Некоторые секреты входящих документов
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Некоторые секреты входящих документов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Течение срока исполнения документа в делопроизводстве обычно начинается именно с той даты, которая указана в документе или иным образом определена (а не на следующий день, как это принято в гражданско-правовой практике).
Сроки исполнения документов
Сроки исполнения документов могут быть типовыми или индивидуальными.
Типовые сроки исполнения определенных категорий документов установлены законодательными или нормативно-правовыми актами Российской Федерации. Каждая служба делопроизводства должна иметь такой перечень документов с типовыми сроками исполнения. Рекомендуем включить такой перечень в качестве приложения к Инструкции по делопроизводству, тем самым он будет доведен до всех управленческих работников организации.
Приведем перечень типовых сроков исполнения документов:
- поручения Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации – в срок, указанный в поручении или в месячный срок со дня его подписания;
- поручения Президента Российской Федерации с грифом «Весьма срочно» рассматриваются в течение 5 дней;
- поручения Президента Российской Федерации с грифом «Срочно» рассматриваются в течение 10 дней;
- поручения Правительства Российской Федерации с грифом «Весьма срочно» рассматриваются в течение 5 дней;
- поручения Правительства Российской Федерации с грифом «Срочно» рассматриваются в течение 10 дней;
- письма Министерства иностранных дел, без согласования с другими организациями – в течение 15 дней, с согласованием – 30 дней;
- запрос депутата Федерального Собрания – не позднее, чем в 15-дневный срок со дня получения;
- предложения и заявления депутатов Федерального Собрания – в срок до одного месяца; не требующие изучения и проверки – в максимально короткие сроки;
- письма-поручения и письма – запросы вышестоящих организаций- к указанному сроку или в течение 10 дней;
- обращения граждан – 30 дней со дня регистрации; при необходимости дополнительного изучения допускается продлевать на срок не более 30 дней;
- протоколы разногласий: составление и направление – в 10-дневный срок, рассмотрение – в 20-дневный срок;
- телеграммы, требующие срочного решения, – до 3 дней, остальные – в течение 10 дней;
- письма предприятий, организаций, учреждений – 10 дней;
- поручения платежные: выписки и сдача в учреждения банка – не позднее следующего дня после получения товара;
- жалоба на неправильные действия или распоряжения финансовых органов: рассмотрение не позднее 10-дневного срока со дня поступления.
Перенос срока исполнения документов
Срок исполнения документов должен быть реальным и учитывать время, необходимое для выполнения технических операций исполнителя с документами, степень загруженности сотрудников.
Возможно ли изменение срока исполнения документа? Да:
Нередко случается так, что после детальной проработки поручения ответственным исполнителем выясняется, что срок, отведенный руководителем, недостаточен. В этом случае ответственный исполнитель информирует руководителя, осуществляющего контроль исполнения документа по существу, и обозначает возникшие проблемы, обосновывает реальный срок исполнения. Далее возможно изменение срока исполнения, но только после информирования руководителя, который его установил. Обычно информирование руководителя о необходимости изменения срока исполнения документа осуществляет тот, кто контролирует исполнение документа по существу.
Документом, регламентирующим процедуру контроля исполнения документов на предприятии, должен быть предусмотрен порядок изменения срока исполнения или снятия документа с контроля в случае, если отпала необходимость его выполнения.
Продление срока исполнения должно быть оформлено сразу при получении документа исполнителем или до истечения срока исполнения документа. В случае нарушения этих условий документ будет считаться невыполненным.
В ходе исполнения руководитель может не только изменить сроки исполнения документа, но и уточнить задание, изменить состав исполнителей и соисполнителей. Все эти сведения в случае их изменения немедленно сообщаются ответственным исполнителем в группу контроля.
Но возможны и такие ситуации, когда срок выполнения поручения, что называется, «сорван», т.е. поручение своевременно не выполнено. Для таких случаев в соответствующем регламентирующем документе необходимо предусмотреть ответственность для «нарушителей».
