УТВЕРЖДЕНЫ ТРЕБОВАНИЯ ДЛЯ ОФОРМЛЕНИЯ КАДРОВЫХ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «УТВЕРЖДЕНЫ ТРЕБОВАНИЯ ДЛЯ ОФОРМЛЕНИЯ КАДРОВЫХ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Штатное расписание отражает структуру предприятия, поэтому здесь отмечают, какие в нём есть отделы и подразделения. Здесь же указывают должности (специальности, профессии), количество единиц, зарплату и общий фонд оплаты труда.

Формирование первичных документов на бумажном носителе

При установлении правил документооборота автономным учреждениям необходимо учитывать положения Приказа Минфина России от 30.03.2015 № 52н, предусматривающие приоритетность формирования первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета по унифицированным формам в виде электронных документов.

Формирование на бумажном носителе первичных учетных документов по унифицированным формам документов, утвержденным Приказом № 52н, допустимо в следующих случаях (Письмо Минфина России № 02-07-07/98091):

• при обеспечении соблюдения требований законодательства РФ о защите обрабатываемых персональных данных, а также сведений, составляющих государственную тайну, и иной информации с ограниченным доступом, не содержащей сведения, составляющие государственную тайну;

• при отсутствии технической возможности (при условии представления в бухгалтерию электронного образа такого документа).

* * *

В заключение определим основные мероприятия, которые необходимо реализовать для обеспечения успешного перехода на применение Приказа № 61н с 1 января 2023 года:

1. Привести учетную политику автономного учреждения в соответствие требованиям Приказа № 61н, в том числе внести дополнения в график документооборота с учетом использования электронных документов (определить сроки формирования, подписания, утверждения электронных документов, передачи первичных (сводных) учетных документов для их отражения в бухгалтерском учете).

2. Обеспечить наличие в программном продукте, используемом автономным учреждением для ведения бухгалтерского учета, реализованных форм электронных первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, которые обязательны к применению с 1 января 2023 года.

3. Обеспечить техническую возможность обмена электронными документами.

4. Определить список лиц, ответственных за формирование и подписание электронных документов.

5. Обеспечить всех сотрудников, составляющих и подписывающих электронные документы, простой ЭП или ЭЦП в соответствии с полномочиями на подписание и утверждение документов, определенных Приказом № 61н.

6. Обеспечить всех должностных лиц, утверждающих и согласовывающих электронные документы, ЭЦП.

7. Провести мероприятия по синхронизации справочников ГИИС «Электронный бюджет» и программного продукта, используемого в автономном учреждении для ведения бухгалтерского учета.

Обращаем внимание на то, что Приказом Минфина России от 28.06.2022 № 100н вносятся изменения в Приказ № 61н.

В перечень форм электронных первичных учетных документов добавят формы:

• 0510448 – акт о приеме-передаче объектов нефинансовых активов;

• 0510450 – накладная на внутреннее перемещение объектов нефинансовых активов;

• 0510451 – требование-накладная;

• 0510452 – акт приемки товаров, работ, услуг;

• 0510453 – извещение о трансферте, передаваемом с условием;

• 0510521 – заявка – обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо.

В перечень электронных регистров бухгалтерского учета добавят формы:

• 0509211 – карточка учета капвложений;

• 0509214 – карточка учета права пользования нефинансовым активом.

Приказ о введении локально-нормативных актов

Очень важный приказ о введении локально-нормативных актов издается в первый день создания компании. Но до сих пор встречаются фирмы, в которых локально-нормативные акты не разработаны.

Тогда алгоритм действий будет таким:
Шаг 1. Приказ о том, что через 2 месяца (а если есть профсоюзная компания, то через 3 месяца) вступят в действие следующие локально-нормативные акты:

• Правила внутреннего трудового распорядка
• Положение о защите персональных данных
• Положение о заработной плате и премировании.

