Корпоративная карта: кому и зачем она нужна
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Корпоративная карта: кому и зачем она нужна». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Не все расходы по корпкарте уменьшают сумму налога на стоимость покупки. Чтобы принять к учёту расходы по карте, они должны быть экономически обоснованы: покупка должна соответствовать вашему виду деятельности и в дальнейшем приносить прибыль для компании.
Что скрывают бухгалтеры о возможностях ИП
Бухгалтеры не спешат делиться своими секретами. Поэтому все, для кого важна эта тема могут ознакомиться с понятием корпоративная карта и особенностями ее использования индивидуальными предпринимателями.
Данный платежный инструмент выпускается финансовой структурой (банком). Ее «привязывают» к расчетному счету компании. Также для КП возможно открытие отдельных счетов. Однако такие счета также будут «привязаны» к компании. Эти счета отличаются от основных тем, что перед оплатой покупки на счет отдельной карты необходимо перевести деньги с основного счета.
Она удобна в использовании, и позволяет расплачиваться по счетам непосредственно на месте. Также существует определенная классификация этого инструмента. Они делятся на именные и неименные.
Именную карту при регистрации закрепят за конкретным лицом. Если с нее будет осуществлен расчет другим человеком, списание средств произойдет с владельца.
Использование неименного вида доступно для всех сотрудников. При этом должно происходить отслеживание – кто и когда использовал данную карту для оплаты покупок. Лучше всего, собирать любые чеки, подтверждающие совершенные операции.
КП можно использовать и при поездке за рубеж. Средства с рублей на валюту пересчитываются моментально. На это влияет внутренний курс банка, в котором открыт счет.
Также с нее можно оплачивать интернет-услуги. В подтверждение оплаты продавец обязан присылать акты, товарные накладные, кассовые и товарные чеки – все зависит от специфики покупки. Чтобы бухгалтер не сомневался в честности картодержателя, достаточно регулярно пересылать ему эти документы.
Кому нужно отчитываться и что будет, если этого не сделать?
Все компании с любой системой налогообложения должны отчитываться за деньги, потраченные с корпоративной карты. Неподтверждённые покупки будут облагаться страховыми взносами и налогами как с обычной зарплаты.
Если у вас ИП на УСН «Доходы» или патенте, можете совсем не отчитываться, так как налоговая не будет проверять расходную часть в целях налогового учёта, а обязанности ведения бухучёта у вас нет.
Индивидуальные предприниматели на УСН «Доходы минус расходы» и ОСНО могут учесть траты для бизнеса в расходах — для этого нужно сохранять документы о покупках для бизнеса.
Ещё ИП могут рассчитываться корпкартой за любые личные покупки, наказаний за это не предусмотрено, просто такие расходы не будут влиять на налог.
Что делать с корпоративной картой
Снимайте или вносите деньги, платите поставщикам, оплачивайте представительские и командировочные расходы. В любом магазине, главное — не забывайте собирать документы в каждом случае.
Платить за границей тоже можно. Пересчёт в валюту будет проходить автоматически по внутреннему курсу вашего банка в рублях. Данные по оплате за границей и данные, которые отражены в учёте, будут отличаться. Это не просто так: по нормам законодательства все расчёты отражаются в рублях по курсу ЦБ РФ на дату авансового отчёта.
Оплата в интернете — тоже да. Когда оплачиваете услугу в интернете, вам должны прислать акт об оказании услуг, когда покупаете товар — товарную накладную или кассовый и товарный чеки. Сохраните эти документы или сразу перешлите бухгалтеру, он будет рад.