Эта ситуация нашла отражение в Регламенте Правительства РФ:
«В случае если поручение не исполнено в установленный срок, исполнитель (головной исполнитель) поручения в течение 3 дней после истечения срока, данного на исполнение поручения, представляет в Правительство объяснение о состоянии исполнения поручения, причинах его неисполнения в установленный срок с указанием должностных лиц, на которых возложено исполнение поручения, и о мерах ответственности, принятых в отношении работников, виновных в неисполнении поручения».
Проанализировав исчисление сроков исполнения поручений и документов, мы видим, что проблема эта не так проста, как кажется. Поэтому вопрос исчисления срока исполнения должен быть детально регламентирован в ваших организационно-распорядительных документах. Кроме того, сам документооборот организации должен быть выстроен так, чтобы исключить задержки документов.
Составление регламента контроля исполнения документов
Организация, исходя из собственных традиций составления нормативно-распорядительной документации, определяет, в какой форме будет создаваться регламент.
Традиционно в российских организациях используются следующие типы внутренних документов:
- Положение, устанавливающее общие нормы документооборота, определяющее ответственность исполнителей.
- Регламент, делающий упор на описание процессов движения документов.
- Инструкция, в основной части отвечающая на вопросы пользователей.
- Методика, рассказывающая о способах и методах обработки документов.
Обычно одновременно принимаются положение и вместе с ним регламент или инструкция, но можно ограничиться одним типом документа.
Регламент должен отвечать на следующие вопросы сотрудника компании:
- на какое подразделение или ответственное лицо возложена обязанность контроля за процессом исполнения документов в организации;
- какие документы и поручения и в каких случаях ставятся на контроль исполнения, каковы процедура их постановки на контроль, процесс уведомления об этом работника;
- этапы контроля исполнения документов;
- сроки исполнения документов, процедуры их сокращения или продления;
- формирование статистической информации, направление и порядок ее использования;
- внесение сведений по результатам контроля в учетные регистры;
- процедура осуществления контроля исполнения документов (постановка на контроль, предварительная и окончательная проверка хода исполнения документов, снятие документа с контроля, порядок информирования о выполнении поручения);
- основные этапы работы с исполнителями, выполняемые подразделениями ДОУ (проверка хода исполнения, напоминания о приближении срока исполнения, форма отметки о выполнении в бумажных и электронных регистрах учета);
- порядок уведомления менеджмента компании о результатах контроля и об исполнительской дисциплине.
Каждый из этих аспектов должен быть прописан максимально подробно, от этого зависит качество работы компании. Некоторые организации оформляют приложения к регламенту, в которых визуализируют бизнес-процессы в виде блок-схем или рисунков.
Регламент контроля исполнения документов стандартно разрабатывается подразделением ДОУ с участием юридического подразделения, а в случае внедрения в компании электронного документооборота – с участием IТ-отдела. Он согласовывается со всеми причастными бизнес-единицами организации – от отделов до филиалов. Поступившие замечания анализируются и учитываются в итоговой редакции. Далее регламент утверждается на уровне руководства компании и вводится в действие отдельным приказом. В приказе обязательно указываются необходимость ознакомления с документом сотрудников, формы и сроки осуществления этой задачи.
В регламенте должны быть точно описаны все этапы контроля исполнения документов, это облегчает работу и службе ДОУ, и причастным подразделениям.
Стандартно процесс выполнения выглядит следующим образом:
- постановка на контроль с момента определения важности документа и принятия решения о мониторинге процесса его обработки;
- проверка, вовремя ли секретариат или специалисты подразделения ДОУ вручили поручение сотруднику для исполнения;
- промежуточный контроль или напоминание о скором истечении срока выполнения;
- окончательная проверка исполнения;
- снятие документа с контроля;
- определение судьбы документа – подшивка в дело, отправка в архив, возвращение отправителю;
- сбор и анализ статистики;
- информирование руководства о результатах анализа, формирование предложений.
Постановка на контроль осуществляется в следующих вариантах:
- на бумажном носителе информации проставляется отметка;
- в журналах учета, бумажных и электронных, делается запись;
- в системе электронного документооборота проставляется метка в специальном поле.