Кто имеет доступ к штатному расписанию

Утверждённое штатное расписание хранится на предприятии и может быть востребовано в любой момент проверяющими органами. Это может быть налоговая инспекция, внебюджетные фонды (ПФР, ФСС, ФМОС), трудовая инспекция, прокуратура.

Какие санкции грозят за отсутствие штатки? Во-первых, это статья 126 НК РФ – 200 рублей за непредставленный документ. Во-вторых, работодателю могут вменить нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права. За это по статье 5.27 КоАП РФ с индивидуального предпринимателя взыщут до 5 000 рублей, а с организации – от 30 000 до 50 000 рублей. В-третьих, без штатного расписания трудно доказать, что увольнение по сокращению численности законно и у работодателя нет вакансий, которые он должен предложить сокращаемому работнику.

Что касается сотрудников, то знакомить их с штатным расписанием надо, только если это указано в коллективном договоре или другом локальном акте. Кроме того, доступ к этому документу надо обеспечить, если в трудовом договоре с работником не указан размер оклада, а сделана отсылка к штатному расписанию.

Вот какое мнение высказывает Роструд в письме от 15 мая 2014 г. № ПГ/4653-6-1: «Штатное расписание не является локальным нормативным актом, непосредственно связанным с трудовой деятельностью. Поэтому работодатель не обязан знакомить с ним работника при приёме на работу».

Но если сотрудник просит предоставить ему выписку из штатки, работодатель должен её предоставить. В документе отражают название и размер оклада только той должности, которую занимает работник.

Как выбрать и утвердить обязательные кадровые документы для ООО с нуля

Открытие бизнеса связывают с прохождением регистрации, открытием банковского счета, получением штампов и печатей. Но это обязательные процедуры, в процессе которых учредители взаимодействуют с различными учреждениями. Работа внутри новой компании зачастую остается неосвещенной. А на кадровую службу в это время возлагается множество разнообразных задач, среди которых разработка и утверждение форм первичных документов кадрового учета.

Сразу после открытия придется оформлять новых сотрудников, и сразу же понадобится форма приказа о приеме на работу. Конечно, можно воспользоваться унифицированными формами, предложенными Госкомстатом. Хоть они и потеряли обязательность, но продолжают носить рекомендательный характер и остаются приемлемыми в большинстве случаев. А уже в ходе работы, когда сотрудники отдела кадров соберут достаточную базу для анализа эффективности применения той или иной формы, можно будет вносить предложения по изменению действующих или разработке новых.

Если же кадровая служба начинает негласную подготовительную работу по документообороту еще до открытия организации, то к моменту регистрации общества все необходимые формы кадровых документов оказываются подготовленными и требуют только утверждения, что и происходит сразу после назначения руководителя компании на должность.

Кто занимается разработкой унифицированных форм

На практике разработкой занимаются квалифицированные специалисты. В ходе создания требуемой формы учитывают нормы Трудового кодекса Российской Федерации. Помимо этого, каждый образец создают таким образом, чтобы упрощать ведение отчетности.

Унифицированные формы согласованы чиновниками на самом высоком уровне. Утвержденная форма полностью соответствует всем требованиям законодательства. Её могут смело использовать различные компании.

Учтите, что работа кадрового отдела значительно упростится, если будете применять продуманные формы документов.

Также см. «Сколько хранить личные дела уволенных работников: сроки».

Кадровые документы, включающие в себя сведения о сотрудниках, создаются в ходе работы подразделения с персоналом. Такие бумаги всегда тесно связаны с конкретным служащим предприятия. Они отражают информацию о профессиональной деятельности сотрудника, его квалификации, результатах труда, условиях зачисления в штат, стаже и так далее. К таким документам, в частности, относят:

1. Распорядительные бумаги, подтверждающие трудовую деятельность гражданина.
2. Информационно-расчетные документы.
3. Официальную внутреннюю переписку.
4. Книги/журналы регистрации и учета.