Что можно оплачивать корпоративной картой
- Расходы, связанные с основной деятельностью организации:
- закупка товара, расчеты с поставщиками;
- оплата услуг, связанных с основной деятельностью компании;
- Командировочные и представительские расходы:
- оплата счета в ресторане;
- покупка билетов;
- оплата проживания в гостинице;
- аренда автомобиля;
- суточные сотрудникам;
- оплата услуг переводчика;
- Хозяйственные и накладные расходы:
- покупка канцтоваров, офисного оборудования, программного обеспечения;
- покупка товаров в интернете (обучающие материалы, книги и прочее);
- оплата курьерских и иных профессиональных (ремонтные работы, установка и настройка оборудования, вынос мусора, уборка помещений и т. д.) услуг;
- прочие хозяйственные расходы — все, что касается уборки, освещения и отопления: моющие средства для уборки, обогреватели, лампочки и т. д.;
- Транспортные расходы:
- оплата бензина;
- расходы на обслуживание служебного транспорта.
Кратко о личных тратах ИП
Предприниматель может свободно изымать деньги из кассы на собственные нужды, а также без ограничений распоряжаться средствами с расчетного счета. Однако банковские комиссии за снятие наличных и переводы между счетами могут «съесть» вполне ощутимую долю прибыли индивидуального предпринимателя.
Поэтому можно наличную выручку из кассы, если она не требуется для целей бизнеса, забирать себе, а безналичную – тратить на личные нужды со счета. При расчетах банк получает информацию только о назначении платежа, но не проверяет, для каких целей ИП тратит деньги на товары или услуги. Значит, и претензий по использованию расчетного счета банк предъявить не сможет.
Если же вы обналичиваете суммы с расчетного счета, то ограничьтесь небольшими суммами: в этом случае вас не смогут заподозрить в отмывании денег или иных преступлениях, предусмотренных 115-ФЗ.
И последний совет: всегда оставляйте на карте или р/с сумму, необходимую для уплаты налогов, взносов и других обязательных платежей. В противном случае счет могут заморозить, и вы не сможете распоряжаться денежными средствами, пока не погасите все долги и не реабилитируетесь перед ФНС.
Какими бывают бизнес-карты
Рублевые дебетовые карты используются для обычных расчетов, например, покупки канцелярии, оплаты гостиницы в командировке и т.п., при этом расходуются собственные средства организации, в отличие от кредитных, где средства предоставляет банк. Валютные карты применяют в зарубежных командировках.
Именные карты выдаются конкретному сотруднику и могут использоваться только им. Если сотрудник увольняется, карта блокируется.
Неименные бизнес-карты может использовать любой сотрудник организации, который ее получит. Например, в компании несколько сотрудников, которые иногда ездят в командировки, они могут передавать карту друг другу.
Порядок пользования неименной картой лучше прописать во внутреннем регламенте организации, чтобы не возникало путаницы. Каждый работник должен отчитываться за совершенные траты.
Оформление корпоративной карточки
Итак, если ваше предприятие нуждается в пластиковом платежном инструменте, то вы без труда можете открыть его в коммерческом банке. В качестве эмитента стоит выбрать ту кредитно-финансовую организацию, где у вас открыт расчетный счет. Кстати, стоит сразу определить круг должностных лиц, которые получат платежный пластик, то есть те сотрудники компании, в должностные обязанности которых связаны с расходными операциями. Например, карта, как правило, нужна директору и его заместителю, главному бухгалтеру и прочим должностным лицам.
Итак, в первую очередь, чтобы получить пластик нужно обратиться в банк и написать заявление на выпуск карточки. Кстати, для корпоративных клиентов банк предлагает несколько продуктов, в том числе и различные виды пластиковых карт. Прежде чем сделать правильный выбор нужно внимательно изучить тарифы на обслуживание, способы пополнения счета, лимиты, процентные ставки для кредиток, условия конвертации валюты, срок действия и другие нюансы.
Кстати, если представитель правления предприятия выпускает несколько карт, привязанных к одному счету, то ему нужно собрать данные всех сотрудников, которые в будущем будут использовать пластик. То есть в банк нужно предоставить паспортные данные сотрудников.
Обратите внимание, что не позднее чем через 7 дней после получения пластика нужно сообщить об открытии счета в налоговую инспекцию.
