Инструкция: составляем письмо на возврат товара поставщику
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инструкция: составляем письмо на возврат товара поставщику». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Представьте, что вы владелец небольшого продуктового магазина и вам привезли просроченный кефир на реализацию. Как оформить возврат поставщику товара с истекающими сроками годности? В этом случае вы можете просто не принимать испорченные позиции. Достаточно подкорректировать приходную накладную — без документального оформления возврата некачественного товара поставщику. То есть если он готов забрать обратно просроченные продукты, то из товарной накладной ТОРГ-12, которую он привез, вы можете вычеркнуть необходимые позиции — те, что с браком. Обратите внимание, что исправления в приходном документе делаются обязательно в присутствии поставщика или его представителя — экспедитора или водителя, наделенного правами материально-ответственного лица. Этот человек должен поставить рядом с вычеркнутой позицией подпись и забрать некачественный товар.
Когда можно вернуть товар поставщику
Законодательно срок, в течение которого покупатель отказывается от товара, не установлен. Стороны применяют условия о разумности, учитывая особенности предмета поставки. Если продукция имеет ограниченный срок действия, во внимание принимают время на забор и доставку груза до поставщика с возможностью дальнейшей реализации или использования. Рассмотрим примеры из судебной практики, в которых упоминается возврат товара покупателем поставщику с указанием причин:
- при исполнении контракта поставщик нарушил условия о качестве и сроке передачи. В качестве подтверждения поставщик предоставил накладные и экспертное заключение — Постановление Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 19.07.2018 № Ф01-2645/2018 по делу № А38-9663/2017;
- поставщиком поставлен двигатель. При техническом осмотре двигателя выявлено, что он имеет следы ремонта. В нарушение условий заключенного контракта осуществлена поставка двигателя, собранного из восстановленных узлов и агрегатов, — Постановление Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 12.03.2018 № Ф02-433/2018 по делу № А10-1019/2017;
- поставщиком передано молоко ненадлежащего качества. В подтверждение предъявляется акт проверки достоверности и заключения торгово-промышленной палаты — Постановление Арбитражного суда Дальневосточного округа от 04.03.2021 № Ф03-5903/2020 по делу № А73-4860/2020.
Возврат бракованного товара поставщику после приемки
Существуют ситуации, когда вы не можете сделать возврат бракованного товара поставщику сразу, хотя брак и был обнаружен в момент приемки. Например, поставка была из другого региона, и транспортная компания — подрядчик продавца по доставке — ничего не принимает обратно. Здесь все сложнее, в том числе и документальное оформление возврата бракованного товара поставщику. Вам, несмотря на брак, придется принять продукцию по накладной ТОРГ-12, оформить акт о расхождении по количеству и качеству и поместить товарно-материальные ценности у себя на складе. И только после этого написать претензию и ждать ее рассмотрения поставщиком. Рассмотрим процесс подробнее.
Чтобы начать процедуру документированного возврата бракованного товара, надо при представителе поставщика или транспортной компании заполнить Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей по форме ТОРГ-2. Он подтверждает неликвидность товара и является основанием для написания претензии к поставщику.
Оформление корректного возврата любого некачественного товара поставщику, важные документы
Покупатель должен сообщить подрядчику об обнаружении ненадлежащих деталей партии сразу. Если не следовать этому правилу, установленному 483 ст. ГК, продавец вправе не принимать возвращенное имущество.
Например, если организация приняла поставку без проверки, не сообщила о недостатках, то требования не удовлетворят даже суд.
Согласно ст. 514, если потом все отправится обратно, получатель обязан разместить на ответственное хранение все целиком. В его задачу будет входить обеспечение сохранности коробок до момента, когда грузоотправитель заберет их. Если производитель согласен с имеющимися дефектами и вывозит партию, то стороны заключают:
-
акт выявления несоответствий (допускается оформлять по форме ТОРГ-2);
-
возвратную накладную (в качестве основы подойдет ТОРГ-12).
Если цель отправки продукции продавцу заключается в замене некритичных элементов комплектации или устранении других мелких недочетов, то все должно проводиться письменно. Следует согласовать и указать в документации дни или недели, в которые отправитель груза обязуется заменить дефектные детали, доукомплектовать или поменять части.
