16.02.2023

Замещение должности — это что такое? Положение, особенности проведения конкурса

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Замещение должности — это что такое? Положение, особенности проведения конкурса». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Сроки и другие особенности хранения штатного замещения

2. Неувольняемые работники.

3. Уведомление сокращаемых работников

4. Приказ об увольнении.

5. Штатная расстановка: образец

6. Что такое штатная расстановка?

7. фактически замещено штатных единиц что это значит

8. Штатное замещение: образец заполнения и важные нюансы процедуры

9. Как определяется штатная численность организации

10. Унифицированная форма Т-3

11. Виды численности персонала

12. Топ‑8 ошибок при составлении штатного расписания

В процессе ведения штатной расстановки организации ответственные за это лица вправе всячески корректировать и видоизменять документ. Главное – чтобы это делалось в рамке его структуры, а она оставалась неизменной. Проще говоря, кадровики могут вычеркивать из замещения уволенных сотрудников, менять их зарплату и осуществлять подобные действия, но при изменении табличной структуры документа необходимо провести его полную замену.

Сроки и другие особенности хранения штатного замещения

Как и любая хозяйственная документация, штатная расстановка имеет свой срок хранения. Определен он в отмеченном ранее Приказе и составляет целых 75 лет. По истечению данного периода времени документ должен быть уничтожен и при необходимости заменен.

Если же в процессе деятельности предприятие вело штатное замещение, но позже отказалось от него, то сразу избавляться от документа не стоит. По закону расстановку нужно поместить в архив и продержать там положенный срок. Естественно, проверять соблюдение подобных норм никто не будет, но для реализации законодательных формальностей все же отказываться от них не стоит.

Неувольняемые работники.

Третьим этапом будет определение работников, не подлежащих увольнению по инициативе работодателя.

Согласно ст. 261 Трудового кодекса РФ законом запрещено расторжение трудового договора по п. 2 части 1 ст. 81 Трудового кодекса РФ (сокращение численности или штата работников) со следующими работниками:

с беременной женщиной, при этом вне не зависимости от того, знал ли работодатель о беременности сотрудницы или нет – увольнение ее по сокращению штата будет признано незаконным.
с женщиной, имеющей ребенка в возрасте до трех лет,
с одинокой матерью, воспитывающей ребенка-инвалида в возрасте до восемнадцати лет или малолетнего ребенка – ребенка в возрасте до четырнадцати лет,
с другим лицом, воспитывающим указанных детей (ребенка-инвалида в возрасте до восемнадцати лет или малолетнего ребенка – ребенка в возрасте до четырнадцати лет) без матери,
с родителем (иным законным представителем ребенка), являющимся единственным кормильцем ребенка-инвалида в возрасте до восемнадцати лет либо единственным кормильцем ребенка в возрасте до трех лет в семье, воспитывающей трех и более малолетних детей, если другой родитель (иной законный представитель ребенка) не состоит в трудовых отношениях.

Уведомление сокращаемых работников

Компания должна уведомить работников о предстоящем увольнении в связи с сокращением численности или штата работников организации персонально и под роспись не менее чем за два месяца до увольнения. Именно поэтому первый этап должен начаться ранее, чем за два месяца до вступления в силу изменений в штатное расписание, в противном случае работодатель может не успеть провести мероприятия, указанные во 2-4 этапах.

Законом предусмотрены категории работников, для которых срок предупреждения о предстоящем сокращении составляет меньший период. К ним относятся работники, заключившие срочный трудовой договор (на срок до 2 месяцев) – их об увольнении работодатель обязан уведомить за 3 дня до увольнения, и сезонные работники – их работодатель уведомляет за семь календарных дней.

Уведомление составляется в двух экземплярах, работник оставляет себе свой экземпляр и расписывается в получении на экземпляре работодателя. В том случае, если работник отказывается от получения уведомления о предстоящем увольнении – работодателю рекомендуется составить соответствующий акт.