Что такое бизнес-карта
Корпоративная — это платежный инструмент, предназначенный для индивидуальных предпринимателей и юридических лиц. Она привязывается к расчетному счету компании, расходы по ней учитываются как средства, выдаваемые в подотчет сотруднику организации. Картой можно пользоваться для безналичных расчетов если на предприятии нет кассы и оборот наличных средств не ведется, или в дополнение к кассовым операциям.
Пользоваться картой могут доверенные лица, которых выбирает владелец компании и счета. Оплачивать разрешается только расходы организации, для личных нужд карту использовать нельзя (есть исключения для ИП).
К одному счету можно заказать несколько корпоративных карт — на каждого сотрудника, если это позволяет конкретный банк. Объем расчетов по ограничен остатком средств на ее счете и разрешенной суммой операций. Так, сумма единовременной транзакции у физлица не может быть больше 100 000 рублей. Это касается покупки товаров и оплаты услуг.
Какие расходы по корпоративной карте не вызовут вопросов у налоговой?
Целевые расходы в рамках деятельности ИП не вызовут таких вопросов. А вот расходы на покупку автомобильных запчастей, если ИП занимается сантехникой, точно вызовут и, более того, могут навлечь на ИП налоговую проверку. Конечно, если транспорт у ИП на балансе и расходы идут на поддержку деятельности ИП, тогда можно учесть и их. Покупку телефона, сотовую связь, различного рода программное обеспечение можно учесть в расход, который уменьшит налог, только если телефоном вы пользуетесь исключительно в рабочих нуждах, программы вам нужны в работе по ИП.
Скажем, личное приложение для ускорения работы интернета или средства защиты, роутер, усилители, модемы не всегда идут в учет, если работают у в квартире, а не в офисе, нужны в личных целях.
Задача при принятии в учет расходов по корпоративной карте — разделить личные и рабочие расходы. В итоге, не придется объяснять налоговой и банку, почему средства ушли с карты на те или иные цели, соблюдать документальное подтверждение так же обязательно. Нет бумаги — нет расхода в учете.
Еще одна задача этих расходов — это увеличение прибыли. Все что не приносит прибыль прямо или косвенно, сразу убираем из расходов к учету.
Командировочные расходы
Деньги с карты можно расходовать на какие-то командировочные и представительские нужды: покупка билетов, оплата гостиничных номеров, расходы на питание и прочее. Главное, чтобы сотрудник предоставил авансовый отчет. Это документ, который формируется после того, как были произведены расходы по корпоративной карты. У этого отчета есть стандартная форма, которая закреплена законодательстве, либо вы можете использовать свою форму, разработанную внутри вашей организации.
Также командированный должен приложить к авансом учету все подтверждающие документы и предоставляет в бухгалтерию. Такой порядок отчета закреплен нормативными актами. Но на практике лучше поступить иначе. Сотрудник предоставить все документы бухгалтеру, и он. в свою очередь, сам сформирует авансовый отчет. Это позволит избежать дополнительных ошибок в процессе его оформления и сэкономит время.
Есть ли разница между покупкой по бизнес-карте и оплатой, произведенной с расчетного счета практически нет?
По факту деньги идут с одного и того же расчетного счета, здесь разницы нет. Она есть лишь в удобстве расчетов. Дело в том, что при оплате товаров поставщику с расчетного счета вы делаете это онлайн, а бизнес-карта позволяет прийти в любой магазин и совершить в нем покупку.
Если карта именная и деньги зачисляются со счета, она все равно считается корпоративной?
Независимо от того, именная карта или нет, если она привязана к расчетному счету компании, то в любом случае будет числиться на организации, а значит будет корпоративной. Разница лишь в том, что если карта выдана конкретному сотруднику, то только он может производить по ней расчеты. На практике, конечно, оплачивать покупки могут и другие сотрудники, однако все расходы будут закреплены за тем должностным лицом, которому принадлежит карта.
Сколько можно снимать наличных по бизнес-карте ИП на УСН «доходы минус расходы», чтобы не попасть под блокировку счета по 115-ФЗ?
