Излишки после инвентаризации: что делать
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Излишки после инвентаризации: что делать». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Выявленные при инвентаризации расхождения подлежат регистрации в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (ч. 4 ст. 11 Закона № ФЗ-402).
В бухгалтерском учете расхождения между фактическим наличием денежных средств в кассе организации и данными бухгалтерского учета отражаются в следующем порядке (п. 28 Положения № 34н):
- излишек денежных средств, увеличивает финансовые результаты организации;
- недостача денежных средств относится на счет виновных лиц, а если виновные не установлены или суд отказал во взыскании с них убытков, то списывается на уменьшение финансовых результатов деятельности.
На счетах бухгалтерского учета списание недостачи денежных средств в кассе отражается записями в соответствии с Инструкцией по применению плана счетов бухгалтерского учета (утв. приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н) и планом счетов в программе «1С:Бухгалтерия 8»:
- Дт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кт 50 «Касса» – в размере выявленной недостачи денежных средств в кассе организации.
- Дт 73.02 «Расчеты по возмещению материального ущерба» (76.2 «Расчеты по претензиям») Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» – в сумме недостачи денежных средств, признанной виновным лицом или присужденной судом к взысканию;
- Дт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кт 73.02 «Расчеты по возмещению материального ущерба» (76.2 «Расчеты по претензиям») – в сумме удержания недостачи из заработной платы сотрудника;
- Дт 91.02 «Прочие расходы» Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» – в сумме недостачи денежных средств, если виновные лица не выявлены или суд отказал во взыскании с них убытков.
Проводки в бухгалтерском учете при недостаче
Проводки, отражаемые в бухучете по результатам инвентаризации кассы, отличаются в зависимости от обстоятельств. Если кассир возмещает всю сумму недостачи, отнесите ее к «прочим расходам» и проведите по бухгалтерии в отчетном периоде, когда сотрудник внес деньги в кассу.
Проводки:
|
Дебет |
Кредит |
Пояснение |
|---|---|---|
|
94 |
50 |
Обнаружена n-ная сумма недостачи в кассе |
| 73-2 | 94 | Сумма ущерба отнесена на кассира |
| 70 | 73-2 | Сумма удержана из зарплаты кассира или внесена им в кассу добровольно |
Фактическое наличие денег в кассе организации определяют путем обязательного подсчета всех имеющихся в кассе банкнот и монет. При подсчете фактического наличия денежных знаков в кассе принимаются к учету все имеющиеся в ней наличные деньги, в том числе и в иностранной валюте.
Подсчет денег осуществляется в обязательном присутствии всех членов инвентаризационной комиссии и кассира. Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность внесения данных о фактических остатках денежных средств в кассе, а также правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.
Получившуюся в результате подсчета денежную сумму сравнивают с остатками денег по данным кассовой книги (бухгалтерской учетной программы). По итогам сравнения (сверки) комиссия может прийти к следующим выводам:
- полное соответствие фактического наличия денежных средств данным учета;
- выявление недостачи денежных средств;
- обнаружение в кассе излишка денежных средств.
По каким причинам появляются
Инспектирование помогает обнаружить нарушения между учтенными деньгами и фактическим их наличием на сегодняшний день. Они могут быть в виде денег, ценностей, сырья для производства, движимого и недвижимого имущества. Инвентаризационная, не заинтересованная в финансовом обороте, комиссия составляет ведомость и отдает ее на рассмотрение директору. А тот, в свою очередь, ставит перед бухгалтерией задачу, чтобы отдел правильно оприходовал и провел в учетной книге избыток. Нужна подводка при инвентаризации выявленных излишков основных средств и материалов.
Основные причины:
- Если была неточно проведена сверка.
- К ошибкам могут привести большие объемы продукции. При распределении изделий на складе клиентам возникает большая вероятность неучтенных поставок.
- Недостаточное количество оборотных финансов вводит компанию в режим «экономии».
- Ошибки на складах при учтении отпуска материалов и продукции. То есть выдали меньший объем партии, чем полагалось.
- Во время отпуска товара одни модели были нечаянно заменены на другие.
Как написать объяснительную
В рамках действующего законодательства при обнаружении излишков во время инвентаризации работодатель обязан потребовать от кассира объяснительную записку.