Одновременно с выдачей уведомления о предстоящем сокращении работодатель обязан предложить работнику другую имеющуюся работу (вакантную должность). Частью третьей статьи 81 Трудового кодекса РФ особо предусмотрено, что увольнение по сокращению допускается, если невозможно перевести работника с его письменного согласия на другую имеющуюся у работодателя работу (как вакантную должность или работу, соответствующую квалификации работника, так и вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу), которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья. При этом работодатель обязан предлагать работнику все отвечающие указанным требованиям вакансии, имеющиеся у него в данной местности. Обратите внимание, что предлагать нужно и нижестоящие должности, если работник может их выполнять. Чаще всего именно нарушение процедуры увольнения в части предложения вакансий влечет такие негативные последствия, как восстановление уволенного работника на работе.

Во избежание нарушений рекомендуется в уведомлении о сокращении сразу же указывать вакансии, которые могут быть предложены работнику.

Важно обратить внимание на то, что работодатель обязан предлагать работнику вакантные должности не только в день уведомления о предстоящем сокращении, но и в течение всего срока предупреждения об увольнении, если появляются новые вакансии, поскольку законодателем ставится перед работодателем задача не формально однократно предложить работнику имеющиеся вакансии, но именно трудоустроить работника.

Если же вакантных должностей нет или работник не может исполнять обязанности по имеющимся вакансиям, то у работодателя не возникает обязанности трудоустраивать работника, но в таком случае в уведомлении нужно отразить данный факт, что у работодателя нет вакантных должностей, которые могли бы быть предложены в порядке трудоустройства.

Приказ об увольнении.

Девятым этапом работодатель издает приказ об увольнении работника, вносит об этом запись в трудовую книжку и выдает ее работнику в день увольнения (если трудовая книжка ведется в бумажном виде), производит с работником полный расчет и выплачивает выходное пособие.

Обратите внимание, что согласно ст. 81 Трудового кодекса не допускается увольнение работника по инициативе работодателя (за исключением случая ликвидации организации либо прекращения деятельности индивидуальным предпринимателем) в период его временной нетрудоспособности и в период пребывания в отпуске. Следовательно, если дата увольнения попадает на период отпуска или болезни, то нужно ее перенести на первый рабочий день после окончания данного периода.

Что ещё нужно учесть в отдельных случаях?

Каким образом происходит замещение муниципальных должностей? Чтобы ответить на данный вопрос, достаточно понимать, что к муниципальным лицам относятся только те, кто не получил должность выборным путём либо получил её путём муниципальных выборов. К примеру, депутат не является муниципальным лицом, поскольку он был выбран иными выборами. И в данных случаях существуют определённые требования к лицу, которое будет замещать то или иное должностное лицо.

Здесь весомым фактором является и профессиональное образование, и стаж работы на муниципальной должности, и наличие определённых навыков и качеств, необходимых для осуществления рабочего процесса на желаемой должности. Естественно, что кандидатов может быть несколько, и это вполне обычное явление. Тогда организовывается проведение конкурса на замещение должности, где по определённым критериям выбирается наиболее подходящий кандидат. К слову, таким способом можно выбрать профессионала во всех смыслах, а его задачей будет показать, что данный выбор был верным.

Штатная расстановка: образец

В данном материале вы можете и бланк штатной расстановки, а также узнать о некоторых особенностях заполнения этого документа. Штатная расстановка может пригодиться в работе человеку, который занимается кадровой работой.

Форма такого документа как «штатная расстановка» не утверждена. Однако, на практике, форма штатной расстановки, чаще всего, формируется на основании формы № Т-3.

В эту форму просто добавляют столбца, в который вносятся фамилии, имена, отчества работников, занимающих определенные должности.

Имея в отделе кадров такой документ довольно просто можно посмотреть наличие вакантных должностей, а также закрытие штатных единиц при приеме на работу совместителя или если одна должность делится между несколькими работниками.

Законодательство не обязывает работодателей вести штатную расстановку. Это делать они могут исключительно на свое усмотрение.