Документы каждой группы имеют свою специфику. Они предназначаются для различных целей, разрабатываются, вводятся в действие, утверждаются по соответствующим порядкам.

Унифицированные формы кадровых документов (табели, ведомости и т. п.)

Унифицированные формы кадровых документов утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Условно их можно разделить на 2 группы:

1. Документы непосредственно по учету кадров — от приема до увольнения:

• приказ (распоряжение) о приеме на работу;

См. .

• личная карточка работника;

См. «Унифицированная форма № Т-2 — бланк и образец заполнения».

• штатное расписание;

См. «Унифицированная форма № Т-3 — Штатное расписание (бланк)».

• приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику;

См. .

• график отпусков;

См. «Унифицированная форма № Т-7 — график отпусков».

• приказ об увольнении и др.

См. «Унифицированная форма № Т-8 — бланк и образец заполнения».

1. Документы, отражающие данные для расчетов с персоналом:

• табели учета рабочего времени по формам № Т-12 и Т-13;

См. «Унифицированная форма № Т-12 — бланк и образец» и «Унифицированная форма № Т-13 — бланк и образец».

УЧЕТНАЯ КАДРОВАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ

Учетная кадровая документация * Регистрация документов, формы журналов * Личная карточка работника (Т-2) Формирование и ведение личных дел * Табель учета рабочего времени ф.Т-12

В процессе возникновения и документального оформления трудовых отношений образуется множество документов под обобщенным названием «кадровая документация». Создание и ведение кадровой документации не право, а обязанность работодателя, которая регламентирована нормативно – правовыми актами. Комплекс кадровых документов систематизируется по различным признакам. По целевой принадлежности выделяют две большие группы кадровых документов.

1. Документы по учету личного состава работников, к которым относятся приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, увольнении, личная карточка работника и др. Основная часть документов по личному составу вошла в состав унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». 2. Документы, связанные с осуществлением функций по управлению персоналом и организацией труда (правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении, должностные инструкции, структура и штатная численность, штатное расписание). В Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93, утвержденном постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. № 299, эти документы получили название «документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия». Различают следующие виды кадровых документов: 1) документация о приеме на работу

: • заявление о приеме на работу; • трудовой договор (контракт о назначении на должность); • приказ о приеме на работу; • протокол общего собрания трудового коллектива о приеме (назначении)на работу; 2)
документация о переводе на другую работу
: • заявление о переводе на другую работу; • представление о переводе на другую работу; • приказ о переводе на другую работу; 3)
документация об увольнении с работы
: • заявление об увольнении; • приказ об увольнении; • протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении; 4)
документация об оформлении отпусков
: • график отпусков; • заявление о предоставлении отпуска; • приказ о предоставлении отпуска; 5)
документация об оформлении поощрений
: • представление о поощрении; • приказ о поощрении; 6)
документация об оформлении дисциплинарных взысканий
; • докладная записка о нарушении трудовой дисциплины; • объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины; • приказ о наложении дисциплинарного взыскания.

В настоящее время действуют следующие унифицированные формы по учету кадров, ведение которых согласно п. 2 постановления Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 обязательно для всех организаций, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации, независимо от формы собственности:

№ Т-1 — приказ (распоряжение) о приеме работника на работу; № Т-1а — приказ (распоряжение) о приеме работников на работу; № Т-2 — личная карточка работника; № Т-2ГС (МС) — личная карточка государственного (муниципального) служащего; № Т-3 — штатное расписание; № Т-4 — учетная карточка научного, научно-педагогического работника; № Т-5 — приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу; № Т-5а — приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу; № Т-6 —приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику; № Т-6а — приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам; № Т-7 — график отпусков»; № Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении); № Т-8а — приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении); № Т-9 — приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку; № Т-9а — приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку; № Т-10 — командировочное удостоверение; № Т-10а — служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении; № Т-11 — приказ (распоряжение) о поощрении работника; № Т-11а — приказ (распоряжение) о поощрении работников; № Т-12 — табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда; № Т-13 — табель учета рабочего времени; № Т-49 —расчетно-платежная ведомость; № Т-51 — расчетная ведомость; № Т-53 — платежная ведомость; № Т-53а — журнал регистрации платежных ведомостей; № Т-54 — лицевой счет; № Т-54а — лицевой счет (свт); № Т-60 — записка-расчет о предоставлении отпуска работнику; № Т-61 — записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении); № Т-73 — акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы.

