиентами, выполнять отгрузки – контролировать эти процессы несложно. Можно использовать следующие инструменты:

• обязательное составление ежедневных или еженедельных отчетов о проделанной работе;
• коммуникация с клиентами и поставщиками, позволяющая оценить качество выполнения задач: скорость ответа на звонок или сообщение, оказание помощи при выборе, темпы обработки заявок, другие;
• оценка общей атмосферы в удаленном коллективе. Если кто-то начнет игнорировать свои обязанности, то рабочая цепочка разорвется, о чем владелец интернет-магазина узнает сразу же.

Порядок перехода на дистанционную работу из-за коронавируса

Алгоритм перехода на удаленную работу в связи с коронавирусом выглядит так:

Инициатива работника	Инициатива работодателя
Заявление работника о переводе на дистанционную работу	Уведомление работников о переводе на дистанционную работу в связи с распространением коронавируса (устное или письменное)
Приказ о переводе сотрудника на дистанционную работу	Приказ о переводе сотрудников на дистанционную работу
	Получение письменного согласия работников — в виде личного заявления каждого из них или подписей в приказе, уведомлении
Согласование с каждым работником условий дистанционной работы
Подписание допсоглашений к трудовым договорам

В условиях противодействия коронавирусу многие работодатели не прочь перевести работу на дистанционные условия. В этом случае издается приказ, под которым работники проставляют подписи о своем согласии.

Как правильно оформить перевод на удаленную работу?

Если возникло желание или необходимость перевести на дистанционную работу сотрудника, с которым уже заключен договор на общих началах, то необходимо придерживаться следующего алгоритма:

1. Получить личное заявление сотрудника о том, что он хочет изменить условия труда, при этом указать – с какой даты произойдет переход, зарегистрировать документ, наложить резолюцию.
2. Подготовить дополнительное соглашение к трудовому договору от этой даты.
3. Положения доп. соглашения обсуждаются и подписываются с работником. Ему выдается его экземпляр документа. Если в организации есть профсоюз или иной коллективный орган, то изменения согласовываются с ним.
4. Издать приказ об изменении условий работы.
5. С работником проводится новый инструктаж по ОТ и ТБ, о чем делается запись в книге инструктажей.
6. Работнику на руки выдается инструкция по технике безопасности при использовании средств выполнения его трудовых функций.
7. Если должность не изменилась – в трудовой книжке отображать переход на удаленный труд не нужно.
8. При передаче сотруднику какого-нибудь оборудования для выполнения трудовых функций с ним может быть заключен договор индивидуальной материальной ответственности. Но можно ограничиться актом приема-передачи.
9. Если нужно – сотруднику выдается под подпись инструкция об использовании средств защиты информации и сохранении конфиденциальных сведений.

10. Табеля и графики на сотрудников продолжают заполнять без изменений.

Требования к рабочему месту удаленного сотрудника

Работодатель не обязан непосредственно заниматься организацией и обустройством дистанционного рабочего места. Но если руководитель организации заинтересован в том, чтобы эффективность сотрудников не падала из-за изменения места работы, важно проверить, все ли есть у работника для ее продуктивного выполнения. Например, имеется ли у него дома стабильный доступ к Интернету, подходящий для работы компьютер, нужное программное обеспечение и средства связи, наушники, микрофон и так далее.

Если таких средств нет, следует принять меры к обеспечению работника всем необходимым. Например, многие сотрудники АБиУС по акту приема-передачи материальных ценностей забрали домой рабочие ноутбуки.

Если сотруднику нужна помощь в установке программного обеспечения или устранении технических неполадок, можно установить на его компьютер TeamViewer. С помощью этой программы служба технической поддержки сможет удаленно и быстро решить его проблемы.