При этом данный документ может быть вестись как в электронном виде (например в Excel или Word), так и в бумажном виде. Вести штатную расстановку и поддерживать ее в актуальном состоянии довольно просто (даже если такая работа не автоматизирована).

Кадровику достаточно внести все сведения о работниках (например, дата выхода из длительных отпусков или наличие инвалидности и др.) в форму штатной расстановки.

Чем подробнее будет штатная расстановка, тем больше будет от нее пользы. Например, на основании штатной расстановки можно формировать отчеты для руководства по различным вопросам. Например, директор может периодически уточнять, кто и из работников находится в данный момент в отпуске. С применением штатной расстановки подготовить отчет с данной информацией не составит труда.

Далее мы приводим образец штатной расстановки.

На наш взгляд, подобный образец вполне пригоден для обычной работы. Если же вы хотите сделать иной вариант, то можете просто добавить в него нужные вам графы (или исключить лишние).

На основе нашего образца вы можете отразить, какие единицы в штатном расписании заняты, с указанием Ф.

Что такое штатная расстановка?

В силу закона каждая компания ведет ряд обязательных и вспомогательных документов на локальном уровне, которые позволяют не только эффективно использовать трудовые ресурсы, но и анализировать их приток либо отток. Одним из таких документов является штатная расстановка, которая дает возможность в режиме единственной формы отследить множество нюансов кадровых процессов.

В частности, в расстановке отражаются следующие данные:

размер окладов и надбавок;
количество штатных единиц с одновременным по фамильным списком работников;
дополнительные сведения, к примеру, совместительство либо же принадлежность сотрудника к льготной категории;
сведения о приеме, переводе либо увольнении.

То есть всего в одном формуляре содержатся все сведения о кадровых ресурсах компании, начиная от фактической численности тружеников и заканчивая вилкой окладов, не говоря уже о фиксации инвалидов либо несовершеннолетних, а также мамочек в декрете и других категорий, специфика труда которых имеет некоторые отличия.

фактически замещено штатных единиц что это значит

Как и любая хозяйственная документация, штатная расстановка имеет свой срок хранения. Определен он в отмеченном ранее Приказе и составляет целых 75 лет. По истечению данного периода времени документ должен быть уничтожен и при необходимости заменен.

Что же собой представляет данное понятие? Замещение должности – это способ получения работником определённого должностного статуса, который оформляется через специальное назначение. Безусловно, подобный статус работник может приобрести как на постоянной основе, так и временно. Все зависит от условий, которые предлагает компания.

И тут количество вариантов разнообразно. Работник может замещать сотрудника, который находится в отпуске, в том числе и в декретном. Помимо этого, существует и ряд других примеров: основной работник ушёл на пенсию (в отставку), его уволили за несоблюдение каких-либо правил и т. д. И подобные примеры могут касаться замещения вакантной должности как государственной службы, так и гражданской. Притом замещающий работник может указываться в документах как ИО или ВРИО, где первая аббревиатура означает «исполняющий обязанности», а вторая – «временно исполняющий обязанности». Если существуют такие обозначения, то данный работник находится на этом посту лишь временно. Значит, на данное место со временем может быть назначен другой человек.

Штатное замещение: образец заполнения и важные нюансы процедуры

В зависимости от потребностей бизнеса предприниматель меняет кадровый состав предприятия. Число сотрудников, которые требуются для успешной работы компании, определяют с помощью подсчета штатной численности. Как рассчитать и где применить этот параметр, рассмотрим далее.

В нашу редакцию нередко поступают вопросы, касающиеся ведения такого важного кадрового документа, как штатное расписание. Ответы на наиболее актуальные из них мы представили в данной статье.

Отмечу, что обязанности указывать размер зарплаты в штатном расписании нет. Ранее было такое требование — в утратившем силу постановлении Минтруда и соцзащиты от 28.04.2006 N 54, где форма штатного расписания предусматривала итоговый должностной оклад (ставку) и порядок их расчета.

Согласно другой точке зрения работодатель самостоятельно решает вопрос о необходимости ведения штатного расписания. Обоснованием такой позиции служат следующие аргументы.