Далее документ передается исполнителю. Если нет прямой необходимости работы с оригиналом или работник не является ответственным за хранение этого типа документов, например, претензии хранятся в юридическом отделе, а запросы налоговой инспекции в бухгалтерии, сотруднику передается копия. Он расписывается о ее получении, тем самым подтверждая свое согласие с поручением и уведомление о сроках его выполнения. Если в поручении указано несколько исполнителей, копии документов передаются каждому из них, а оригинал – ответственному лицу, оно обычно указывается в поручении первым.
При передаче документов между исполнителями обычно не требуется фиксации этого в журналах учета, за исключением случаев, когда на письме или договоре стоит гриф секретности.
В процессе исполнения регулярно производится напоминание об истечении срока работы с поручением. Оно делается сотруднику или структурному подразделению организации по телефону, в виде sms-сообщения или на электронную почту.
Если поручение предполагает длительный срок выполнения, напоминания делаются по определенному регламенту:
- для задач последующих лет (построить завод) – раз в год;
- для задач, рассчитанных на несколько месяцев, – раз в месяц;
- для заданий текущего месяца – раз в десять дней.
По истечении сроков проводится итоговый контроль. Исполнитель предъявляет результат работы – отправленное письмо, заключенный договор, поступление средств от контрагента, которому направлялась претензия. После этого поручение снимается с контроля.
Процесс контроля не может быть полностью автоматизирован. Сотрудник ДОУ обязан проверить не только сроки и факт выполнения поручения, но и его суть. Именно это делает необходимым принятие в организации регламента контроля исполнения документов и поручений.
Регламент контроля исполнения документов может существовать в виде отдельной внутренней инструкции или быть процессом, внедренным по умолчанию. Первый путь надежнее, он позволяет снимать вопросы, привлекать к ответственности за невыполнение не только поручений, но и внутренних положений, с которыми сотрудник был ознакомлен.
Организация, создавая собственный процесс контроля исполнения документов, должна определить цели, которых хотелось бы достичь.
Контроль ради контроля нецелесообразен, он должен:
- Систематизировать документы, облегчить процесс их поиска. На своем жизненном пути бумажный документ может находиться в подразделении ДОУ (управление документооборотом), у руководителя организации, в секретариате, у одного из исполнителей или в процессе передачи между ними, в деле, будучи подшитым в папку после завершения его исполнения. Если фактическое место нахождения электронного документа всегда можно определить в программе ЭДО, то путь бумажного должен отслеживаться «вручную»: компания в любой момент должна знать, где находится важное письмо или поручение.
- Предотвращать утрату документа. Отказ от отслеживания приводит к тому, что ошибка секретаря или невнимательность исполнителя становятся причиной утраты оригинала договора или письма, отправленного в корзину вместо ненужной копии. Такие случаи часты, существуют судебные решения, в которых отказ от предоставления подлинника, оригинала договора стал причиной проигрыша дела.
- Выявлять случаи неисполнения поручений. Исполнительская дисциплина гарантирует успешность бизнеса, и контроль исполнения документов призван определить наиболее и наименее ответственные подразделения и сотрудников, дав возможность принять кадровые решения или оптимизировать бизнес-процессы.
- Создать базу статистики по документам и исполнителям, анализ которой позволит решить различные вопросы бизнеса и менеджмента, например, определить время, затраченное на обработку документов наибольшей и наименьшей важности.
Время, затраченное на контроль, должно окупаться за счет в повышения результатов деятельности компании, ее успешности и конкурентоспособности.
Составление регламента контроля исполнения документов
Организация, исходя из собственных традиций составления нормативно-распорядительной документации, определяет, в какой форме будет создаваться регламент.
Традиционно в российских организациях используются следующие типы внутренних документов:
- Положение, устанавливающее общие нормы документооборота, определяющее ответственность исполнителей.
- Регламент, делающий упор на описание процессов движения документов.
- Инструкция, в основной части отвечающая на вопросы пользователей.
- Методика, рассказывающая о способах и методах обработки документов.
Обычно одновременно принимаются положение и вместе с ним регламент или инструкция, но можно ограничиться одним типом документа.