Указания по применению и заполнению унифицированных форм (19 форм по учету личного состава и 11 форм по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда) первичной учетной документации по учету труда и его оплате содержатся в постановлении Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1. Нормативная и нормативно-справочная документация по вопросам ведения кадрового делопроизводства регламентирует единообразную практику применения норм права и служит правовой основой ведения кадрового делопроизводства. Грамотная постановка и ведение кадрового делопроизводства невозможны без знания и изучения нормативных документов в этой сфере. Знание нормативной и нормативно-справочной документации по вопросам ведения кадрового делопроизводства позволяет:

• правильно оформить документы в соответствии с требованиями действующего законодательства, придав им юридическую силу; • обеспечить хранение и оперативное использование документов в текущей деятельности; • предотвратить негативные последствия для своих работников, возможные в случае нарушения правил ведения кадровых документов, а для работодателя в данном случае — избежать ответственности, установленной действующим законодательством; • предотвратить возможность несанкционированного использования информации.

Формирование первичных документов на бумажном носителе

При установлении правил документооборота автономным учреждениям необходимо учитывать положения Приказа Минфина России от 30.03.2015 № 52н, предусматривающие приоритетность формирования первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета по унифицированным формам в виде электронных документов.

Формирование на бумажном носителе первичных учетных документов по унифицированным формам документов, утвержденным Приказом № 52н, допустимо в следующих случаях (Письмо Минфина России № 02-07-07/98091):

• при обеспечении соблюдения требований законодательства РФ о защите обрабатываемых персональных данных, а также сведений, составляющих государственную тайну, и иной информации с ограниченным доступом, не содержащей сведения, составляющие государственную тайну;

• при отсутствии технической возможности (при условии представления в бухгалтерию электронного образа такого документа).

* * *

В заключение определим основные мероприятия, которые необходимо реализовать для обеспечения успешного перехода на применение Приказа № 61н с 1 января 2023 года:

1. Привести учетную политику автономного учреждения в соответствие требованиям Приказа № 61н, в том числе внести дополнения в график документооборота с учетом использования электронных документов (определить сроки формирования, подписания, утверждения электронных документов, передачи первичных (сводных) учетных документов для их отражения в бухгалтерском учете).

2. Обеспечить наличие в программном продукте, используемом автономным учреждением для ведения бухгалтерского учета, реализованных форм электронных первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, которые обязательны к применению с 1 января 2023 года.

3. Обеспечить техническую возможность обмена электронными документами.

4. Определить список лиц, ответственных за формирование и подписание электронных документов.

5. Обеспечить всех сотрудников, составляющих и подписывающих электронные документы, простой ЭП или ЭЦП в соответствии с полномочиями на подписание и утверждение документов, определенных Приказом № 61н.

6. Обеспечить всех должностных лиц, утверждающих и согласовывающих электронные документы, ЭЦП.

7. Провести мероприятия по синхронизации справочников ГИИС «Электронный бюджет» и программного продукта, используемого в автономном учреждении для ведения бухгалтерского учета.

Обращаем внимание на то, что Приказом Минфина России от 28.06.2022 № 100н вносятся изменения в Приказ № 61н.

