Бухгалтер: в штате, онлайн или на аутсорсе?
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Бухгалтер: в штате, онлайн или на аутсорсе?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Реалии текущего времени. В 2020 году большое количество компаний и ИП были вынуждены переводить своих бухгалтеров на дистанционную работу. Многие теперь склоняются к решению частично или полностью сохранить такой подход к организации бухгалтерии. Для этого уже есть и законодательная база — внесены соответствующие изменения в ТК РФ.
Как аутсорсинг бухгалтерских услуг зарекомендовал себя в кризис
Весной 2020 года коронавирус заставил большинство предпринимателей отправить сотрудников по домам. Сложностей хватало, особенно с штатными бухгалтерами:
- непривычная обстановка выбила их из колеи: отсутствует возможность зайти к шефу за подписью, с коллегами приходится общаться по телефону или в мессенджерах, постоянно выясняется, что не хватает каких-то бумаг, оставшихся в кабинете, и так далее;
- нет системы контроля, а значит, приходится надеяться на сознательность бухгалтера. Не все умеют самостоятельно расставлять приоритеты и сосредоточенно работать, когда вокруг носятся дети, нужно готовить, убирать и решать десятки других бытовых вопросов.
История и тенденции развития бухгалтерского аутсорсинга
Бухгалтерский аутсорсинг — вещь на самом деле не новая и в реальности она существует уже много лет. Совершенно очевидно, что небольшая организация или ИП не будет содержать у себя в штате серьезного профессионального бухгалтера, — ей это просто не по карману. Тем не менее, бухгалтерию вести надо и естественным путем решения этого вопроса до сих пор было поиск среди знакомых и родственников людей, которые имеют хотя бы удаленное отношение к бухгалтерии и обращение к ним за помощью за небольшие деньги, или же — поиск приходящего бухгалтера-частника, который обслуживает одновременно несколько организаций.
По сути — бухгалтер-частник и есть реализация идеи бухгалтерского аутсорсинга в своем зачаточном состоянии. Однако риски такого подхода достаточно очевидны: отношения между организацией и приходящим бухгалтером зачастую ничем не регулируются, — все держится на честном слове. Частник может исчезнуть, найти себе постоянную работу или попросту набрать себе слишком много организаций, что снизит качество работы для Вас.
Компания, предлагающая услуги бухгалтерского аутсорсинга — это развитие идеи приходящего бухгалтера, но только на более цивилизованном уровне. Отношения между заказчиком и организацией, оказывающей бухгалтерские услуги, регулируются договором, что существенно снижает риск, связанный со снижением качества работы. Организация, которая заботится о своей репутации, будет заботится и о своих клиентах и не допустит снижения качества обслуживания.
В настоящее время все больше людей отдают на аутсорсинг ведение своего бухгалтерского учета в специализированные фирмы. И эта тенденция со временем будет только увеличиваться, все больше вытесняя с рынка приходящих бухгалтеров. По сути, использование услуг приходящего бухгалтера можно сравнить с торговлей на стихийоно организованном рынке, а бухгалтерскую компанию, — с супермаркетом. Время показывает, что торговые сети со временем вытесняют стихийную торговлю, то же самое произойдет и с приходящими бухгалтерами, которые все больше будут вытесняться бухгалтерским аутсорсингом.
Этапы работы при передаче бухгалтерии на аутсорсинг
Существует общая схема, по которой производится переход на ведение бухгалтерии сторонней аутсорсинговой организацией. Возможны, конечно, отклонения от данного плана или дополнения, но, как правило, клиент проходит именно эти этапы.
1) Заключается договор на оказание услуг. В таком документе прописываются в обязательном порядке следующие пункты:
- ответственности сторон, а также их обязанности;
- какие услуги будет оказывать исполнитель и какое денежное вознаграждение за это получать;
- как будут передаваться документы и в какие сроки;
- условия соблюдения конфиденциальности и безопасности передачи данных;
- как будут передаваться данные заказчику, если будет необходимо прекратить сотрудничество;
- как осуществляется доступ к данным;
- какие документы необходимо предоставить для работы;
- кто несет ответственность и за что.
Следует отметить, что в договоре указываются обязанности не только исполнителя, но и заказчика, так как в случае, если он, например, не предоставит документы в срок, то аутсорсер не сможет составить отчет и не должен нести в этом случае ответственность.
2) Работы в соответствии с договором, оказание услуг. Как правило, для того, чтобы исполнитель мог выполнить свои обязанности в полном объеме, клиент должен предоставить документы для составления отчетности и расчета налогов к уплате. Также могут потребоваться трудовые договоры с сотрудниками, табель рабочего времени, данные о больничных и прочее, счета, накладные и акты при работе с партнерами и другие документы.
