02.02.2023

Как составить график отпусков на 2023 год

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как составить график отпусков на 2023 год». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Соблюдение очередности отдыха в графике отпусков на 2023 год

2. Надо ли учитывать пожелания работников

3. Что отражать в графике

4. Разделение отпуска на части

5. Форма графика отпусков на 2023 год

6. Отпуск в удобное для работника время

7. Образец ведомости планирования отпусков

Если в вашей компании активно используют программное обеспечение, рекомендуем скачать в начале статьи умный график на 2023 год в excel с учетом праздников — сервис, который сам считает дату начала и окончания периода отдыха, если он выпадает на официальные нерабочие дни. Но если в вашем регионе утверждены дополнительные даты отдыха, их придется вписать в программу самостоятельно, чтобы они тоже учитывались.

Соблюдение очередности отдыха в графике отпусков на 2023 год

Каждый сотрудник имеет право на 28 календарных дней ежегодного оплачиваемого отпуска. Однако нужно учесть, что не установлено предельное значение по продолжительности отдыха в календарном году. К примеру, когда у сотрудника имеются неиспользованные отпускные дни, он может согласовать с работодателем, что отгуляет их все разом. Допустим, у сотрудника 28 дней отпуска, а за два последних года не использовано 40 дней. Тогда он имеет право использовать все эти 40 дней в течение календарного года (ст. 115, 120 ТК).

Когда определяется продолжительность отпускного периода, из расчета исключаются нерабочие праздничные дни — федеральные по ст. 112 ТК и региональные по законодательству субъектов РФ. Данный момент указан в ст. 22 и 120 ТК, а также п. 2 Письма Роструда от 12.09.2013 г. № 697-6-1, ч. 1 ст. 72 Конституции, ст. 4 Закона от 26.09.1997 г. № 125-ФЗ.

Внешние совместители также имеют право на 28 календарных дней отпуска. Хотя они и трудятся неполный рабочий день, отпуск они используют по общим правилам.

Некоторые работники вправе использовать удлиненные ежедневные отпуска:

несовершеннолетние работники — 31 день (ст. 267 ТК);
инвалиды — 30 дней (ст. 23 Закона от 24.11.1995 г. № 181-ФЗ);
работники образовательных учреждений — 42 или 56 дней (указаны в приложении к Постановлению Правительства от 14.05.2015 г. № 466);
государственные и муниципальные служащие — 30 дней (п. 3 ст. 21 Закона от 02.03.2007 г. № 25-ФЗ, ст. 46 Закона от 27.07.2004 г. № 79-ФЗ);
прокуроры, которые работают на территориях с тяжелыми или неблагоприятными климатическими условиями — 54, 46 или 45 дней (Постановление Правительства от 06.03.1996 г. № 242);
работники Следственного комитета РФ, которые проходят службу на территориях с особыми климатическими условиями — 54, 46 или 45 дней (Постановление Правительства от 29.06.2011 г. № 513).

Педагоги вправе использовать удлиненный отпуск, когда у учреждения имеется лицензия на образовательную деятельность, а сами они непосредственно осуществляют педагогическую работу (п. 7 Обзора судебной практики от 28.03.2018 г.).

Первый ежегодный отпускной период можно предоставить и до того, как работник отработает 6 месяцев (ст. 122, ч. 2 ст. 177 ТК). Однако это право работодателя, а не обязанность.

Однако есть категории сотрудников, которым по их просьбе отпуск предоставляется авансом:

несовершеннолетние работники (ч. 3 ст. 122, ст. 267 ТК);
женщины перед отпуском по БиР или после него (ч. 3 ст. 122 ТК);
сотрудники, усыновившие детей в возрасте до 3-х месяцев (ч. 3 ст. 122 ТК).

Отпуск авансом обязательно нужно предоставлять лишь тем работникам, которые указаны в ч. 3 ст. 122 ТК. Соответственно, к примеру, многодетным родителям отпуск авансом не положен.

Кроме того, имеются категории сотрудников, кто вправе уходить в отпуск в удобное время, и при этом не учитывается график отпусков:

мужья в период отпуска по БиР жены (ст. 123 ТК);
сотрудники с тремя и более несовершеннолетними детьми, до достижения младшим из них 14 лет или одним из старших 18 лет (ст. 262.2 ТК);
родители детей-инвалидов (ст. 262.1 ТК);
ветераны (ст. 14-19 Закона от 12.01.1995 г. № 5-ФЗ);
чернобыльцы (п. 5 ст. 14 Закона от 15.05.1991 г. № 1244-1);
жены военнослужащих (п. 11 ст. 11 Закона от 27.05.1998 г. № 76-ФЗ).

Отсутствие графика отпусков в небольших компаниях и у ИП является обычной практикой, хотя это и неверно. Очень часто руководство не задумывается или попросту не знает о необходимости составить этот документ. Вместе с тем требование о его формировании вытекает из статьи 123 ТК РФ. Его отсутствие грозит работодателю штрафом по статье 5.27 КоАП, ведь проверяющие могут расценить это как нарушение норм трудового права.