Регламент должен отвечать на следующие вопросы сотрудника компании:
- на какое подразделение или ответственное лицо возложена обязанность контроля за процессом исполнения документов в организации;
- какие документы и поручения и в каких случаях ставятся на контроль исполнения, каковы процедура их постановки на контроль, процесс уведомления об этом работника;
- этапы контроля исполнения документов;
- сроки исполнения документов, процедуры их сокращения или продления;
- формирование статистической информации, направление и порядок ее использования;
- внесение сведений по результатам контроля в учетные регистры;
- процедура осуществления контроля исполнения документов (постановка на контроль, предварительная и окончательная проверка хода исполнения документов, снятие документа с контроля, порядок информирования о выполнении поручения);
- основные этапы работы с исполнителями, выполняемые подразделениями ДОУ (проверка хода исполнения, напоминания о приближении срока исполнения, форма отметки о выполнении в бумажных и электронных регистрах учета);
- порядок уведомления менеджмента компании о результатах контроля и об исполнительской дисциплине.
Каждый из этих аспектов должен быть прописан максимально подробно, от этого зависит качество работы компании. Некоторые организации оформляют приложения к регламенту, в которых визуализируют бизнес-процессы в виде блок-схем или рисунков.
Регламент контроля исполнения документов стандартно разрабатывается подразделением ДОУ с участием юридического подразделения, а в случае внедрения в компании электронного документооборота – с участием IТ-отдела. Он согласовывается со всеми причастными бизнес-единицами организации – от отделов до филиалов. Поступившие замечания анализируются и учитываются в итоговой редакции. Далее регламент утверждается на уровне руководства компании и вводится в действие отдельным приказом. В приказе обязательно указываются необходимость ознакомления с документом сотрудников, формы и сроки осуществления этой задачи.
Что подразумевает срок исполнения документа
Сроки исполнения документов существуют в каждой организации и отображают временные рамки, в течение которых поручение или решение по данной деловой бумаге должно быть исполнено. При этом существует два вида: они могут быть как типовыми, так и индивидуальными.
Типовые сроки исполнения документов определяются постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452. Ознакомиться с данным документом более подробно вы можете по этой ссылке .
Из названий становится понятно, что типовые сроки исполнения документов устанавливаются определенными нормативными актами и законами. Данная категория имеет определенные временные рамки, в течение которых должны быть приняты определенные меры в отношении данной деловой бумаги.
К примеру, ярким представителем типовых сроков являются письменные обращения граждан в государственные сроки. По законодательству на их рассмотрение выделяется 30 дней. Более подробно о рассмотрении обращений граждан вы можете узнать .
Название индивидуальных сроков говорит само за себя. В данном случае время, отведенное на выполнение деловой бумаги, устанавливается непосредственно в рамках одной компании. Как правило данная категория закрепляется изданием соответствующего документа. В этом случае порядок и время рассмотрения определенных категорий деловых бумаг может быть закреплен в инструкции по делопроизводству. При этом установленный период выполнения документа может быть изменен только внесением соответствующего изменения в саму инструкцию.
Важно понимать, что сроки исполнения документов устанавливаются для того, чтобы унифицировать всю работу с документами в организации. Именно их наличие позволяет качественно и своевременно осуществлять работу в отношении входящей документации, выполнять поручения и приказы руководителя и т.д. Таким образом, наличие временных рамок помогает существенно регламентировать работу в отношении определенных категорий деловых бумаг.
Определение срока исполнения
Как уже было сказано выше, сроки исполнения могут быть типовыми или индивидуальными. Для определения типовых сроков секретарям удобнее всегда иметь под рукой перечень данных временных рамок. Наличие такой шпаргалки позволит не допустить срыва исполнения, что может привести к определенным последствиям, в том числе и административным наказаниям.
В случае, если речь идет о входящих документах, как правило, автор письма самостоятельно указывает срок, в течение которого требования по данной деловой бумаге должны быть выполнены. При отсутствии срока во входящем документе, он может быть проставлен в виде резолюции руководителем компании при рассмотрении деловой бумаги.