У банков есть такая норма. Если вы производите списание или перевод в сумме от 600 000 рублей и более за один раз, то рискуете попасть под пристальное внимание Службы финансового мониторинга банка. Если она посчитает сумму снятия или платежа несоответствующей вашему основному обороту по расчетным счетам, то может засомневаться в назначение платежа, реквизитах, получателе и прочем.
В этом случае банковская организация вправе заблокировать все движения по счетам до выяснения обстоятельств. Она запросит полный пакет документов. подтверждающих легальность происхождения денежных средств. Если вы оплачиваете партию товара, то необходимо будет предоставить контракт или договор по сделке, счет-фактуру, накладные и т.д.
Даже если банк вам разрешает проводить такие платежи (не у всех есть финансовый мониторинг, а если есть – то работать он может по другим направлениям), это еще не значит, что работа закончена.
Выставляя счета, вам потребуется обращать внимание своих клиентов на то, что получатель платежа не «Индивидуальный предприниматель Максимов Андрей Викторович», а просто «Максимов Андрей Викторович», иначе платеж не будет принят.
Более того, не каждый бухгалтер согласится перечислять денежные средства в пользу физического лица при отсутствии с ним трудовых отношений. Это связано с тем, что перечисляя ему деньги, компания должна стать налоговым агентом и заплатить за человека налоги и сборы, предусмотренные налоговым законодательством. В нашем же случае, такого не будет, однако налоговая инспекция потребует разъяснений, на каком основании был совершен данный платеж. При отсутствии у организации договора, подписанного вами, будут неприятные последствия, которые приведут к тому, что в следующий раз компания не станет с вами работать.
Стоит отметить, что не обязательно иметь оригинал договора. Если в документе есть пункт о том, что копии, в том числе получение по факсимильной связи, имеют равную юридическую силу для сторон и других третьих лиц, то достаточно будет документа, полученного по электронной почте.
Как оформить бизнес-карту
Корпоративную карту можно оформить в самом банке либо оставить заявку онлайн. Стоит отметить, что для юр. лица будет открыт специальный карточный счет. Банк самостоятельно уведомит налоговую службу об этом.
О чем нужно помнить, оформляя расходы по корпоративной карте
Чтобы учесть траты сотрудника с корпоративной карты (далее будем сокращать — КК), одной банковской выписки по ней недостаточно.
Пока деньги на карте, пусть и выданной сотруднику, они продолжают оставаться деньгами компании. В тот момент, когда сотрудник произвел оплату чего-либо картой или снял наличные – деньги становятся подотчетными суммами, выданными работнику.
В бухучете это отразится так:
ДТ 55 КТ 51 – зачислены деньги на КК (обычно, если учет ведется в программе, используется счет 55.04)
ДТ 71 КТ 55 – потрачены (сняты) деньги с КК
Сама карта как физический объект по балансовым счетам не проводится. Ее учитывают за балансом, обычно на счете 002, где фиксируется и информация об ответственном лице – сотруднике, которому выдана карта.
Таким образом, с траты денег для работника и бухгалтерии все только начинается. Потому что далее нужно закрыть дебиторку по счету 71 и постараться учесть траты с пользой для дела – в уменьшение налога прибыль или УСН, если это возможно. Есть и еще один важный налоговый момент. О нем далее.
Итак, чтобы закрыть долг перед компанией, сотрудник должен предоставить авансовый отчет по подотчетным суммам и приложить к нему документы, подтверждающие его расходы и их целевую направленность на нужды компании.
Только после этого бухгалтер может со спокойной душой сделать проводки:
ДТ 20 (26, 44, 91, прочие счета учета расходов) КТ 71
Напоминаем, что по таким документам как чеки ККТ, БСО, но без счета-фактуры, нельзя поставить к вычету НДС, даже если он выделен в документе отдельной строкой.
Так же такой НДС нельзя учесть в составе расходов, уменьшающих налог на прибыль.
А как быть, если авансового отчета и документов нет? Или если траты с корпоративной карты не связаны с нуждами компании?