Одна штатная единица соответствует одной ставке. Числа в этой графе необязательно должны быть целым. Например, сотрудников, которые работают на полставки, помечают в штатном расписании цифрой 0,5.

Это возможно, только, если из документа будет видно, что совокупная зарплата — с учетом надбавок и доплат (графы 6-8) больше или равна МРОТ.

Только одна ст. 194 ТК требует иметь в организации штатное расписание, причем применительно к внутреннему трудовому распорядку. Главный столбец в штатном расписании — количество штатных единиц. Важно правильно указать наименование должности, профессии.

ТК РФ. Вы должны обосновать эти различия документально, например, показав комиссии должностные обязанности, которые отличаются объемом работы, ответственностью и так далее.

Такая же ситуация может быть и в отношении категорий. Поэтому лучше категорию указать отдельной графой в штатном расписании, а не объединять наименование должности с категорией. Как правило, штатное расписание делится на главы, разделы исходя из структуры организации. При этом в разных главах могут быть разные столбцы.

Плановая выработка в час на одного сотрудника составит 4 327 рублей/час (755 000 / 1 047 × 6 мес.).

Отчеты по форме 14 С, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, формируются и представляются в Министерство финансов Российской Федерации на бумажном носителе, подписанном руководителем (уполномоченным лицом), с соблюдением законодательства Российской Федерации о защите государственной тайны.

В таких условиях разработку проектов изменений делегируют руководителям на местах. При этом действуют поэтапно.

Для работодателя штатное расписание является весьма удобным «инструментом», выполняющим сразу несколько функций.

Зачастую и налоговые органы при проведении выездных проверок запрашивают штатное расписание организации. К примеру, в решении Арбитражного суда г. Москвы от 28.04.2007 г. по делу № А40-4332/07-117-33 отмечается, что «Налоговый кодекс РФ возлагает на налогоплательщика обязанность представлять по требованию налогового органа документы и сведения, необходимые для налогового контроля.

Вам нужен работник на определенный период времени? Вы можете:

принять его по договору ГПХ — проследите, чтобы в договоре не было признаков бессрочной работы;
ввести в штатное расписание необходимые должности — вы можете не указывать, что она временная, или указать в примечании, что должность замещается на определенный срок.

Если работникам с одноименными должностями установить разные оклады, возможны споры с контролирующими органами. Это может быть расценено как дискриминация при установлении условий оплаты труда.

Избыточная численность со знаком минус (–1) означает, что на данную ставку могут перевести сотрудника либо объем работ выполнят имеющиеся сотрудники, которым предоставят совместительство или выплатят надбавку за повышенный объем работы.

Самое главное, что нужно проверить, чтобы реквизиты были заполнены. И были заполнены правильно.

Как определяется штатная численность организации

Подробности в материалах Системы Кадры: Ситуация: Как определить штатную численность сотрудников организации или подразделения Штатную численность сотрудников организации или отдельного подразделения определяет ее руководитель в соответствии со структурой организации, ее функциями и уровнями управления.

По общему правилу работодатели свободны в определении как штатного состава по должностям и профессиям, так и численности сотрудников, выполняющих ту или иную трудовую функцию. При этом для отдельных видов деятельности, а также учреждений и организаций существуют законодательно установленные нормативы численности, обязательные для исполнения.

Инспекции Федеральной налоговой службы используют эту информацию для контроля за способом подачи деклараций и оснований для использования специального налогового режима. По способам подачи деклараций есть ограничения:

электронный вариант через оператора ЭДО – для юрлиц со штатом свыше 100 человек;
электронный или бумажный на выбор – для налогоплательщиков со штатной численностью меньше 100 человек.

Что касается спецрежимов, то упрощенная система разрешена налогоплательщикам, если штат не превышает 100 человек. Для работы на патентной системе допускается максимум 15 сотрудников.

Сведения заполняются и сдаются на бланке, состоящем из одного листа (форма по КНД 1110018). В нем указываются:

ИНН;
название компании;
Ф.И.О. предпринимателя;
инспекция, в которую сдается форма;
годовая численность;
даты (1 января или 1 число месяца).