Важно! Сотрудник не имеет права отказаться и в течение двух рабочих дней должен предоставить требуемый документ.
Объяснительная пишется на компьютере или вручную на официальном бланке организации. Подпись и её расшифровка пишутся от руки. При обнаружении излишков составляется акт проведённых работ, а к нему прикладывается записка от ответственного работника.
Объяснительная содержит в себе два раздела:
- В фактическом разделе приводятся события и условия, которые привели к возникновению описываемой в документе ситуации. Например, это можно сделать так: «Вчера, 20 марта, в кафе «Улыбка», проходила инвентаризация. В результате проверки были обнаружены излишки средств в кассе».
- В причинном разделе указывается, из-за чего в кассе появились лишние средства. Причин обычно несколько, и их необходимо грамотно пояснить, чтобы снизить степень своей вины или будущей ответственности.
При написании объяснительной должны быть чётко указаны факты, а вот домыслам и рассуждениям в ней месте нет.
Правила ревизии кассы
Инвентаризация кассы производится с периодичностью, которая установлена приказом руководства и закреплена в учетной политике предприятия. Этими же нормативными актами закрепляется порядок инвентаризации. Материально ответственным лицом по кассе признается кассир.
Перед инвентаризацией руководитель (директор) издает распоряжение (приказ), в котором указывается дата начала и состав проверяющей комиссии.
В состав комиссии должно входить не менее трех человек. Присутствие МОЛ в списке комиссии обязательно. Кроме этого, желательно присутствие сотрудников СБ и внутреннего аудита (при наличии). При отсутствии подписи даже одного из членов комиссии, инвентаризация признается недействительной.
Перед проверкой кассир прекращает все операции и формирует кассовый отчет.
Вот неприятная ситуация — кассу компании ограбили. Само собой, о случившемся надо по горячим следам заявить в полицию. Но прежде чем это сделать, проведите инвентаризацию налички и составьте акт — можно по типовой форме № ИНВ-15. Ведь чтобы заявить о пропаже денег, сперва надо выяснить, сколько на самом деле похитили.
На день, когда оформите акт, сделайте проводку:
ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 50
— отражена недостача наличных денег, возникшая вследствие ограбления кассы.
А надо ли вносить в кассовую книгу запись о случившемся? Вовсе нет. Просто на конец рабочего дня, когда вы зафиксировали пропажу, покажите условный остаток. Тот, что получился бы без вычитания украденной суммы. На начало же следующего дня отразите реальную сумму в кассе.
Проще говоря, факт разрыва между остатками на конец одного и начало другого дня показывать в кассовой книге не надо. Но приложите документы, подтверждающие причину такого расхождения. К примеру, акт ревизии наличных, документы из полиции, пояснительные записки сотрудников и другие бумаги о краже.
В зависимости от того, найдут виновников или нет, исчезнувшие из кассы деньги вы тем или иным образом зафиксируете в бухгалтерском учете.
Как оценить излишки, выявленные по результатам инвентаризации
По правилам бухучета вся информация должна быть приведена в суммовом выражении. Поэтому для постановки обнаруженных излишков на учет необходимо знать, как оценить выявленные при инвентаризации излишки имущества. Методика оценки зависит от категории объекта.
Материально-производственные запасы приходуются по рыночным ценам (п. 29 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных приказом Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н). Определение цены предприятие может произвести самостоятельно.
Проще всего сделать это, если такое же имущество уже числится на балансе компании. В этом случае стоимость выявленных «дополнительных» объектов можно определить на основании цены уже учтенного аналогичного имущества.
Если подобных объектов на балансе нет, можно воспользоваться информацией о ценах из общедоступных источников (например, из СМИ).
Если же с определением стоимости возникли затруднения, можно обратиться к независимому оценщику.
При самостоятельном определении цены подтверждающим документом будет являться бухгалтерская справка, при обращении к оценщику — его отчет.
Когда излишки будут относиться на доходы в налоговом учете?
Относительно налога на прибыль выявленные излишки являются внереализационными доходами. Оценивать их следует по рыночным ценам, которые определяются с учетом положений ст. 105.3 НК РФ. Соответственно, налоговый учет здесь совпадает с бухгалтерским.
