Как бухгалтеры и кадровики прокалываются при выплате премий
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как бухгалтеры и кадровики прокалываются при выплате премий». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Трудовой кодекс РФ не установил порядок применения мер поощрения. Такой порядок устанавливается в правилах внутреннего трудового распорядка, коллективном договоре (при его заключении), соответствующих уставах и положениях о дисциплине.
Основание для применения мер поощрения
Как следует из ст. 191 Трудового кодекса РФ, основанием для применения мер поощрения является добросовестное исполнение работниками своих трудовых обязанностей.
Полагаем, добросовестным можно считать исполнение трудовых обязанностей в соответствии с требованиями, предъявляемыми к выполнению данной работы нормативными актами, в том числе локальными нормативными актами работодателя, трудовым договором и другими документами.
Более конкретные основания для применения тех или иных мер поощрения устанавливает работодатель. Они прописываются в правилах внутреннего трудового распорядка или коллективном договоре. В отдельных отраслях они могут быть прописаны в соответствующих уставах и положениях о дисциплине.
Отметим, что на практике работников поощряют не только за добросовестное исполнение трудовых обязанностей, но и за достижения, превышающие результаты добросовестного труда, за повышение качества работы, за новаторство и др.
При установлении конкретных оснований для поощрения работника той или иной мерой поощрения учитывают соразмерность заслуги работника и применяемой меры.
Не стоит пренебрегать установлением на локальном уровне таких конкретных оснований и привязкой их к конкретным мерам поощрения. Ведь без этого непонятно, кого из работников за что и какой мерой поощрять.
Перед принятием решения о применении к работнику(ам) меры(мер) поощрения заглядывают в правила внутреннего трудового распорядка (иные документы) и определяют в соответствии с ними, какую меру(меры) поощрения применить.
Оформляемые документы
При поощрении работников оформляют документы:
· представление о поощрении (либо служебная записка, иной документ),
· приказ (распоряжение) о поощрении работника.
Вносят записи в документы:
· журнал регистрации представлений (служебных записок или др.),
· журнал регистрации приказов (распоряжений),
· трудовая книжка,
· личная карточка.
На некоторых предприятиях также ведется журнал учета поощрений работников.
Вопрос о том, как правильно премировать сотрудников, является очень актуальным. Он прописан в действующих нормам закона.
В согласовании с действующими нормативно-правовыми актами России отметим моменты:
- Премия выплачивается персоналу, если в документе установлены условия, которые определяют отношения работодателя и сотрудника, другими словами коллективный контракт либо трудовой контракт. Поэтому премия не может считаться обязательной оплатой работы сотрудника.
- Премия — часть зарплаты сотрудника.
- Исчисление премий и условия их выплаты изложены в ст. 135 ТК РФ. Это положение отвечает возможности и праву руководителя компании формировать размер суммы стимула и ставки выплат.
- Лишение сотрудника стимулирующих выплат изучается в ст. 193 ТК РФ.
- Вопросы, которые связаны с налогообложением премий, регулируются НК РФ и изложены в статье. 255.
Существует два типа выплат:
- Премии, предоставляемые как часть системой оплаты труда на базе определенных характеристик и критериев, которые были разработаны в компании. Подобные заслуги являются долей материального стимулирования сотрудников и мотивируют их. Они выплачиваются через постоянные промежутки времени (каждый месяц, раз в год, каждый квартал и т. д.). Кроме того, в данном случае размер премий является четко установленным. В данной ситуации важен факт выплаты премии, что это выплаты стимулирующего характера очень важно для работодателя.
- Разовые призы, не являющиеся частью системы вознаграждения, выплачиваются работнику за определенные заслуги в работе, выслугу лет, к определенным событиям (например, юбилеям и профессиональным праздникам).
Это достаточно объемный вопрос: существует несколько оснований деления премий на виды.
В зависимости от периодичности принято выделять следующие виды премий:
1. Разовые. Выплачиваются единовременно в случае наступления
2. Периодические. Выплачиваются ежемесячно и ежеквартально.
3. Годовые. Выплачиваются один раз в год.