Достоверность и полнота предоставленной информации подтверждается подписью предпринимателя, руководителя компании или уполномоченного лица, печатью. В соответствующие графы вносятся данные в целом по предприятию – отдельно делать расчеты для филиалов и обособленных подразделений не нужно.

При расчете учитываются только те сотрудники, для которых работа в конкретной компании является основной. Работы по совместительству и гражданско-правовым договорам в расчет не берутся. В расчет также не включаются сотрудники в отпусках:

декретном;
по уходу за ребенком;
неоплачиваемом учебном.

С 1 января 2018 года в Правила расчета среднесписочной численности внесено уточнение – оно распространяется на штатных специалистов, находящихся в декрете и отпуске по уходу за ребенком. Они включаются в ССЧ, если работают на условиях неполного рабочего дня или на дому, но с сохранением права на получение социального пособия.

Управленцы обязаны вести учёт сотрудников и отчитываться контролирующим органам о количестве персонала. Обычно движение по сотрудникам отражается за отчётный период.

Чаще всего сведения передаются в виде справки, заполняемой уполномоченным лицом фирмы. Документ составляется в свободной форме, но обычно порядок написания отражён ЛПА. Для предоставления ССЧ в налоговую используется форма, приложенная к Приказу ФНС ММ-3-25/174.

Унифицированная форма Т-3

Как правило, с шапкой документа сложностей не возникает. Здесь все достаточно просто и понятно, но главное, это не забыть о необходимости внести информацию о приказе по штатному расписанию.

Значительно больше вопросов всегда вызывает формирование таблицы, где вводятся данные о должностях, количестве сотрудников и заработной плате.

В строке о структурных подразделениях необходимо указать филиал, цех либо отдел, к которому относится определенная должность.

Если компания небольшая и не имеет подобных разделений, ставится прочерк. Если структурные подразделения все же имеются, то указывается и их код.

Это цифра, по которой можно определить подчиненность подразделения основной организации. Таким образом, можно проще разобраться со структурой компании.

В следующем столбике указывается должность. Ее название обязательно должно соответствовать квалификационному справочнику. Данное требование прописано в 57 статье Трудового Кодекса. Но существует и ряд профессий, которые определяются по реестру должностей. Речь идет о муниципальных работниках, госслужащих и членах избиркома.

Далее указываются данные о штатной единице по определенной должности. То есть, то количество человек, которое необходимо предприятию, должно быть прописано в отдельном столбце. Здесь нужно указать и полные штатные единицы, и не полные.

Что касается внесения информации о заработной плате, то она указывается в полном объеме, то есть, без вычетов и налогов, которые после будут сняты с работника. В некоторых предприятиях вносятся данные о заработке сотрудников за час, а других за месяц. Главное — это указать временной период, чтобы не возникало путаницы и недоразумений.

В некоторых случаях, когда для работника на определенной должности не полагается фиксированная ставка, в графе о тарифе может быть указан процент либо коэффициент трудового участия. В некоторых случаях вместо стандартного тарифа с окладом указывается коэффициент распределения прибыли, если это предусмотрено трудовым договором, соглашением либо иным соответствующим документом.

Далее события развиваются следующим образом:

Уведомление сотрудников, попавших под сокращение, — не позднее 2 месяцев до увольнения. Документ вручается каждому из них под роспись. Обязательно содержит обоснование решения и дату увольнения. Здесь также перечислены должности, на которые может перейти работник, имея на то желание. По ТК РФ они должны предлагаться вплоть до дня увольнения.
Если работник соглашается на альтернативу, то оформляется перевод. Нет — увольнение по ст. 81 (п. 2, ч. 1) ТК.
Уведомление профсоюзной организации и службы занятости за 2 месяца до увольнения. Если прогнозируется массовое сокращение — за 3 месяца.

Виды численности персонала

Вам нужно знать, что существуют различные типы численности сотрудников, которые по-разному отражаются в налоговой декларации и других отчетах.