Когда продавец отрицает вероятность появления нарушений, не вывозит и не соглашается менять брак, оформляются доказательства:
-
претензия;
-
протокол, в соответствии с которым отбирались пробы для экспертизы;
-
письменное или отправленное заказным письмом предложение участвовать в проверке;
-
заключение экспертов.
Нельзя забывать, что акт об изъянах, написанный только предприятием получателя, лишь в ограниченном количестве случаев служит доказательной базой. Это функционирует, если при заключении контракта обе стороны подписали согласие на применение подобной инструкции. Если это не составлялось, то доказательством это не будет.
Как оформляется в разных случаях
Что делать, если привезли уже просроченное молоко или торт под реализацию — отправлять назад. Но следует корректно составить бумаги. Документальное оформление возврата товара поставщику не понадобится, если это проверенный партнер, который гарантирует все заменить в кратчайшие сроки.
Если грузоотправитель не против забрать брак, который отправил его невнимательный сотрудник, то можно даже не писать дополнительных документов. Достаточно вычеркнуть позиции из счет-фактуры, которые не будут приняты на баланс предприятия. Водитель загрузит их обратно в машину и отвезет на склад, с которого они приехали.
В учете они отражаться не будут. Но представитель второй стороны также должен поставить свою подпись, так он подтвердит, что процедура прошла с его участием. В течение 5 рабочих дней грузоотправитель присылает новый документ с скорректированными цифрами.
Если отношения с подрядчиком доверительные и сотрудничество идет уже много лет, допускается и более простой вариант. Получающая сторона подписывает счет-фактуру без изменений, звонит отправителю и рассказывает о некачественной поставке. Он обещает допоставить качественную продукцию в короткие сроки.
Последний способ хорош отсутствием волокиты, возможных неувязок и быстрым проведением операций через базу. Но пользоваться им рекомендуется только в работе с проверенным контрагентом.
Как оформить покупателю возврат товара поставщику
Возврат товаров поставщику сопровождается возвратной накладной (например, по форме N ТОРГ-12 с отметкой: «Возврат товаров») или актом возврата товаров поставщику.
Документы на возврат товара от покупателя поставщику передаются вместе с возвращенным товаром.
Кроме этого покупатель направляет поставщику письмо (претензию) с требованием принять возвращенные товары с указанием причины их возврата.
Если возврат товара поставщику производится по доверенности, то в этом случае при ее оформлении можно воспользоваться формой № М-2 (п. 2.1.4 Методических рекомендаций, утв. Письмом Комитета РФ по торговле от 10.07.1996 N 1-794/32-5).
При этом покупателю выставлять счет-фактуру на возврат товаров не нужно.
Условия возврата товара
Опираясь на требования, описанные выше, даже оформляя возврат на технически сложный товар, вы можете претендовать на выплату продавцом стоимости товара только в том случае, если реализуются сразу три условия. Брак на товаре был обнаружен в течение срока гарантии, годности или службы. Если на изделие, коробке, чеке не выделен данный временной промежуток, вы можете его определить самостоятельно, в разумных пределах, но не более двух лет. Причиной дефекта должен быть обязательно брак заводского типа или любая другая проблема, не связанная с покупателем товара.
Продавец может начать утверждать, что причина появления проблемы – неправильное хранение, использование товара покупателем. В таком случае он может самостоятельно провести независимую экспертизу. Если эксперт вынесет заключение, что виноват покупатель, то он либо оспаривает документ, либо оплачивает работу мастерской.
Как правильно написать письмо, содержащее требование о возврате купленной продукции обратно
Прежде чем направлять уведомление о возврате товара, необходимо провести его осмотр совместно со вторым участником сделки.
Официальный вызов на осмотр недостатков необходимо осуществить в письменной форме путем направления по почте (на юридический адрес) или вручения нарочно соответствующего уведомления. В ряде случаев этого может быть достаточно – поставщик составит акт и при подтверждении факта дефектов примет товар обратно.
Если поставщик не является на осмотр, тянет с ответом или отказывается признать факт наличия дефектов, составляется письменная претензия. К ней необходимо приложить всю предыдущую переписку (если она была), документы по сделке (договор, накладные и прочее), акт осмотра/выявленных дефектов.
Описанная выше процедура является логически правильной, последовательной, позволяющий получить удовлетворение требований на каждой из стадий в зависимости от ситуации.