В зависимости от оснований выплаты премии принято делить на два вида:
1. Производственные. Выплачиваются за добросовестное выполнение работником своих трудовых обязанностей или за достижение определенных результатов труда.
2. Непроизводственные. Не связаны с результатами деятельности. Например, организация может выплачивать непроизводственные премии многодетным родителям. Они не входят в состав заработной платы. Поэтому положения измененной ст. 136 ТК РФ на них не распространяются. Непроизводственные премии могут быть выплачены в любой срок, зафиксированный трудовым договором или локальными нормативными актами.
Теперь предлагаем разобраться в изменениях сроков выплат премий различных видов.
С суммы премии нужно удержать НДФЛ. Это правило должно неукоснительно исполняться всеми работодателями (п. 1 ст. 208 НК РФ). Облагается ли страховыми взносами премия к юбилею? Конечно, на сумму разовой премии нужно начислить:
взносы на обязательное пенсионное, социальное, медицинское страхование (ст. 420 НК РФ); взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ). Так следует поступить вне зависимости от того, предусмотрена премия к юбилею трудовым договором с сотрудником или нет.
При расчете налога на прибыль премию к юбилею учесть не получится. Чтобы такие затраты можно было включить в налоговую базу, премия должна относиться к выплатам стимулирующего характера и зависеть от трудовых показателей (п. 2 ст. 255 НК РФ, письма Минфина от 15.03.2013 № 03-03-10/7999, ФНС от 13.08.2014 № ГД-4-3/157
Читать также
29.07.2016
Сроки перечисления и ответственность за неуплату
Сроки, когда перечислять взносы с премии и отражать ее в отчетности, зависят от месяца выплаты. Например, сотруднику перечислено денежное вознаграждение за трудовые достижения по итогам первого квартала в мае. Следовательно, отчисления на ОПС, ОМС, ФСС и ФСС НС будут начислены в мае и попадут в отчетность за второй квартал. Сроки уплаты отчислений с премиальных — до 15-го числа месяца, следующего за месяцем выплаты вознаграждения.
За неуплату страховых отчислений с премиальных выплат предусмотрена ответственность. На вопрос, начисляются ли страховые взносы на премию, Минфин дает положительный ответ независимо от причины и источника выплаты. Налоговые органы при проверках руководствуются разъяснениями чиновников и включают премиальные в базу для расчета, начисляют налог, рассчитывают пени на сумму недоимки. Но налогоплательщики не раз в судах отстаивали свою позицию и не делали отчислений с разовых нетрудовых поощрений работников.
Кратко резюмируем перечисленное выше:
- позиция Минфина и налоговых органов состоит в том, что любая поощрительная выплата сотруднику должна облагаться отчислениями на ОПС, ОМС, ФСС и страхование от несчастных случаев;
- по мнению судов, нерегулярные «юбилейные» суммы не должны включаться в базу для расчета отчислений в фонды, так как не связаны с трудовой деятельностью работника;
- срок перечисления страховых отчислений с премиальных и отчетность по ним аналогичны зарплатным.
Вводная информация о премировании
Систему премирования каждый работодатель определяет самостоятельно. Иными словами, работодатель может установить для сотрудников любые виды премий по своему усмотрению.
Работодатель может выплачивать своим работникам премии по разным основаниям и причинам. Принято делить премии:
- на производственные: начисленные за трудовые достижения сотрудника;
- на непроизводственные: не связанные с результатами работы (например, премию к какому-то празднику).
Также в зависимости от частоты выплаты премий можно выделить следующие премии:
- разовые;
- ежемесячные, ежеквартальные, полугодовые;
- годовые.
В данной статье мы рассмотрим условия выплаты годовой премии за 2018 год, а также разберемся с оформлением приказа на выплату годовой премии.
Порядок выплаты разовой премии
Разовая премия – это вознаграждение в денежной форме, выдаваемое сотруднику с целью стимулирования к дальнейшей трудовой деятельности. Это действие работодателя остается за рамками оплаты труда, носящей регулярный характер. Разовая премия не может считаться стандартной оплатой труда. Ее отличие от иных видов премий, например квартального вознаграждения, состоит в том, что у разовой оплаты отсутствует регулярная основа. Мотивом ее получения может служить какое-либо событие в компании, достижение конкретным сотрудником высоких результатов в работе.