Виды численности сотрудников:

1. Нормативная численность.

Определяется нормами труда и объемом необходимых к выполнению работ. Ее значение должно быть идеализировано.

2. Плановая численность.

Она чуть более реалистична относительно текущего времени, чем нормативная, но все же приближена к ней. На такую численность влияют факторы производительности труда, переменчивая специфика самой организации.

3. Штатная численность.

В состав входят лишь те сотрудники, которые установлены штатным расписанием предприятия. К ним не относятся сезонные работники.

4. Фактическая численность работников.

Устанавливается на конкретную дату и включает всех фактически работающих на предприятии сотрудников.

5. Явочная численность.

Включает всех тех сотрудников, которые находятся на своем рабочем месте.

6. Среднесписочная численность.

Такой показатель высчитывается за отчетный период в виде среднего значения количества сотрудников, выполнявших работу полный или неполный день, относительно отработанного ими времени.

Топ‑8 ошибок при составлении штатного расписания

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

Образец приказа по штатному расписанию и Чек‑лист для проверки кадровика 509.8 КБ

В шапке документа нужно указать информацию об организации.

Это стандартная информация, которую указывают почти в каждом документе организации:

Полное название организации и код ОКПО (Код организации — восемь знаков кода по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
Номер документа.
Дата составления документа.
Период действия и начальная дата.
Реквизиты приказа об утверждении штатного расписания.
Общее количество штатных единиц.

Штатное расписание — это обезличенный документ. В нем нет фамилий и персональных данных работников. Это всего лишь информация о численности работников, их должностях, уровне оплаты труда, общем ФОТ и т.п.

В форме штатного расписания всего 10 граф. Заполнить их несложно.

Графы	Что заполнять
1 и 2 «Структурные подразделения», «Код»	Структурные подразделения – это отделы, департаменты, цеха и т.п. Код структурного подразделения заполняется в соответствии с классификатором, в котором они расположены по функциональной важности. Если классификатора нет, коды можно присвоить подразделениям, расположенным в алфавитном порядке или по иному принципу. Коды вы можете присвоить свои, любые.
3 «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория), квалификация	Впишите названия должностей. На практике работодатели могут использовать любые названия должностей, даже самые нестандартные. Тем более, что со временем появляются новые профессии и виды работ. Но. Не стоит свои правом выбора должностей злоупотреблять. Лучше придерживаться здравого смысла и указывать понятные наименования должностей и профессий. Единственное, что нужно важно знать – нельзя менять должности и профессии, по которым установлены социальные или пенсионные льготы. Названия таких должностей нужно взять из классификатора должностей или профстандарта.
4 «Количество штатных единиц»	Количество единиц указывают по каждой должности. Это могут как целые числа, таки дробные. Например, 0,5 означает, что работник принимается на полставки.
5 «Тарифная ставка (оклад)»	Оклад нужно указать напротив каждой должности. Для работников на полставки и т.п. нужно указать оплату за полную ставку. С учетом того, что в графе 4 будет указано 0,5 (или другой показатель), все это будет означат, что работник получает часть от оклада.
6-8 «Надбавки»	В этих графах нужно указать все надбавки, положенные по этой должности. Это могут быть: персональные надбавки; надбавки за стаж работы в компании или в отрасли; надбавки за работу с секретными сведениями; доплата за вредные условия работы. Например, на Крайнем Севере у каждого работника будет минимум две доплаты: районный коэффициент и процентная надбавка. Суммировать надбавки нельзя. Каждую указывают в отдельной графе. Если трех граф недостаточно для всех хватает для перечисления бланк, добавьте еще несколько граф. Надбавок может и не быть.
9 «Всего в месяц»	В этой графе должна быть указана зарплата за месяц. Это сумма граф 5-8 умноженная на количество штатных единиц из графы 4.
10 «Примечание»	Здесь при необходимости можно сослаться на Положение об оплате труда, если штатное расписание невозможно внести все условия оплаты.