Виртуальный корпоративный дух – новое слово в корпоративной культуре

1. Важная задача – «не потерять» сотрудника на удаленной работе во время карантина как эффективного и заряженного работника. С одной стороны, на эту цель будут работать хорошо выстроенные бизнес-процессы и коммуникационный инструментарий, о котором мы рассказали выше, с другой – необходимо поддержать сотрудника психо-эмоционально, чтобы он не потерял мотивацию, лишившись живого общения и оказавшись в ситуации социальной неопределенности.
2. Чтобы переход на удаленку не демотивировал сотрудника, прежде всего, начать надо с объяснения коллективу происходящих перемен: их причин, сроков работы в новом формате и т.п. Это позволит избежать ненужного напряжения, домыслов и демотивации.
3. Используйте групповые форматы онлайн-коммуникации, чтобы у сотрудников не потерялось ощущение командной работы и единства с компанией.
4. Информируйте сотрудников о важных событиях, происходящих в компании, о результатах удаленной работы офиса. Для этой цели, безусловно, отличным инструментом служит корпоративный портал.
5. Продолжайте соблюдать корпоративные традиции, например, поздравлять сотрудников с днем рождения, создавайте новые объединяющие проекты, например, благотворительные и социальные акции, так актуальные в текущей ситуации и т.п.
6. А еще очень важно доверие: ведь нередко отправлять на удаленную работу сотрудников не спешат сами работодатели, которые думают, что дома работники будут «отлынивать» от выполнения своих должностных обязанностей. Такое отношение может повлечь излишнюю заорганизованность процесса. Однако, если на удаленку перейти грамотно, соблюдая все шаги, которые мы описали в статье выше, результат должен приятно удивить скептиков. Да и не время сейчас, чтобы относиться к работе «спустя рукава» – потерять работу в текущих условиях слишком безответственно.

Обеспечение работника необходимым оборудованием и программами

В новой статье 312.6 ТК РФ закрепили правило, согласно которому работодатель обязан обеспечивать удаленного работника необходимым оборудованием, программами, средствами защиты информации и пр. При этом не важно, закреплена эта обязанность в трудовом (коллективном) договоре или нет.

Вместо работы на оборудовании работодателя сотрудники смогут использовать собственные средства и программы, но только с согласия работодателя. В этом случае работодатель обязан выплачивать компенсацию за использование и возмещать расходы, связанные с этим использованием. Размер компенсации и возмещаемых расходов определяется в коллективном договоре, ЛНА, трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему.

Действующие нормы устанавливают, что обеспечение средствами труда осуществляется только в порядке и в сроки, закрепленные в трудовом договоре, это позволяет не устанавливать такие условия.

Порядок взаимодействия с удаленным работником

Если трудовой договор об удаленной работе заключается путем обмена электронными документами, то по действующим правилам работодатель обязан не позднее трех календарных дней со дня его заключения направить работнику бумажную копию договора.

По новым правилам это нужно делать, только если работник обратился с письменным заявлением (новая редакция ст. 312.2 ТК РФ).

Сейчас если удаленный работник и работодатель обмениваются электронными документами, при их отправке необходимо использовать усиленную квалифицированную электронную подпись. По новым правилам усиленная квалифицированная электронная подпись работодателя и усиленная (квалифицированная и неквалифицированная) подпись работника должны применяться только в случаях заключения, изменения или расторжения:

• трудового договора (доп. соглашения к нему);
• договора о материальной ответственности;
• ученического договора с отрывом или без отрыва от производства.

Можно ли вместо нерабочей недели в ноябре перейти на дистанционку

Официально нельзя.

Указ Президента РФ от 20.10.2021 № 595 о введении нерабочих дней с 30.10 по 07.11.2021 не является рекомендательным актом — его обязательно нужно выполнять всем. Указ предусматривает только нерабочие дни на целую неделю и никаких альтернатив этому.

Перевод работников на удаленку — региональная мера, которая вводится в дополнение к нерабочей неделе, сверх нерабочей недели.

Нужно будет перевести на удаленку, хотя бы на 4 недели, всех сотрудников старшей 60 лет и/или с хроническими заболеваниями. За указанные 4 недели сотрудники должны вакцинироваться.

Уже введена удаленка в Вологодской, Мурманской и Тульской областях, а также Хабаровском крае. Возможно, будет введена в Крыму.

Многие регионы рекомендовали удаленку в коронавирусных постановлениях еще в 2020 году — и эти рекомендации действуют осенью 2021 (например, максимально вывести сотрудников на удаленку работодателям советуют в Москве).

Труд дистанционных сотрудников

Дистанционной работой является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя и вне стационарного рабочего места. Дистанционными считаются сотрудники, заключившие трудовой договор о дистанционной работе.

На дистанционных работников распространяется действие ТК РФ и иных актов, содержащих нормы трудового права, а также им в равной степени гарантируются те же самые права, что и всем другим работникам. В том числе им гарантируется право на еженедельный и ежедневный отдых, на получение в полном объеме заработной платы без каких-либо ограничений, на ежегодный оплачиваемый отпуск, на получение пособий по временной нетрудоспособности, на стимулирующие/премиальные выплаты и так далее.