Разовая премия может быть включена работодателем в систему расчета заработной платы человека, а также отпускных. Разовое вознаграждение регулируется внутренними актами, принятыми на предприятии, коллективным договором и рассчитывается в структуре заработной платы работника. Но оно к обязательным выплатам не относится, так как устанавливается конкретному человеку, либо группе лиц, которые достигли высоких результатов в работе.
Разовая надбавка основывается на документах, которые регулируют трудовые отношения в конкретной компании. К таким документам можно отнести:
- коллективный договор;
- трудовое соглашение;
- положение, регулирующее оплату труда в компании;
- иные внутренние акты.
Компания может самостоятельно разработать документ, который содержит в себе правила премирования работников. Основное условие – отсутствие противоречия внутреннего акта коллективному договору, законам РФ. Таким образом, во внутреннем документе компании либо существующем положении о премировании прорабатываются следующие вопросы:
- условия выдачи премии;
- размер премии;
- порядок расчета;
- порядок выдачи;
- круг лиц, подлежащих премированию;
- источники премирования.
Разовая премия должна быть четко рассчитана. Она является доходом работника, следовательно, облагается налогом. Выдача денежного вознаграждения находит отражение в бухгалтерской документации. Работодатель может назначить разовое поощрение в форме фиксированной суммы или суммы, которая рассчитывается в % соотношении к размеру заработной платы, получаемой отдельным работником. Фиксированная сумма разовой премии может быть определена на основании одного из внутренних актов, принятых на предприятии (в организации).
Для расчета разовой премии применяются несложные правила. Если премия фиксированная, то к ней прибавляется оклад работника за месяц. Например, премия 5000, оклад 15000. Итого получается 20000. Эту сумму умножаем на надбавочный коэффициент. Он разный, все зависит от конкретного региона, где проживает премируемый.
Если премия установлена в % соотношении от заработной платы сотрудника, то необходимо понять, сколько составит % от оклада, назначенный приказом работодателя. Процент прибавляется к окладу работника, выплачиваемого ему за месяц.
Решение о разовой выплате принимает работодатель. Но сумма и алгоритм ее выдачи регулируется законом. В частности, ст. 144 ТК РФ.
Так, начальник отдела, где работает премируемый, определяет критерии, по которым происходит процесс выплат. Например, начальник подразделения может написать служебную записку, в которой обосновывается необходимость выплат, либо создает иной равносильный по закону документ. Сумма выписываемой премии согласовывается с начальником финансового отдела. Данные в целях принятия окончательного решения передаются высшему должностному лицу предприятия. Он должен подписать документ, который потом передается в бухгалтерию организации, где и выдается вознаграждение.
Распоряжение о выдаче премии в единоразовом порядке не может быть составлено произвольно. Оно должно быть формы Т-11 или Т-11а. Форма разработана Госкомстатом в 2004 году. В приказе о премии должны быть отражены следующие пункты:
- имя, фамилия работника;
- табельный номер сотрудника;
- должность сотрудника;
- наименование отдела, где он работает;
- сумма поощрения;
- вид премии;
- размер премии.
Нерегулярные премии работникам
Формулировка обоснования премии сотруднику, выплачиваемой нерегулярно, будет зависеть от состава конкретных трудовых достижений этого отдельного работника. Например, для менеджера по продажам может иметь место поощрение с формулировкой «За досрочное выполнение запланированного объема продаж за месяц».
Результаты работы конкретного сотрудника оценивает, как правило, его непосредственный руководитель. Выявив факт возникновения права на премию, он составляет на имя руководителя работодателя представление (служебную записку) на ее начисление.
При положительной резолюции руководителя работодателя на этом документе в отношении работника будет издан отдельный приказ на выплату ему премии.
1. Годовщина чьей-н. жизни, деятельности, существования кого-чего-нибудь (обычно о круглой дате). Пятидесятилетний ю. ученого.