Оплата расходов банковской картой. Авансовый отчет
Если сотрудник получил денежные средства под отчет в кассе предприятия, а расплатился, оплачивая услуги или товары, действуя в интересах компании и по согласованию с руководством организации, то это тоже законом не возбраняется. В этом случае налоговики потребуют предъявить авансовый отчет на выданную сумму и оправдательные чеки, бланки, квитанции.
Еще один вариант, разрешенный законом – это внесение подотчетной суммы бухгалтером компании на банковскую карту работника, которой сотрудник оплачивает, например, расходы по ГСМ. Если сотрудник расплачивается кредитной картой, а не дебетовой, то это не меняет алгоритма действий по оплате и сбору документации ни со стороны работника, ни с позиции компании, и законом тоже допускается. Налоговики также не возражают против осуществления платежей за организацию сотрудником его кредитной картой, то есть можно оплатить товар кредитной картой сотрудника.
В случае, если денежные средства под отчет были выданы в бухгалтерии одному сотруднику, а оплата совершена банковской картой другого сотрудника этого же предприятия, то работником, который получил сумму под отчет, предоставляет в финансовый отдел авансовый отчет. Оплата банковской картой другого сотрудника отражается в заявлении, приложенным к авансовому отчету подотчетного лица, в котором указывается, что оплата произведена с согласия владельца карты.
Рекомендуется также к такому авансовому отчету приложить расписку от владельца карты о том, что он получил компенсацию за расходы по принадлежащей ему банковской карте от подотчетного лица в полном размере.
Ускорение работы бухгалтерии
Ещё один плюс — это снижение нагрузки на бухгалтерию. Операции контролировать и учитывать легче, чем при использовании наличных. Предположим, вы или ваш коллега, который имеет право распоряжаться средствами на счёте компании, оплатили товар или услугу бизнес-картой. В этом случае бухгалтеру не нужно готовить авансовый отчёт, достаточно получить счёт-фактуру и товарную накладную по факту оплаты.
Учёт расходов по бизнес-карте можно вести так же, как и в случае с любыми другими расходами. Если вы — ИП на УСН 6% или патенте, то вам не нужно собирать закрывающие документы. Если компания для учёта налогов использует традиционную систему с НДС или УСН 15%, то необходимо собирать весь пакет документов (накладные, чеки и др.), чтобы можно было учесть расходы по бизнес-карте при расчёте налога.
Что скрывают бухгалтеры о возможностях ИП
Бухгалтеры не спешат делиться своими секретами. Поэтому все, для кого важна эта тема могут ознакомиться с понятием корпоративная карта и особенностями ее использования индивидуальными предпринимателями.
Данный платежный инструмент выпускается финансовой структурой (банком). Ее «привязывают» к расчетному счету компании. Также для КП возможно открытие отдельных счетов. Однако такие счета также будут «привязаны» к компании. Эти счета отличаются от основных тем, что перед оплатой покупки на счет отдельной карты необходимо перевести деньги с основного счета.
Она удобна в использовании, и позволяет расплачиваться по счетам непосредственно на месте. Также существует определенная классификация этого инструмента. Они делятся на именные и неименные.
Именную карту при регистрации закрепят за конкретным лицом. Если с нее будет осуществлен расчет другим человеком, списание средств произойдет с владельца.
Использование неименного вида доступно для всех сотрудников. При этом должно происходить отслеживание – кто и когда использовал данную карту для оплаты покупок. Лучше всего, собирать любые чеки, подтверждающие совершенные операции.
КП можно использовать и при поездке за рубеж. Средства с рублей на валюту пересчитываются моментально. На это влияет внутренний курс банка, в котором открыт счет.
Также с нее можно оплачивать интернет-услуги. В подтверждение оплаты продавец обязан присылать акты, товарные накладные, кассовые и товарные чеки – все зависит от специфики покупки. Чтобы бухгалтер не сомневался в честности картодержателя, достаточно регулярно пересылать ему эти документы.