Отдельно стоит рассматривать пересортицу, о которой мы упоминали выше. С точки зрения налоговой, налогоплательщик в любом случае должен учесть все излишки в составе внереализационных доходов по текущим рыночным ценам, а недостачи — как внереализационные расходы по учетным ценам. Причем отнести недостачу на затраты вы имеете право только в том случае, если отсутствие виновных лиц подтверждено документально решением государственного органа.
Поэтому при пересортице по итогам инвентаризации могут возникнуть налоговые разницы и вырасти сумма налога на прибыль, подлежащая уплате.
Возврат товара: учет у покупателя и поставщика
При получении товара организация-покупатель должна тщательно осмотреть полученные ценности, провести внешний осмотр на наличие брака, неисправностей, повреждения упаковки, тары, непрезентабельный внешний вид. Кроме того, необходимо тщательно проверить сопровождающие товар документы, сверить данные, указанные в документах с фактически полученными ценностями. Проверить правильность заполнения документов, наличия счета-фактуры, если товар облагается НДС.
Если организацию-покупателя все устраивает, она принимает товар, если что-то не устраивает, то покупатель может его вернуть поставщику. Каким образом осуществляется возврат товара? Каковы особенности бухгалтерского учета возврата у обеих сторон сделки: поставщика и покупателя? Какие документы нужно оформить? Об этом мы поговорим ниже.
Как оценить излишки, выявленные по результатам инвентаризации?
По правилам бухучета вся информация должна быть приведена в суммовом выражении. Поэтому для постановки обнаруженных излишков на учет необходимо знать, как оценить выявленные при инвентаризации излишки имущества. Методика оценки зависит от категории объекта.
Материально-производственные запасы приходуются по рыночным ценам (п. 29 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных приказом Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н). Определение цены предприятие может произвести самостоятельно.
Проще всего сделать это, если такое же имущество уже числится на балансе компании. В этом случае стоимость выявленных «дополнительных» объектов можно определить на основании цены уже учтенного аналогичного имущества.
Если подобных объектов на балансе нет, можно воспользоваться информацией о ценах из общедоступных источников (например, из СМИ).
Если же с определением стоимости возникли затруднения, можно обратиться к независимому оценщику.
При самостоятельном определении цены подтверждающим документом будет являться бухгалтерская справка, при обращении к оценщику — его отчет.
По каким причинам появляются излишки?
После инвентаризации часто обнаруживаются излишки, представленные превышением реального имущества перед сведениями, имеющимися в бухгалтерских бумагах. Они могут быть разными материалами, основными средствами и даже деньгами в кассе. Излишки по результатам инвентаризации могут появляться по разным причинам:
- компания вынуждена работать с огромным количеством товаров или материалов, регулярно поступающих на склад и продающихся контрагентам, что увеличивает вероятность совершения ошибок;
- фирма вынуждена экономить деньги за счет плачевного финансового состояния;
- во время проведения инвентаризации специалисты совершили ошибку, поэтому требуется провести процедуру повторно;
- работники организации не учли определенные партии поступивших товаров;
- во время отпуска товаров были совершены ошибки.
Нередкими являются ситуации, когда по результатам одной инвентаризации выявляются излишки, равные недостаче по проверке, проведенной относительно других позиций. Это говорит о том, что одни товары нечаянно были заменены другими.
Нюансы инвентаризации кассы
Процесс проводится специально назначенной комиссией, в которую обязательно входит профессиональный бухгалтер. Выявляются при инвентаризации кассы излишки или недостача. Проверяется наличие всех ценностей, которые перечислены в документах фирмы. К ним относится:
- наличные средства, вносимые в кассу покупателями;
- денежные документы, к которым причисляются марки, оплаченные путевки в разные санатории, билеты на воздушный или железнодорожный транспорт или разнообразные карты оплаты;
- ценные бумаги;
- БСО.
Первоначально полностью пересчитываются все вышеуказанные ценности, имеющиеся фактически в кассе. Далее сверяются полученные значения с теми данными, которые указываются в кассовой книге, на основании которой ведется учет на предприятии.