В перечень форм электронных первичных учетных документов добавят формы:

• 0510448 – акт о приеме-передаче объектов нефинансовых активов;

• 0510450 – накладная на внутреннее перемещение объектов нефинансовых активов;

• 0510451 – требование-накладная;

• 0510452 – акт приемки товаров, работ, услуг;

• 0510453 – извещение о трансферте, передаваемом с условием;

• 0510521 – заявка – обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо.

В перечень электронных регистров бухгалтерского учета добавят формы:

• 0509211 – карточка учета капвложений;

• 0509214 – карточка учета права пользования нефинансовым активом.

Трудовая книжка — основной кадровый документ, который подтверждает стаж работника. Вести её обязаны все работодатели. Ведением трудовых книжек занимается отдел кадров, руководитель компании, либо назначенное приказом руководителя ответственное лицо.

Если сотрудник ранее нигде не работал, то по его заявлению работодатель обязан завести книжку. Раньше с работника взималась плата, размер которой зависел от расходов работодателя на оформление трудовой книжки. С 2022 года сотрудникам, которые трудоустраиваются впервые, заводят электронные трудовые книжки, поэтому никакой платы за неё не взимается. Сотрудники с бумажными трудовыми могут перейти на электронные в любом момент (п. 5 ст. 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 года № 439-ФЗ).

Проверкой наличия трудовых книжек и порядка их ведения занимаются трудовая инспекция и Пенсионный фонд РФ. При обнаружении нарушений (нарушение сроков выдачи, некорректное заполнение) работодатель несёт материальную ответственность.

Преимущества для пользователей клиентов

• Формирование/подтверждение собственной позиции по практическим вопросам на основе самостоятельно найденной в КонсультантПлюс информации с обоснованием судебной практикой и финансовыми консультациями для принятия решений, обсуждения с сотрудниками, планирования и контроля выполнения стратегических решений;
• В решающий момент системы и сервис не подведут: нужная информация будет найдена оперативно;
• Минимизация рисков – работа с системой позволяет избежать ошибок и штрафов, грамотно подготовиться сотрудникам к сдаче отчетности и обоснованию финансовых предложений;
• Знание изменений в нормативных актах, особенностей бухгалтерского учета и налогообложения, применения льгот и использование с выгодой для компании, в том числе при стратегическом планировании;
• Обеспечение конфиденциальности информации о бизнесе;
• Экономия затрат и времени на информационно-правовое обслуживание

Что такое унифицированные формы и какими актами оперирует кадровая служба при их использовании

Все юридически значимые действия, производимые внутри организации, должны поддаваться учету. Информация о них закрепляется определенным способом. Для упрощения контроля за деятельностью компании, как внутреннего, так и внешнего, на законодательном уровне были разработаны формы документов, куда и вносилась информация о конкретном действии или событии. Все это происходило в рамках бухгалтерского учета.
Формы, вошедшие в специальный сборник документов (альбом унифицированных форм), были обязательны для применения всеми хозяйствующими субъектами. Обязанность по их заполнению была сформулирована в законе «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 № 129-ФЗ (в настоящее время утратил силу). По этому закону все хозяйственные операции фиксировались в оправдательных документах.

Под категорию хозяйственных операций подпадали и действия отдельных сотрудников, например прием и увольнение работника, направление в командировку, премирование и др. Первичные документы для фиксации этих действий в большинстве случаев заполнялись не бухгалтерией, а кадровой службой, если такое структурное подразделение действовало в организации.

В связи с этим выделили отдельную группу первичных документов в виде унифицированных форм — кадровые документы. Введены в действие они были постановлением Госкомстата «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004 № 1. Все кадровые службы ими и руководствовались.

Со вступлением в силу отдельных норм нового закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ (речь идет о ст. 9, применяемой с 01.01.2013) унифицированные формы первичных документов в большинстве своем стали необязательными для использования.

Хозяйствующие субъекты получили возможность разрабатывать и внедрять свои формы, в том числе кадровых документов. Пользоваться этим правом или вести первичный учет по проверенным унифицированным формам, решать руководителю.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Корректировка правил применения унифицированных форм первичных учетных документов.