3) Расторжение договора при прекращении сотрудничества. Для этого необходимо убедиться, что предоставлен доступ к базе операций, которые были осуществлены в ходе работы. Также нужно составить запрос в ФНС для подтверждения отсутствия задолженностей, после чего скопировать базу данных и забрать документы, которые были предоставлены аутсорсеру для работы.
Про то, что оказание бухгалтерских услуг оформляется письменным договором, вы, скорее всего, знаете. С текстом договора желательно подробно ознакомиться до подписания, для чего попросите выслать его вам на почту.
Аутсорсер, который несет ответственность за качество оказываемых им бухгалтерских услуг, пропишет в условиях договора не только обязанность клиента своевременно оплачивать произведенную работу. Среди договорных условий будут указаны обязательства заказчика в документообороте – когда и в каком виде должна быть передана документация клиента, кто несет ответственность за нарушение сроков и т.д. Если исполнитель услуги не считает этот пункт важным, значит, он вряд ли серьезно подходит к обязанности сдавать вашу налоговую и бухгалтерскую отчетность в срок.
Очень важным условием для вас, как для клиента, будет гарантируемая материальная ответственность аутсорсера за возможный ущерб, причиненный некачественным оказанием бухгалтерских услуг. Если по вине исполнителя вам выпишут штрафы и пени, то бухгалтерская компания должна обязаться их возместить.
К слову, от ошибок в учете не застрахован никто, в том числе и штатный бухгалтер, вот только он вряд сможет компенсировать ущерб в полном объеме, как это может аутсорсинговая компания, имеющая совсем другие финансовые возможности.
Как выбрать бухгалтера или аутсорсинг – вопросы для теста
Вопросы, ответы на которые позволят Вам принять верное решение о найме бухгалтера:
- Степень конфиденциальности и доступность базы.
Правильный ответ – наличие пункта о неразглашении информации третьим лицам, а также открытый доступ к базе для заказчика.
- Уровень профессиональной подготовки аутсорсеров в компании.
Желательно, чтобы в фирме трудилось несколько опытных специалистов, что гарантирует непрерывность услуг в случае форс-мажорных обстоятельств.
- Как забрать базу в случае прекращения договорных отношений с бухгалтером аутсорсинговой компании.
Идеальное решение – просто забрать по окончанию работы без вопросов и финансовых обязательств.
- Какие программы будут использоваться для ведения бух учета, расчета зарплаты и управления персоналом?
Самый актуальный вариант – 1С.
- Надо ли оплачивать расходы на электронную подпись?
Крупные аутсорсинговые компании не нуждаются в финансировании электронной подписи.
- Как происходит отслеживание рабочего процесса заказчиком при работе с аутсорсингом?
Наиболее правильное решение – контроль отчетности, фиксация поручений и документов через личный кабинет или отдельное приложение. Хороший бухгалтер может сам предложить готовые варианты.
- Как согласовывается налог?
Идеальный специалист – это бухгалтер, который поможет выбрать самый оптимальный (наименьший) налог для Вашей компании в рамках законодательства. Конечно, согласовывать надо все платежи, в том числе налоги и делать это не в последний день, а заранее.
- Кто ответственный за ошибки в бухучете и сопряженной документации?
Это должен быть бухгалтер, как при найме на работу в штат, так и при делегировании полномочий специалисту-аутсорсеру.
Что такое аутсорсинг бухгалтерии
Этот термин активно используется на рынке в последние десять лет. Аутсорсинг – серьезный вид оптимизации.
От традиционных услуг внештатного бухгалтера он отличается тем, что компания-подрядчик включается в бизнес-процессы заказчика.
Фактически речь идет о полноценном подразделении фирмы, которое является отдельным юрлицом. Создавать эту группу нет необходимости, ее можно просто нанять.
Преимущества больших компаний перед работающими дома бухгалтерами-«одиночками» очевидны. Возможности физического лица, пусть даже профессионала с большим опытом, нельзя сравнивать с ресурсами целой организации.
То есть речь идет не просто о сдаче отчетности раз в квартал, но и о соблюдении внутренних регламентов и стандартов, ежедневном сопровождении работы предприятия, консультировании, выстраивании от имени компании отношений с налоговиками.
Попробовать аутсорсинг бесплатно
Многие предприниматели всерьез воспринимают лишь одну причину перехода на услуги аутсорсинга бухгалтерского обслуживания – экономию денег. Но это не совсем правильно. Для малого бизнеса содержать квалифицированных специалистов дорого, но непрофессионалы в этой области обходятся еще дороже. Поэтому обратившись к компании по аутсорсингу бухучета, можно серьезно повысить качество этой работы.