По окончании процесса составляется специальный инвентаризационный акт наличных денег. В нем прописывается, сколько фактически средств и документов находится в кассе. В нем дополнительно учитываются деньги:
- в пути;
- на расчетных счетах компании, но сюда не входят депозиты, так как они представлены финансовыми вложениями предприятия.
Нередко выявляется лишнее количество денег, поэтому важно разобраться, как оприходовать излишки при инвентаризации.
Как отражается переизбыток при использовании УСН?
Если фирма работает по упрощенному режиму, то при обнаружении излишек надо отображать их в доходах, которые используются для расчета налога.
Учитывается полученная прибыль на момент ратификации итоговой проверки.
Нередко фирмы совмещают разные налоговые режимы, а в этом случае, если выявленные ценности не относятся к деятельности по УСН, то они могут не отражаться по этой системе. Это возможно только при наличии раздельного грамотного учета.
Таким образом, инвентаризация – это важная процедура, реализуемая на каждом предприятии. Она может проводиться планово или при наличии важных оснований для этого. Реализуется процесс специальной комиссией, состоящей из нескольких специалистов, обладающих опытом и умениями изучать документы и фактически имеющиеся ценности. На основании проверки выявляются излишки или недостача. Если имеется переизбыток имущества, то важно правильно оприходовать ценности. Первоначально надо разобраться в причинах появления такого несоответствия. Далее издается приказ руководителем и осуществляются нужные проводки бухгалтером.
Правила ревизии кассы
Инвентаризация кассы производится с периодичностью, которая установлена приказом руководства и закреплена в учетной политике предприятия. Этими же нормативными актами закрепляется порядок инвентаризации. Материально ответственным лицом по кассе признается кассир.
Перед инвентаризацией руководитель (директор) издает распоряжение (приказ), в котором указывается дата начала и состав проверяющей комиссии.
В состав комиссии должно входить не менее трех человек. Присутствие МОЛ в списке комиссии обязательно. Кроме этого, желательно присутствие сотрудников СБ и внутреннего аудита (при наличии). При отсутствии подписи даже одного из членов комиссии, инвентаризация признается недействительной.
Перед проверкой кассир прекращает все операции и формирует кассовый отчет.
По результатам инвентаризации выявлены излишки
Как показывает практика проверок, отражение в бухгалтерском учете излишков трудностей не вызывает, поскольку оно осуществляется согласно Инструкции N 157н. В соответствии с п. 31 данного нормативного документа неучтенные объекты нефинансовых активов, выявленные при проведении проверок и (или) инвентаризаций активов, принимаются к бухгалтерскому учету по их текущей рыночной стоимости, установленной для целей бухгалтерского учета на дату принятия к бухгалтерскому учету. Здесь следует добавить уточнения. Как было отмечено выше, в Инструкцию N 157н подготовлены поправки. Планируется, что неучтенные объекты нефинансовых активов, выявленные при проведении проверок и (или) инвентаризаций активов, учреждение должно будет принимать к бухгалтерскому учету не по их текущей рыночной стоимости, а по оценочной стоимости, установленной для целей бухгалтерского учета на дату принятия к бухгалтерскому учету. Оценочная стоимость определяется в соответствии с п. 25 Инструкции N 157н аналогично рыночной стоимости.
Согласно указаниям п. п. 7, 12, 16, 23 Инструкции N 162н , п. п. 9, 15, 20, 34 Инструкции N 174н , п. п. 9, 15, 20, 34 Инструкции N 183н излишки относятся на финансовый результат в кредит счета 0 401 10 180 «Прочие доходы».
Приказ Минфина России от 06.12.2010 N 162н «Об утверждении Плана счетов бюджетного учета и Инструкции по его применению».
Приказ Минфина России от 16.12.2010 N 174н «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений и Инструкции по его применению».
Приказ Минфина России от 23.12.2010 N 183н «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений и Инструкции по его применению».
Пример 1. В ходе проведения инвентаризации в кассе казенного учреждения был обнаружен излишек денежных средств в сумме 550 руб.
Как отразить сумму излишка в учете?
В соответствии с Указаниями о порядке применения бюджетной классификации РФ, утвержденными Приказом Минфина России от 01.07.2013 N 65н, доходы, полученные казенным учреждением от выявленных излишков, относятся на ст. 180 «Прочие доходы» КОСГУ.