В связи с введением федеральных стандартов в области бухгалтерского учета отдельные положения Методических указаний № 52н требовали обновления. Приказом Минфина РФ № 103н Методические указания № 52н были приведены в соответствие действующим нормам законодательства РФ. Ниже отразим, в отношении применения каких первичных учетных документов произошли изменения.

Накладная на внутреннее перемещение объектов нефинансовых активов (ф. 0504102) по новым правилам применяется для оформления и учета перемещения внутри учреждения объектов нефинансовых активов из одного структурного подразделения в другое, от одного лица, ответственного за использование имущества по его назначению и (или) за сохранность имущества, в том числе с полной материальной ответственностью (далее – ответственное лицо), другому ответственному лицу.

Акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (код формы 0504143) применяется при списании однородных предметов производственного и хозяйственного инвентаря стоимостью от 10 000 до 100 000 руб. (ранее акт применялся для списания однородных предметов производственного и хозяйственного инвентаря стоимостью от 3 000 до 40 000 руб.).

Приходный ордер на приемку материальных ценностей (нефинансовых активов) (код формы 0504207). Расширена сфера применения этого документа. Теперь он применяется не только при отражении поступления материальных ценностей и является основанием для принятия их к бухгалтерскому учету и отражения на балансе, но и служит для оформления операций по сдаче на склад остатков материалов, образовавшихся в результате разборки, выбытия основных средств.

Расчетная ведомость (ф. 0504402). В части применения этого документа внесено уточнение, устанавливающее, что ведомость применяется для отражения начислений по заработной плате работников в течение месяца и сумм, причитающихся к выплате при окончательном расчете, стипендий, пособий, в том числе при безналичном перечислении причитающихся выплат, иных выплат, осуществляемых на основе договоров (контрактов) с физическими лицами, а также отражения удержаний из сумм начислений (налогов, страховых взносов, удержаний по исполнительным листам и иных удержаний).

Авансовый отчет (код формы 0504505). Внесено уточнение, определяющее, что авансовый отчет применяется для расчетов с подотчетными лицами, при условии его оформления на бумажном носителе.

Актуальность управления документами

Служба делопроизводства, которая стремится к статусу службы управления документами и главного центра компетенций в этой области, может законодательную «странность» и эту неожиданную «демократичность» в вопросе применения унифицированных форм документов рассматривать сейчас в позитивном аспекте

.

Унификация документов организации по составу и форме с целью оптимизации документооборота и документального фонда может стать приоритетной функцией службы делопроизводства: ее стоит внести в положение об этой службе и отразить в соответствующих планах работы.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 рекомендует, чтобы правила создания документов и их метаданных, правила включения документов в информационные системы были внедрены во все процедуры, регулирующие все процессы деловой деятельности, для которых требуется доказательство осуществления действий (п. 7.1). Служба делопроизводства может инициировать (даже подготовить краткий проект на основе ГОСТа Р ИСО 15489) разработку Политики управления документами с распределением зон ответственности подразделений и должностных лиц

за документы, отражающие тот или иной «процесс деловой деятельности» организации. Ответственность должностных лиц за создание, использование, хранение и уничтожение документов в рамках закрепленных за ними обязанностей должна быть отражена в
Положениях о подразделениях и должностных инструкциях
, а также регламентирована и в
Положении о системе делегирования полномочий
. Концепция управления документами предполагает установление на уровне блок-схем каждого процесса (или направления деятельности):

• видов и разновидностей создаваемых документов,
• формы их представления,
• срока хранения,
• полномочий по подписанию,
• ответственность за хранение, уничтожение и т.п.

Для исполнения этого требования служба делопроизводства должна стать инстанцией обязательного согласования

всех организационных и распорядительных документов, чтобы иметь возможность оптимизировать формы документов, обеспечивать их единообразие и соответствие фирменному стилю, разрабатывать их как «входные» формы в информационные системы и т.п.