2. Празднование по этому случаю. Приглашение на ю. Юбилейный — относящийся к юбилею, юбилеям.
юбилей — В. Даль Толковый словарь живого великорусского языка
ЮБИЛЕЙ м. лат. торжество, празднество, по поводу протекшего пятидесятилетия, столетия, тысячелетия, юбилейное торжество. Юбилей пятидесятилетия службы, докторства. Юбилей тысячелетия Руси.
юбилей — Т.Ф. Ефремова Новый словарь русского языка. Толково- словообразовательный
юбиле ́й
м.
1) Годовщина какого-л. знаменательного события, жизни или деятельности какого-л. лица (обычно исчисляемая в круглых и крупных числах).
2) Празднество, торжество по такому поводу.
юбилей — Современный толковый словарь изд. «Большая Советская Энциклопедия»
(позднелат. jubilaeus annus — юбилейный год, от др.-евр.), годовщина жизни, деятельности какого-либо лица, учреждения, годовщина какого-либо события; празднование такой годовщины.
Синонимы к юбилей — Словарь русских синонимов
годовщина, торжество, празднование; девяностолетие, семидесятилетие, столетие, шестидесятилетие, пятидесятилетие, восьмидесятилетие, семидесятипятилетие, праздник
юбилей — Д.Н. Ушаков Большой толковый словарь современного русского языка
ЮБИЛЕ́Й, юбилея, ·муж. (от ·др.-евр. yobel). Празднование годовщины (выражающейся в круглых и крупных цифрах) деятельности какого-нибудь лица или учреждения. 25-летний юбилей ученого. 185-летний юбилей Московского университета (в 1939 ·г. ).
/ Торжественное заседание, банкет и т.п. , посвященные такому празднованию. На юбилее было много народу.
Какие даты считаются юбилейными
К юбилеям относят «круглые» даты. Это 1 год, 5, 10, 20, 25, 30, 35, 40, 45, 50, 55 лет и т.д. Сюда же можно отметить особо значимые дни для подростков: 14, 16 и 18 лет. Именно эти даты стараются отпраздновать на широкую ногу и сделать наиболее памятными. Что же придумать такого интересного, что бы это действительно было так?
Настрой
В первую очередь очень важно настроиться на этот праздник. Большее, чем обычно, количество гостей наверняка утомят, поэтому нужно будет подготовиться морально и физически, ну и, конечно же, финансово.
Для того, что бы праздник принес моральное удовлетворения необходимо заложить в его программу нечто такое, о чем Вы очень давно мечтали, но ни как не могли собраться сделать или позволить себе. Это может быть что-то глобальное, а может сущая мелочь, но очень приятная.
Физическая подготовка в первую очередь будет заключаться в том, что перед праздником Вам следует хорошенько выспаться и расслабиться. Сходите, например, в сауну или баньку. Может там будет джакузи или массаж? Решать Вам, кто как ни Вы отлично знаете, что нужно Вашему организму для отдыха?
Ну а на счет финансов, тут уж решать только Вам. Все будет зависеть от того, на какое количество человек Вы рассчитываете и куда будете их приглашать. А для того, что бы частично разгрузить себя в подготовке к празднику можно поручить подбор места для праздника кому-то из близких, кто хорошо ориентируется в таких заведениях. Ему же можно поручить и составление меню.
3.1. Премия по результатам работы выплачивается сотруднику Учреждения по замещающей им должности за предыдущий месяц и устанавливается в процентах к должностному окладу.
3.2. Выплата премии производится одновременно с выплатой должностного оклада за истекший месяц в срок, установленный правилами внутреннего трудового распорядка.
3.3. Работникам отработавшим неполный рабочий месяц, премия выплачивается за время фактической работы. При этом «время фактической работы» — это период, в течение которого работник фактически выполнял возложенные на него трудовые обязанности. В указанный период не включается время нахождения работника в ежегодном, дополнительном, учебном отпуске, отпуске без сохранения заработной платы, время болезни, независимо от того, сохранялась за ними заработная плата или нет.