Замена бракованного товара
Сразу отметим, что в подобных ситуациях невозможно однозначно квалифицировать операции, проводимые в рамках замены брака.
С одной стороны, замена бракованного имущества не признается отдельной сделкой, а осуществляется в рамках первоначального договора поставки. На этом основании Минфин РФ, предоставляя разъяснения в части налогового учета, делает вывод, что в налоговом учете организации-покупателя не происходит ошибок (искажений), следовательно, не возникает доходов и расходов (письма от 03.06.2015 № 03-07-11/31971, от 14.06.2016 № 03-03-06/3/34278). Таким образом, ведомство считает, что никаких корректировок в налоговом учете делать не нужно.
Но заметим, что в более ранних письмах Минфин рассуждал по-другому. Например, в письме от 29.04.2008 № 03-03-05/47 чиновники поясняли, что при возврате товара ненадлежащего качества следует скорректировать доходы/расходы, а передачу нового товара в обмен на бракованный следует учитывать как новую операцию по реализации товара. Нам этот подход представляется наиболее правильным, ведь в рассматриваемой ситуации можно говорить о том, что первая реализация в части брака фактически не состоялась, в результате чего покупателю поставляется новый товар.
Поэтому и в бухгалтерском, и в налоговом учете, по нашему мнению, необходимо отражать две эти операции по отдельности. Возврат – посредством сторнирования ранее отраженной выручки (и, соответственно, покупной стоимости бракованного товара), а новую поставку – посредством отражения новой операции по реализации. Учитывая наличие сопутствующих расходов (таких как таможенные платежи, страхование доставки и пр.), которые компания наверняка повторно понесет при получении импортного товара на замену брака, величина покупной стоимости будет отличаться. И именно эта стоимость в учете, как мы считаем, и должна уменьшать доход от реализации.
Причем отметим, что ситуация, когда покупатель при приемке выявляет брак, но не возвращает его продавцу, а по согласованию с ним утилизирует, фактически приравнивается к возврату бракованного товара. Продавец сам распорядился браком — дал указания покупателю о его утилизации.
В каких случаях клиенты отказываются от заказов и могут вернуть их после покупки
Клиент вправе отказаться от приобретенных товаров без лишних объяснений, например, из-за того, что передумал. Если это произошло до получения, то заказ отменят, после – оформят возврат. Номинально существуют несколько причин для возврата товара:
- не соответствует описанию: другой цвет или рисунок, габариты, неправильные характеристики на торговой платформе;
- имеет неполную комплектацию, например, смартфон без зарядного устройства;
- получена подделка, а не оригинальная продукция;
- позиции ненадлежащего качества: фабричный брак, дефекты;
- нарушение товарного вида и деформированная, помятая упаковка;
- истекший срок годности и повреждения, полученные при доставке.
Однако клиенты нередко идут на хитрости, что особенно актуально для позиций с примеркой (обувь, одежда): заказывают модели разного размера, но выкупают лишь одну, которая хорошо села по фигуре, а остальные отправляют продавцу. Для потребителей, возвращающих товары надлежащего качества после покупки, действуют следующие условия:
- товарный вид сохранен: отсутствуют потертости, царапины и прочие следы использования;
- бирки не срезаны, заводская упаковка и этикетки – в идеальном состоянии;
- на телевизор, смартфон и другие устройства не установлены новые программы (с активацией);
- в наличии есть все единицы комплекта.
Можно ли вернуть обратно часы, качество которых соответствует заявленному
Если потребуется возврат товаров надлежащего качества, то шансов заставить вернуть деньги, практически нет. Всё дело в том, что хронометры различных модификаций внесены в список технически сложных товаров. Технически сложные товары — в перечень изделий, которые не подлежат возврату или обмену. То есть закон не обязывает заменить эти изделия по желанию покупателя, как это можно сделать с другими товарами.
Можно ли вернуть часы, в магазине, на онлайн-площадке или в торговом центре путём переговоров с продавцом? Этот вариант не даёт 100% успеха. Однако воспользоваться им стоит. Насколько эффективной будет переговорная позиция зависит от доброй воли продавца. Закон в данном случае на стороне производителей.
Однако не следует забывать, что шумиха вокруг продажи товаров с изъяном, даже небольшим, может заставить искать компромиссы. В глазах покупателей, фирма потеряет статус надёжного поставщика, утратит доверие контрагентов и в конечном счёте – получить немалый финансовый ущерб.