Вся документация с пометкой «Срочно» подлежит исполнению в течение 3 дней. При этом речь идет о календарных днях. В таком случае, если письмо с данной отметкой поступило в вашу организацию в пятницу, рекомендуем незамедлительно передать его исполнителю, так как срок его исполнения подойдет к концу уже в понедельник.
Также при нанесении резолюции на документ рекомендуем уточнять, в календарных или рабочих днях исчисляется указанный временной период. Подобное уточнение поможет исполнителю выполнить все требования точно в срок. Более подробно об использовании резолюции со сроком исполнения вы можете узнать .
При этом началом срока исполнения входящего документа является дата его поступления в вашу организацию. При работе с внутренней документацией началом срока принято считать тот день, когда деловая бумага была подписана, утверждена или в ее отношении было принято решение.
Автоматизированная система мониторинга
В последнее время многие предприятия используют в работе компьютерные программы, базы данных. Автоматизированные системы существенно облегчают деятельность организаций, экономят время сотрудников.
При регистрации документов постановка на контроль осуществляется автоматически при заполнении графы «Срок исполнения». Одновременно на сам документ может ставиться штамп о принятии его на контроль. Ее наличие в большей степени необходимо для исполнителя.
Для обеспечения ответственные сотрудники ежедневно обычно в начале дня проверяют перечень документов, время исполнения которых истекает в этот день. На предприятиях, использующих систему внутренней электронной почты, предупреждения об истекающих периодах отправляется на ПК исполнителя в автоматизированном режиме. Кроме того, можно настроить программное обеспечение так, чтобы соответствующие бумаги распечатывались автоматически.
Существуют индивидуальные и . Последние определяются законодательством. К ним, в частности, относят сроки выполнения поручений Правительства, руководителей исполнительных федеральных структур, парламентских запросов, гражданских обращений, постановлений/решений органов управления коммерческих организаций и так далее.
Индивидуальные сроки исполнения документов определяются, как правило, непосредственно в их текстах или в резолюции. Такого рода указания присутствуют, в частности, в нормативных и распорядительных бумагах, статистических и других отчетах.
Сроки исполнения документов могут определяться руководителем устно.
Определение срока исполнения
Как уже было сказано выше, сроки исполнения могут быть типовыми или индивидуальными. Для определения типовых сроков секретарям удобнее всегда иметь под рукой перечень данных временных рамок. Наличие такой шпаргалки позволит не допустить срыва исполнения, что может привести к определенным последствиям, в том числе и административным наказаниям.
В случае, если речь идет о входящих документах, как правило, автор письма самостоятельно указывает срок, в течение которого требования по данной деловой бумаге должны быть выполнены. При отсутствии срока во входящем документе, он может быть проставлен в виде резолюции руководителем компании при рассмотрении деловой бумаги.
Вся документация с пометкой «Срочно» подлежит исполнению в течение 3 дней. При этом речь идет о календарных днях. В таком случае, если письмо с данной отметкой поступило в вашу организацию в пятницу, рекомендуем незамедлительно передать его исполнителю, так как срок его исполнения подойдет к концу уже в понедельник.
Также при нанесении резолюции на документ рекомендуем уточнять, в календарных или рабочих днях исчисляется указанный временной период. Подобное уточнение поможет исполнителю выполнить все требования точно в срок. Более подробно об использовании резолюции со сроком исполнения вы можете узнать .
При этом началом срока исполнения входящего документа является дата его поступления в вашу организацию. При работе с внутренней документацией началом срока принято считать тот день, когда деловая бумага была подписана, утверждена или в ее отношении было принято решение.
В отношениях между работником и работодателем достаточно много моментов, которые связаны с направлением либо получением каких-либо документов. Вместе с тем сроки направления корреспонденции в этом случае служат скорее точками отсчета, связанными с наступлением определенных юридических фактов, возникновением прав, обязанностей.
Пример 6
Направление уведомления о необходимости забрать трудовую книжку
Свернуть Показать
Направление уволенному работнику уведомления о необходимости забрать трудовую книжку прекращает длящееся нарушение, которое условно можно назвать «незаконное удержание трудовой книжки». До направления такого письма, вне зависимости от причин, по которым книжка осталась у работодателя, он считается виновным в ее удержании. Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за это (см. ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).