За счет выполнения функции унификации форм документов служба делопроизводства реально повышает эффективность работы организации. Топ-менеджменту компании необходимо разъяснять

, что на составление документа по унифицированной типовой форме (шаблону) затрачивается
времени в 3–5 раз меньше
, чем на составление индивидуального документа в свободной форме, как привык сотрудник-исполнитель.

И, наконец, и службе делопроизводства, и бухгалтерии, и всем подразделениям организации необходимо вспомнить, что унификация форм документов заключается:

• в отборе и закреплении (с учетом материального носителя) показателей и реквизитов, которые наилучшим образом
  отражают цель создания документа, обеспечивают его юридическую силу, а также
• в установлении единых требований к их составлению и оформлению,
• разработке и применении электронных шаблонов проектов документов на основе их утвержденных типовых унифицированных форм.

Основными инструментами унификации документов и управления ими остаются:

• Классификатор унифицированных форм документов;
• Табель унифицированных форм документов
  организации (или Табель применяемых форм документов);
• Альбом унифицированных форм документов
  (или Альбом утвержденных и применяемых в организации форм документов).

С отчета за январь 2023 года вводится новые месячные формы.

И так, начиная с отчета за январь 2023 года:

• № П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников»;

• № 1-З «Анкета выборочного обследования рабочей силы»;

• № 1-ПР «Сведения о приостановке (забастовке) и возобновлении работы трудовых коллективов».

Начиная с отчета на 1 февраля 2023 года:

• № 3-Ф «Сведения о просроченной задолженности по заработной плате».

Одновременно с этим упраздняются аналогичные формы, действующие в настоящее время, а также отменяются представляемые 1 раз в 3 года формы:

• № 1-ГС «Сведения о составе работников, замещавших государственные должности и должности государственной гражданской службы, по полу, возрасту, стажу государственной службы, образованию»,

• № 1-МС «Сведения о составе работников, замещавших муниципальные должности и должности муниципальной службы, по полу, возрасту, стажу муниципальной службы, образованию».

Движение работников организации может включать в себя следующие основные этапы: прием на работу, перевод на другую работу, нахождение в отпуске, нахождение в командировке, увольнение работника.

Документальное оформление всех этапов движения работников организации производится в соответствии с утвержденными унифицированными формами первичной учетной документации по учету труда и его оплаты:

№ формы

Наименование формы
Т-1	Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу
Т-1 а	Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу
Т-2	Личная карточка работника
Т-3	Штатное расписание
Т-4	Учетная карточка научного, научно-педагогического работника
Т-5	Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу
Т-5а	Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу
Т-6	Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику
Т-6а	Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам
Т-7	График отпусков
Т-8	Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового до­говора с работником (увольнении)
Т-8а	Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового до­говора с работниками (увольнении)
Т-9	Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку
Т-9а	Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку
Т-10	Командировочное удостоверение
Т-10а	Служебное задание дня направления в командировку и отчет о его выполнении
Т-11	Приказ (распоряжение) о поощрении работника
Т-11а	Приказ (распоряжение) о поощрении работников

Как правило, всё указанные выше формы составляются работниками кадровой службы. Один экземпляр всех документов по учету кадров должен поступать в бухгалтерию органи­зации. На основании получаемых документов бухгалтерия производит различные расчеты: по оплате труда работников, по оплате отпусков и т. д.

Прием работников в организацию осуществляется, как правило, в соответствии с утвержденным штатным расписанием.

Для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом применяется унифицированная форма № Т-3 «Штатное расписание».

Похожие записи:

• Пенсии государственным служащим с 1 января 2023 года: свежие новости из Госдумы
• Договор купли-продажи квартиры. Образец, бланк 2023 года
• ​Пособие по инвалидности в 2023 году