Как оценить квалификацию бухгалтера
Поговорим о том, какой квалификацией могут обладать (или не обладать) специалисты в области бухгалтерии.
Штатный бухгалтер. Допустим, вы принимаете на работу енота. У енота есть несколько специфических особенностей, которые нельзя перепутать с кошкой или собакой. Вы точно знаете, как енот выглядит, какого размера бывает и т.д. А что с бухгалтером? Как дать ему профессиональную оценку? А никак. Или обратитесь в агентство по подбору персонала, или смиритесь с тем, что у вас вполне вероятно будет работать не «енот».
Имейте в виду, что в бухгалтерии все часто меняется, поэтому просто взять специалиста и посадить его работать будет недостаточно. Его еще и «прокачивать» придется — отправлять на курсы повышения квалификации.
Бухгалтерский аутсорсинг. Здесь также есть свои риски. Заключаешь договор с фирмой, а кто будет вести учет — непонятно. Это может быть выпускник ВУЗа, а может действительно компетентный спец.
Однако именно компания по предоставлению услуг аутсорсинга несет всю ответственность за своих специалистов: и за их текущий уровень квалификации, и за то, как и когда их прокачивать. И все это не за ваш счет, а за свой.
Обычно в удаленной бухгалтерии специалистов много, и каждый отвечает за свой сегмент. Первичник — работает над первичкой, отчетность готовит главный бухгалтер, принимает все задачи от клиента бизнес-ассистент. Если кому-то из команды понадобится отпуск или декрет, то вы об этом даже не узнаете, потому что все будет работать также стабильно, как и раньше. Просто во время отсутствия отдыхающего его обязанности передаются тем, кто работает в обычном режиме.
Услуги на аутсорсинге
Вы платите только за реальную работу. Сами выбираете список необходимых услуг, определяете их объем и порядок оплаты при заключении договора аутсорсинга.
Стоимость услуг аутсорсинга может быть разной — от 1 667 до 600 000 рублей в месяц. Все зависит от оборотов, наличия и количества сотрудников, системы налогообложения и т.д.
Есть риск, что менеджер компании, продающей аутсорсинг бухгалтерии, подпишет вас на дешевый тариф, а потом придется доплатить за услуги, которые окажутся вам нужны, если они не входят в тариф или рассчитываются отдельно. Например, если у вас увеличился оборот, штат сотрудников или изменилась система налогообложения.
С настороженность стоит отнестись к аутсорсинговым бухгалтерам, которые работают удаленно. Чтобы работать удаленно и качественно, нужны самомотивация и самодисциплина. Поэтому здесь стоит довериться не только репутации компании и рекомендациям, а также с большим вниманием отнестись к договору: обращайте внимание, что ответственность бухгалтера должна быть застрахована!
Особенности аутсорсинга бухгалтерии
Аутсорсинг финансовых функций вообще, и бухгалтерии в частности, относится к одним из самых сложных форм аутсорсинга бизнес-процессов. Причиной тому является необходимость управления несколькими бизнес-процессами одновременно, на что зачастую руководителям не хватает управленческого опыта. К тому же, аутсорсинг финансовых функций, связанных с управлением финансами, учётом и отчётностью предприятия подразумевает доступ аутсорсера к сведениям и документам, которые могут представлять коммерческую тайну. Дополнительно широкому распространению аутсорсинга в России препятствует ряд факторов. Объективный — отсутствие нормативной базы. Стороны заключают договоры, руководствуясь общероссийским законодательством и общей терминологией. Далеко не всегда эти договоры составлены грамотно. Ещё реже они учитывают специфику деятельности и характер взаимоотношений клиента и поставщика услуг (аутсорсера).
Что такое аутсорсинг бухгалтерии
Аутсорсинг бухгалтерских услуг — это предоставление специализированной фирмой на платной основе с заключением соглашения обслуживания по осуществлению бухучета и налогового учета, с составлением всего необходимого пакета отчетности от имени организации-заказчика, и передача ее контролирующим органам.
Считается ошибочным мнением, что аутсорсингом бухгалтерии является использование внешнего стороннего бухгалтера. В последнем случае это рассматривается как найм его только по договору подряда, а не трудовому. Аутсорсинг бухгалтерских услуг должен оказываться полноценной организацией по соответствующему договору.
В нашей стране аутсорсинг бухгалтерии стал распространяться с начала 21 века. Согласно информации Росстата аутсорсинг бухгалтерии в Москве сейчас осуществляет более полутора тысяч организаций.