Компания по указанной статье на первый раз может быть оштрафована на сумму 30-50 тыс. рублей. Если же нарушение выявится повторно, штраф составит 50-70 тыс. рублей.

Предпринимателя-работодателя, а также должностное лицо, допустившее нарушение, оштрафуют на такие суммы:

при первичном нарушении — на 1-5 тыс. рублей;
при повторном — на 10-20 тыс. рублей.

Надо ли учитывать пожелания работников

Трудовое законодательство не обязывает работодателя учитывать пожелания работников по использованию времени отдыха. Поэтому, если организация составит график отпусков самостоятельно, с учетом особенностей работы компании, без опроса работников, нарушения ТК РФ не будет. Между тем, практически все работодатели проявляют лояльность в данном вопросе и стараются учитывать мнение работников по датам отпусков. Компании до составления графика отпусков предварительно опрашивают работников о предпочтительных датах отдыха, и после того, как соберут информацию, формируют график отпусков.

Между тем, есть категории работников, которым работодатель должен предоставить отпуск в удобное время. С 7 октября 2022 перечень дополнен новой категорией работников. Так, работники, которые были призваны на военную службу по мобилизации, после возобновления трудового договора в течение 6 месяцев могут использовать отпуск в удобное для них время. При этом не имеет значения продолжительность стажа работы в компании.

Возникает вопрос: как отразить в графике отпусков период отпуска работника, относящегося к такой льготной категории. Алгоритм действий предлагает Минтруд России. По мнению ведомства, у работника надо узнать желаемые даты использования отпуска и включить эту информацию в график отпусков. Если работник впоследствии захочет изменить даты отпуска, он Должен написать работодателю соответствующее заявление. Работодатель, в свою очередь, на основании заявления, должен изменить даты отпуска, отказать в этом работнику компания не вправе (Письмо Минтруда России от 08.12.2020 № 1ЩЮОГ-17786).

Что отражать в графике

Ответственный исполнитель обязательно вносит занимаемые должности сотрудников в структурных подразделениях, их табельные номера, длительность отдыха в календарных днях. Количество дней у сотрудников разное, поскольку оно складывается из:

основного отпуска, который, по ТК РФ, составляет, как правило, 28 дней, но у некоторых категорий граждан (инвалиды, госслужащие, педагогические работники) эта цифра обычно больше;
дополнительного (например, у сотрудников, занятых на работах с вредными и опасными условиями труда, работающих на Крайнем Севере, и др.);
дней, которые не использованы работником и перенесены на следующий рабочий год.

Законодательно нет строгих требований к бланку графика. Однако большинство компаний за основу берут используемый ранее формат Т-7. Для удобства работы информацию заносят в таблицу.

Основные элементы:

Информация о работодателе – полное название, реквизиты, ФИО директора.
Мнение-пометка выборного профсоюзного комитета.
Данные о названии документа, номере и дате утверждения.
Отделы и все структурные подразделения.
Сведения о сотрудниках – ФИО, табельный номер и должность согласно штатному расписанию.
Полная информация – сколько запланировано, продолжительность, возможные переносы и на основании чего.
Примечания.
Подписывает график начальник кадровой службы, утверждает – руководитель предприятия.

Во избежание конфликтов и недоразумений в компании ответственные за составление графика лица должны следить за правильностью согласования, внесения данных и изменений. Среди частых нарушений можно отметить:

Неполный перечень сотрудников. В список должны быть включены все работники предприятия согласно штатному расписанию, а также лица, занятые по совместительству, и женщины, у которых в будущем году закончится декрет.
Отсутствие информации о длительности отдыха без сохранения заработной платы, времени обучения, по уходу за ребенком, беременности и родам.
Нет согласования с профсоюзным комитетом, если подобная организация функционирует на предприятии.
Отсутствие изменений при их возникновении.
Более поздняя дата утверждения, чем предусмотрено ТК РФ.
В графе указан только месяц предоставления без точных дат.
Неправильное разделение дней отдыха на части.
Отсутствие факта ознакомления сотрудников с текстом графика под подпись.
Работодатель не следит за исполнением документа.
В перечне нет информации о дополнительных отпусках.
Неточности, неразборчивые и трудно читаемые написания и сокращения.
Перенос даты без отображения в графике.

Выполнение локального нормативного документа обязательно для работодателя и наемного сотрудника. За нарушение его требований предприятию грозит административная ответственность, работнику – дисциплинарные взыскания.

Разделение отпуска на части

В Трудовом кодексе сказано, что допускается разделение отпуска на части (внимание!) по соглашению между работником и работодателем. Соответственно, ни в каких Локально-Нормативных актах, ни в Трудовом договоре мы не можем написать, что «в компании принято разделение отпуска на 14 и 14 дней» или «предоставляется отпуск в количестве дней кратного 7». Это грубое нарушение. В нашем законодательстве не сказано, как должно выглядеть согласие работника и работодателя о разделении отпуска на части. Не нужно придумывать себе лишнюю работу и делать Дополнительные соглашения к Трудовому договору.