Премия начисляется на должностной оклад, исчисленный пропорционально времени фактической работы в расчетном периоде.
3.4. Размер премии устанавливается ежемесячно и индивидуально каждому работнику.
3.5. При установлении размера премии учитываются:
— отношение работника к выполнению своих должностных обязанностей;
— своевременность и качество выполняемой работы, поручений и заданий;
— личный вклад в выполнение отдельным структурным подразделением Учреждения возложенных на него задач и функций;
— инициатива, творчество и применение в работе современных форм и методов организации труда.
3.6. Размер премии может быть снижен в связи с допущенным работником нарушением трудовой дисциплины или ненадлежащим исполнением трудовых обязанностей.
3.7. Выплата премии не производится сотрудникам, увольняемым по следующим основаниям:
— несоответствие занимаемой должности;
— недостаточная квалификация, подтвержденная результатами аттестации;
— неоднократное неисполнение без уважительных причин должностных обязанностей;
— однократное грубое нарушение трудовой дисциплины;
— отсутствие на работе без уважительных причин (прогул);
— появление на службе в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения;
— совершение хищения по месту работы;
— нарушение требований по охране труда, если это нарушение повлекло за собой тяжкие последствия;
— совершение виновных действий специалистом, непосредственно обслуживающим денежные и товарные ценности, повлекших утрату доверия к нему со стороны работодателя;
— предоставление подложных документов или заведомо ложных сведений при заключении трудового договора;
— .
3.8. Сотрудники, на которых за совершение дисциплинарного проступка наложено дисциплинарное взыскание, не подлежат премированию в течение срока действия дисциплинарного взыскания.
Трудовой кодекс позиционирует премию как стимулирующую выплату сотрудникам. Мотивом поощрения в приказе на премию может быть успешно завершенный проект, усердная и продуктивная работа, добросовестное выполнение обязательств, достижение определенных показателей, выполнение плана, да и просто высокая квалификация у работника. Премирование — достаточно часто встречающаяся практика по мотивации сотрудников. После денежных премий и ценных подарков работники приступают к выполнению своих функций с новыми силами и энтузиазмом. Но все-таки не все коммерческие организации вводят такую полезную и приятную практику в свой рабочий процесс. В основном премии выплачиваются в больших организациях, где важен соревновательный характер среди менеджеров. Также премии характерны для организаций, относящихся к государственным структурам.
Премирование работников: 6 рисков для работодателя
Поскольку выдача премии – финансовая операция, то и определенные риски со стороны проверяющих инспекторов существуют. Они касаются, прежде всего, налоговых контролеров, но нередко и идут со стороны представителей трудовой инспекции.
Риск 1. Неверная формулировка в трудовом договоре
Нередко работодатель указывает, что его сотруднику, с которым заключается договор, полагается ежемесячная или ежеквартальная премия в установленном размере, например 15% от его оклада. В данном случае премия по факту становится неотъемлемой частью зарплаты, поскольку работодатель уплачивает ее в оговоренные сроки и в установленных размерах, обязательства о которых сам же и взял на себя. Более корректно отражать факт выплаты в категории «право», а не «обязанность» работодателя – иначе по сути это уже не премия, а зарплата.
Риск 2. Выплаты «13 зарплаты»
Премия в конце года в размере всей средней зарплаты или значительной ее части по традиции называется «13 зарплатой». В законе нет такого понятия, соответственно, подобная премия – это исключительная добрая воля работодателя. Но опять же важно правильно отразить ее в трудовом договоре (индивидуальном и коллективном), а также в локальных внутренних актах предприятия. При этом в договорах можно указать только ссылки на эти акты, а в актах порядок выплаты должен быть прописан максимально подробно:
- связь выплаты 13 зарплаты и показателей качества работы сотрудника;
- возможность невыплаты этого вида премии с подробным описанием всего перечня причин, в том числе в связи с экономически неблагоприятным положением;
- особо важно обратить внимание на порядок выплаты при увольнении: должен сотрудник отработать весь год или нет, как выплачивать, если увольнение происходит в связи с сокращением, ликвидацией компании и т.п.