Существующая тенденция в данное время отражает желание руководства компании организовать бухучет с помощью привлечения внешних услуг другой фирмы, чем создавать на предприятии собственный штат по бухгалтерии. Прежде всего это вызвано возможностью сэкономить за счет зарплаты и налогов бухгалтеров, а также нет нужды организовывать рабочие места в самой фирме.
Кроме того, главным плюсом аутсорсинга бухгалтерии является то, что в штате специализированных компаний находятся бухгалтера различных специализаций, экономисты, юристы и т. д. Они позволяют сразу компетентно решать возникающие вопросы и избегать привлечения организации к ответственности. А если это произойдет по вине фирмы, оказывающий услуги, то все штрафы, убытки она должна взять на себя.
Внимание! С развитием телекоммуникационных технологий аутсорсинг бухгалтерии выходит на новый уровень. Теперь все данные клиента могут храниться на облачном сервисе, а заказчик с помощью любого компьютера, обращаться к нему за сведениями.
Такая же возможность в последнее время стала предоставляться и для мобильных устройств. В результате организация-заказчик получает все необходимые оперативные данные, а также видит и контролирует весь процесс ведения учета, сдачи отчетности и т.д.
Преимущества обращения в аутсорсинговую фирму
Работу по ведению бухгалтерии для юридических лиц и предпринимателей может выполнять как штатный специалист, так и сторонний исполнитель. Аутсорсинг – это делегирование полномочий в сфере отчетности на лицо, которое не является наемным работником, но исполняет возложенные обязанности, несет ответственность за результат. Бухгалтерский аутсорсинг в Москве, выполняемый нами, имеет преимущества:
- экономия средств – затраты меньше, чем при найме бухгалтера на постоянную работу;
- эффективная оптимизация работы предприятия и снижение расходов;
- наши бухгалтеры имеют опыт более 10 лет и подтвержденную высокую квалификацию;
- мы гарантируем качественный результат;
- деятельность бухгалтера застрахована на случай ошибок и неточностей;
- мы предлагаем демократичные цены для своих клиентов.
Обращение в НАКА – это грамотное составление отчетности, исключение недопонимания с контролирующими органами, гарантированное отсутствие штрафов и выставления пени за несвоевременную или неправильную подготовку документов.
Комплексный аутсорсинг
Полный аутсорсинг необходим хозяйствующим субъектам, которые нуждаются в полной замене бухгалтерского отдела, начиная с главбуха, и заканчивая рядовыми бухгалтерами. Такой сервис предполагает ведение налогового и бухучета, начисление заработной платы, оформление, сбор и хранение первичной документации, создание платежек, сдачу отчетности. Также заказчик может воспользоваться следующими услугами:
-
формирование управленческой отчетности;
-
оптимизация налогов;
-
юридические консультации;
-
налаживание либо замена учетной системы;
-
взаимодействие различных систем;
-
налаживание системы ЭДО;
-
хостинг либо аренда 1С.
Плюсы и минусы бухгалтерии на аутсорсе
Рассмотрим более подробно все способы передачи бухгалтерии на аутсорс.
И стоит помнить, что по факту любая из форм аутсорсинга может закрыть вопрос с бухгалтерским учетом, но полностью исключить его из вашей ответственности не получится.
- Обследование бухгалтерских процессов. Специалисты провайдера изучают процедуры и регламенты, анализируют учетную систему, проводят интервью с сотрудниками. В результате клиент получает заключение о том, какие процессы дублируются, какие настройки системы необходимы, чтобы сократить ручной труд и затраты, а также целевую модель организации работы. Компания может реализовать эти рекомендации самостоятельно или передать провайдеру, который настроит функцию наиболее оптимально и продолжит вести учет. Передача на аутсорсинг отдельных функций. Он подразумевает передачу процессов отдела бухгалтерии. Например, подачу декларации, подготовку статистической отчетности, подготовку авансовых отчетов. А долю функций организация берет на себя. Услугами такого вида пользуются организации, которые хотят освободить персонал от монотонных задач или сократить свой штат.
- Полный. Подразумевает полное бухгалтерское обслуживание организации сторонней компанией. Аутсорсер берет на себя все функции штатного бухгалтера, поэтому в последнем нужда исчезает.
- Аутсорсинг от лица главного бухгалтера. Такой формат подразумевает полную или частичную передачу права подписи на представителя сторонней компании.
- Консалтинг. К консультации обращаются, когда появляется определенная специфика процедуры, например, при работе с иностранными компаниями. Периодические консалтинговые услуги от экспертов будут полезны, особенно в условиях законодательства, которое постоянно меняется.
Выбор вида услуг бухгалтерских компаний зависит от готовности бизнеса перейти на удаленное ведение бухгалтерии и его финансового обеспечения.