А как же тогда зафиксировать достигнутые соглашения?

Если компания небольшая, то можно попросить работника написать заявление с просьбой разделить отпуск на части (с указанием размеров частей и дат начала) и визой руководителя о согласии.

Если компания большая, то я поступаю так. Заранее раздаю руководителям подразделений шаблон графика отпусков, и предоставляю им возможность самостоятельно урегулировать вопросы с датами. Затем, каждый работник в этот шаблон собственноручно вписывает свою фамилию, имя, должность и указывает даты начала отпуска и количество дней (или период «с.. по..») и расписывается. Все это визирует руководитель структурного подразделения. Некоторые кадровики просят еще к этому написать заявление о разбиении отпуска на части.

Форма графика отпусков на 2023 год

До недавнего времени существовала форма Т-7 для составления графика отпусков (утв. Госкомстатом РФ №1 от 05.01.2004). Однако, с начала 2013 года данный бланк компании могут уже не использовать. Разработать форму графика компании могут самостоятельно.При этом в нее потребуется включить следующие поля:

Наименовании компании-работодателя.
Номер документа, дата составления и год, на который данный документ утверждается.
Сведения о работниках (ФИО и должность каждого сотрудника компании, его табельный номер, а также структурное подразделение при его наличии).
Планируемые даты отпуска, включая информацию об их продолжительности, даты начала и окончания отпуска.
Фактические даты отпуска.
Сведения о переносе даты отпуска (при этом указывается документ, на основании которого осуществляется перенос).
Место для подписи руководителя компании.

Отпуск в удобное для работника время

При составлении графика отпусков работодатель вправе самостоятельно назначить их очередность исходя из производственных планов. Однако необходимо учитывать тот факт, что отдельным категориям работников ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются в удобное для них время. Эти категории приводятся в таблице (смотрите ниже).

В ст. 263 Трудового кодекса указаны категории сотрудников, которые могут взять дополнительный отпуск без сохранения заработной платы в удобное для них время, если это прописано в коллективном договоре организации. К ним относятся работники:

имеющие двух или более детей в возрасте до 14 лет;
воспитывающие ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет;
одинокие матери, имеющие ребенка в возрасте до 14 лет;
отцы, воспитывающие ребенка в возрасте до 14 лет без матери.

Образец ведомости планирования отпусков

 ООО "Подмосковные вечера"
 Юридический отдел
 Ведомость планирования отпусков на 2008 год

N п/п	Фамилия, имя, отчество	Должность	Таб. номер	Неиспользо- ванные дни прошлого отпуска	Льготы	Пожелания работника	Подпись работника	График отпусков	Очеред- ность плани- рований
1-я часть	2-я часть	1-я часть	2-я часть
начало	конец	начало	конец	начало	конец	начало	конец
1	Грибов Г.Ю.	Начальник отдела	1009	14		09.01	22.01	19.05	14.06	Грибов	09.01	22.01	19.05	14.06	1
2	Дождевик Б.Ю.	Заместитель начальника	1043	22		14.01	11.02	02.06	29.06	Дождевик	24.01	20.02	16.06	13.07	2
3	Веточкин В.А.	Старший специалист	1078			14.07	10.08			Веточкин	11.08	07.09			2
4	Корзинкин Р.М.	Старший специалист	1123		Часть 4 ст. 123 ТК РФ	11.07	07.08			Корзинкин	11.07	07.08			1
5	Пташкина В.Д.	Специалист	1190			11.08	07.09			Пташкина	11.08	07.09			2
6	Соловей К.З.	Специалист	1056			21.07	17.08			Соловей	14.07	10.08			3
7	Зеленова Н.А.	Специалист	1026			28.04	11.05	01.09	14.09	Зеленова	28.04	11.05	01.09	14.09	1
8	Малютко Р.Т.	Помощник специалиста	1192		Часть 2 ст. 177 ТК РФ	31.03	13.04	15.12	28.12	Малютко	31.03	13.04	15.12	28.12	1

 Начальник юридического отдела Грибов Г.Ю. Грибов
 10.12.2007
 Получено отделом кадров 10.12.2007
 Инспектор ОК Василькова В.В. Василькова

Полученные сведения необходимо проанализировать. Всех работников подразделения нужно сгруппировать по профессиям (должностям) и сравнить запросы относительно даты начала отпуска работников одной профессии (должности). В первую очередь должны быть удовлетворены пожелания сотрудников, имеющих льготы. Во вторую очередь логично пойти навстречу работникам, претендующим на отпуск в неудобное для остальных время. И в последнюю очередь распределить отпуска между пожелавшими отдохнуть в разгар сезона. Кому из них отдать предпочтение, руководитель решает сообразно критериям, установленным внутренними локальными нормативными актами (коллективным договором) или негласно принятым в коллективе, например по старшинству.