Обязанности магазинов по гарантийному обслуживанию
В большинстве случаев, когда ломается холодильник на гарантии, хозяева оборудования хватаются за голову, потому что не знают, что делать в данной ситуации. Но есть законы, регулирующие отношения между продавцами и покупателями, если возникают подобные конфликтные ситуации.
Когда происходят подобные ситуации, прежде всего, стоит обратиться в компанию, продавшую изделие. Если клиент прав, он получает право на дальнейшее обслуживание, если изделие было неисправно во время действия гарантийных услуг.
- Потребитель может потребовать замены продукции на аналогичную.
- Если покупатель отказывается менять холодильник на ту же марку, считая, что по качеству товар будет такой же, происходит перерасчёт суммы. В этой ситуации холодильник меняются на изделие другой марки, но с компенсацией части недостающей суммы средств, как от лица покупателя, так и магазина.
- Можно запросить о компенсации денежных средств в виде возвращения скидочной части.
- Также, магазин обязуется произвести ремонт по гарантийному обслуживанию.
- Если ни один из вариантов не устраивает покупателя или продавца, покупатель имеет право прекратить работу договора купли-продажи.
Какие документы необходимо оформлять для возврата товара поставщику
Первый вопрос, который возникает перед тем, как делать возврат товара поставщику – какие документы оформлять. Точный перечень зависит от того, кто делает отправку:
| Физлицо | Юрлицо |
|---|---|
| чек о приобретении изделия (необязательно); заявление* на возврат с указанием причины; ТТН полученного товара (если предоставил продавец). |
приходная ТТН; ТТН, составленная для возврата; счет-фактура. |
Какие товары не подлежат возврату?
Еще раз подчеркнем, речь идет о качественных непродовольственных товарах. В соответствии с нормами ПП №2463, нельзя вернуть (обменять):
| Категория | Пояснение |
|---|---|
| Все, связанное с профилактикой заболеваний и лечением в домашних условиях | Лекарства, средства гигиены / санитарии (в том числе тела и ротовой полости), предметы ухода, медицинские изделия, линзы для очков. |
| Предметы гигиены | Более широкое понятие, чем входящее в предыдущий пункт – другими словами, все, что связано с личной гигиеной, например, зубные щетки, заколки, расчески, бигуди, парики и т.п. |
| Косметика и парфюмерия | Все, что может относиться к данным типам товаров. |
| Товары, чья цены устанавливается за единицу длины | Текстиль (все виды тканей, а также тесьма, кружево, лента и пр.), кабели и провода, материалы для отделки и/или строительства (ковровые покрытия, линолеум и т.п.). |
| Трикотаж и швейные изделия | Белье, носки, колготы, чулки – все, что соприкасается непосредственно с телом. |
| Полимерная продукция для пищевых товаров | Одноразовая и многоразовая посуда, средства для хранения, перевозки продуктов питания, кухонные емкости, упаковка. При этом товар может быть как полностью, так и частично полимерным. |
| Некоторые типы химической продукции | Сельскохозяйственная химия, бытовая химия. |
| Мебель | Подчеркнуто, что речь идет именно о купленной ранее бытовой мебели. |
| Изделия из драгоценных металлов / камней | Ювелирные и другие украшения, а так же ограненные драгоценные камни. |
| Авто, мото и велотехника | Включая непосредственно автомобили, мототехнику, велосипеды, а также прицепы, сельскохозяйственную технику малой механизации, прогулочные суда, другие плавсредства (при их бытовом назначении), а также номерные агрегаты к ним (двигатели, шасси и т.п.), |
| Технически сложные товары | Речь о товарах бытового назначения, при этом имеющих гарантийный срок от 1 года. Список утвержден отдельным постановлением правительства РФ. |
| Гражданское оружие | Включая непосредственно оружие, а также его составные (основные) части, патроны, вещества (компоненты) для самостоятельного снаряжения патронов. |
| Растения и животные | Речь идет обо всех без исключения случаях. |
| Печатные издания непериодического характера | Книги, карты, ноты, буклеты, календари и т.п. |
Собственно, это и есть основной список товаров, не подлежащих возврату и обмену, которому посвящена данная статья. Однако есть еще несколько нюансов, на которые необходимо обратить внимание читателей.