Единственное отличие дистанционных сотрудников от обычных состоит в том, что они работают вне своего постоянного рабочего места. Но это не исключает контактов с работодателем и контроля с его стороны. Просто непосредственные, личные контакты в случае дистанционной работы заменяются на интернет-переписку, телефонные переговоры и обмен электронными документами.

Несмотря на ряд схожих моментов, дистанционных сотрудников, работающих удаленно, необходимо отличать от надомников.

Надомниками считаются лица, заключившие трудовой договор о выполнении работы на дому из материалов и с использованием инструментов и механизмов, выделяемых работодателем либо приобретаемых надомником за свой счет (ст. 310 ТК РФ).

Исходя из данного определения, можно сказать, что надомники всегда изготавливают какую-либо продукцию, в то время как труд дистанционных сотрудников не ограничивается производством продукции. Дистанционные сотрудники могут оказывать услуги и выполнять работы, результатом которых не является получение конечного продукта.

Еще одно отличие проявляется в характере выполнения работы. Надомник может выполнять работу с участием членов его семьи. При этом трудовые отношения между членами семьи надомника и работодателем не возникают и работодателя не интересует, чьими именно действиями был получен конечный результат. Дистанционный же работник всегда выполняет порученную работу/задание лично, о чем регулярно отчитывается перед работодателем в оперативном режиме (по интернету или телефону).

Формы удаленной работы

Удаленная работа может осуществляться в нескольких формах. При этом наиболее популярными являются две из них:

• дистанционная работа: между работником и нанимателем заключается трудовой договор. Стороны имеют права и несут обязанности в соответствии с трудовым законодательством. Работнику, как правило, устанавливается режим труда и отдыха. Наниматель контролирует производственный процесс и режим труда и отдыха работника при помощи средств связи;
• фриланс: между физическим лицом и организацией заключается договор подряда или иной гражданско-правовой договор в соответствии с законодательством. Режим труда и отдыха не устанавливается. Главным является качественное выполнение задания работодателя в установленный срок.

Две эти формы ни в коем случае нельзя путать. Также мы считаем, что сегодня отсутствует возможность комбинирования нескольких видов занятости в одном трудовом договоре. Например, когда часть рабочего времени работник проводит в офисе нанимателя, а часть — работает дистанционно, используя ИКТ.

Так, ч. 1 ст. 307-1 ТК определяет дистанционную работу как работу, которую работник выполняет вне места нахождения нанимателя с использованием для выполнения этой работы и осуществления взаимодействия с нанимателем информационно-коммуникационных технологий (далее — ИКТ).

Предоставление дистанционному работнику отпусков

Как было отмечено ранее, порядок предоставления дистанционному работнику трудового отпуска, а также иных видов отпусков определяется трудовым договором. При этом указанный порядок должен соответствовать законодательству. Следовательно, информация о планируемом отпуске дистанционного работника также должна найти свое отражение в графике трудовых отпусков (ч. 1 ст. 168, ч. 3 ст. 307-4 ТК).

Как и другим работникам, в зависимости от условий выполнения работы дистанционному работнику могут предоставляться дополнительные отпуска (например, дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день, дополнительный поощрительный отпуск и др.). Помимо этого, в трудовом договоре можно предусмотреть порядок предоставления дистанционному работнику отпуска без сохранения заработной платы, отпусков в связи с получением образования.

Дистанционный работник, как и любой другой работник, должен быть уведомлен о времени начала трудового отпуска, запланированного по графику трудовых отпусков, не позднее чем за 15 календарных дней до его начала. Обращаем внимание, что с момента вступления в силу ТК в новой редакции о времени начала трудового отпуска работника можно не уведомлять, если трудовой отпуск предоставляется индивидуально по предварительной договоренности между работником и нанимателем (ст. 169 ТК).

Особенности прекращения трудового договора с дистанционным работником

Трудовой договор с дистанционным работником может быть прекращен по основаниям, предусмотренным ТК. Специальных оснований для прекращения трудового договора с дистанционным работником законодательством о труде не предусмотрено.

С приказом нанимателя о прекращении трудового договора дистанционный работник должен быть ознакомлен при личном присутствии под подпись либо путем обмена электронными документами (ст. 307-5 ТК). В последнем случае наниматель в день прекращения трудового договора обязан направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленную надлежащим образом копию указанного приказа на бумажном носителе. В этом случае доказательством исполнения нанимателем обязанности по ознакомлению дистанционного работника с приказом о прекращении трудового договора является, по нашему мнению, подтверждение работником получения электронного документа (см. выше), а также уведомление о вручении почтового отправления, подписанное адресатом (ст. 307-5 ТК).

С учетом возможности электронного документооборота между нанимателем и дистанционным работником заявление об увольнении последнего может содержать просьбу о пересылке трудовой книжки с указанием адреса направления (ч. 1, 3 п. 74 Инструкции о трудовых книжках).

Дистанционному работнику при увольнении предоставляются все предусмотренные законодательством, трудовым договором, ЛПА нанимателя гарантии и компенсации.

Как оформить удаленный режим труда?

Алгоритм действий работодателя по переводу сотрудника на дистанционную работу будет следующим:

1. предложение работнику перевода на удаленную работу;
2. заключение дополнительного соглашения к трудовому договору;
3. оформление приказа о переводе;
4. фиксация рабочего времени в табеле учета.

Чтобы перевод был оформлен законно, после подписания сторонами дополнительного соглашения работодателю необходимо издать приказ о переводе, содержащий следующие сведения:

• наименование организации-работодателя;
• дату и номер документа;
• обоснование (например, указа мэра г. Москва №12-УМ от 05.03.2020, ФЗ «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения», заявление работника, дополнительное соглашение);
• период, в течение которого сотрудник будет исполнять свои обязанности в дистанционном режиме.

Важно! Каждый работник, переводимый на дистанционную работу, должен лично ознакомиться с приказом, подтвердив факт ознакомления личной подписью.

Нужно ли писать заявление о дистанционной работе в связи с коронавирусом?

С помощью заявление сотрудник может обратиться к руководству с любой просьбой. В качестве таковой может выступать и желание работать из дома в тяжелых эпидемиологических условиях распространения коронавируса.

В связи с вирусом COVID-19 Путин объявил нерабочие дни до 30 апреля 2021 года с возможным продлением этого срока в зависимости от обстоятельств. Многих организациям пришлось приостановить деятельность и закрыться. Сохранить занятость и рабочий процесс работодателям можно с помощью перевода персонала на дистанционный режим, именно этот способ организации рабочего процесса рекомендует Минтруд.

Если директор не предлагает перейти на удаленку, то работник вправе сам заявить о своем желании работать удаленно из дома в период угрозы коронавируса.

Свою просьбу рекомендуется изложить письменно с помощью заявления. Вопрос о переводе решается по согласованию, нет норм в трудовом законодательстве, обязующих стороны в одностороннем порядке переходить на дистанционную работу.

Написав заявление и подав его работодателю, работник может рассчитывать на то, что его просьба будет рассмотрена работодателем. Со стороны директора в целях безопасности разумно организовать для заявителя условия труда для работы из дома — если такое возможно для должности сотрудника.

Таким образом, если человек понимает, что может работать с не меньшей эффективностью из дома, а работодатель не предлагает перейти на дистанционный режим, то рекомендуется самостоятельно внести такое предложение в форме заявления. Образец написания текста представлен ниже для бесплатного скачивания.

Порядок утверждения и хранения заявления

После рассмотрения заявления работодатель должен принять решение о переходе или непереходе сотрудника на удаленный режим работы.

С точки зрения законодательства введение дистанционного режима работы не является переводом, так как оно подразумевает только изменение условий труда и снятие с сотрудника обязанности находиться на территории работодателя в определенное время.

Заявление может быть предоставлено работодателю в одной из двух форм:

• Письменной.
• Электронной.

Форма представления документа не влияет на порядок его рассмотрения.

Работодатель вправе потребовать от работника нотариально заверенные копии документов, напечатанные на бумажном носителе.

Оформление дистанционного работника состоит из нескольких этапов:

1. Прием документов.
2. Ознакомление работника с локальными нормативно-правовыми актами.
3. Заключение трудового договора, в котором должны быть прописаны все условия труда. При переводе на дистанционный режим договор не заключается. К нему составляется дополнительное соглашение, в котором должны быть прописаны все пункты, содержащие в себе информацию об особенностях организации дистанционной работы.
4. Принятие приказа о приеме дистанционного работника в штат.
5. Начало ведения трудовой книжки сотрудника. Этот этап не является обязательным.
6. Заполнение карточки сотрудника.

Соблюдение всех этих пунктов необходимо при приеме в штат нового человека. Перевод уже работающего сотрудника осуществляется намного быстрее.

После передачи заявления работодателю оно должно храниться в организации.

Похожие записи:

• Как безопасно снять жилье и заключить договор. Разъяснения Росреестра
• 3-НДФЛ за 2021 год: образец заполнения в 2022 году
• Электронное правосудие