6‑НДФЛ с 2023 года — обзор изменений в форме
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «6‑НДФЛ с 2023 года — обзор изменений в форме». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
При обнаружении в поданной форме ошибки либо при пересчете НДФЛ за прошлый год подается уточнённый расчёт. Определенных сроков для этого Налоговый кодекс не предусматривает. Но если вы нашли ошибку сами, незамедлительно исправьте ее и представьте «уточнёнку».
Форма расчёта 6-НДФЛ в 2022 году: структура и порядок заполнения
Форма 6-НДФЛ состоит из следующих разделов:
- Титульный лист. На нём указывают ИНН и КПП организации, её наименование, номер корректировки, номер налоговой, в которую подаётся отчётность, отчётный период и календарный год.
- Раздел 1. В нём указывают следующие данные: исчисленный и удержанный НДФЛ, срок перечисления налога, а также суммы налога, возвращённые в последние три месяца отчётного периода.
- Раздел 2. В нём отражается обобщённая по всем физлицам информация о доходах, суммах вычетов и НДФЛ по соответствующей ставке за первый квартал, полугодие, девять месяцев, год нарастающим итогом с начала года.
Если у налогового агента в отчётном периоде были физлица, получившие доход, который облагается налогом по разным ставкам НДФЛ, разделы 1 и 2 заполняют отдельно по каждой ставке.
Раздел 1 содержит следующие данные:
- Код бюджетной классификации.
- Весь удержанный налог за последние три месяца.
- Суммы удержанного налога, разбитые по срокам.
- Возвращённый налог за последние три месяца.
Раздел 2 содержит такие данные, как:
- Ставка налога.
- Код бюджетной классификации.
- Сумма начисленного физлицам дохода.
- Количество физлиц, получивших доходы.
- Сумма вычетов.
- Исчисленная сумма налогов.
- Фиксированный авансовый платёж.
- Удержанная, неудержанная, излишне удержанная, возвращённая налоговым агентом сумма налога.
Приказом ФНС № ЕД-7-11/753@ от 15 октября 2020 года были утверждены новая форма и правила заполнения 6-НДФЛ в 2021 году для налоговых агентов. При ликвидации компании или прекращении деятельности предпринимателя с наёмными сотрудниками на титульном листе в поле «отчётный период» необходимо указать один из кодов:
- 34 — расчёт представляется за год;
- 51 — при ликвидации в первом квартале;
- 52 — при ликвидации во втором квартале;
- 53 — при ликвидации в третьем квартале;
- 90 — при ликвидации в четвёртом квартале.
Раздел 1 заполняют данными за последние три месяца, а раздел 2 — нарастающим итогом.
Разделы 1 и 2 заполняют по каждой налоговой ставке, которая применялась в налоговом периоде.
Появилось поле «Код бюджетной классификации». КБК, соответствующий налоговой ставке, в разделе 1 указывают в поле 010, а в разделе 2 — в поле 105.
В разделе 1 формы 6-НДФЛ указывают:
- В поле 020 — общую сумму НДФЛ, удержанного за всех физлиц за последние три месяца отчётного периода.
- В поле 021 — дату, не позднее которой должен быть перечислен налог.
- В поле 022 — общую сумму налога, которую нужно перечислить в дату, указанную в поле 021.
Количество заполненных строк с полями 021—022 зависит от числа доходов, налоги с которых нужно перечислить в разные сроки, например: зарплата, больничные, дивиденды. Значение в поле 020 должно быть равно сумме значений из полей 022. Появились поля 030 и 032 — для сумм налога, которые налоговый агент вернул налогоплательщикам, и поле 031, в котором надо указать даты, когда они были возвращены.
Количество строк 031 и 032 должно совпадать с количеством дат возврата налога. Показатель в строке 030 должен равняться сумме строк 032.
В разделе 2 вносят обобщённые по всем физлицам суммы начисленного дохода, исчисленного и удержанного налога нарастающим итогом с начала налогового периода.
В прежней форме были поля для итоговых значений по всем ставкам, в новом разделе 2 их убрали. Теперь в поля раздела вносят такие сведения:
- Поле 120 — общее количество физлиц, которым в отчётном периоде начислялся налогооблагаемый доход: если работник в течение одного налогового периода несколько раз был уволен и принят на работу, он учитывается один раз.
- Поле 160 — общая сумма удержанного налога.
- Поле 170 — общая сумма налога, не удержанная налоговым агентом.
- Поле 190 — общая сумма налога, возвращённая налоговым агентом налогоплательщикам.
Как можно сдать отчёт 6-НДФЛ в ИФНС?
Отчёт 6-НДФЛ налогоплательщики представляют в налоговый орган по месту своего учета.
Налоговые агенты — российские организации, имеющие обособленные подразделения, представляют 6-НДФЛ в налоговый орган по месту учета обособленных подразделений, заключивших такие договоры.
Налоговые агенты — организации, отнесенные к категории крупнейших налогоплательщиков, представляют 6-НДФЛ в зависимости от ситуации:
| Ситуация | Предоставление 6-НДФЛ |
| Наличие обособленных подразделений | · в налоговый орган по месту учета в качестве крупнейшего налогоплательщика;
· в налоговый орган по месту учета налогоплательщика по соответствующему обособленному подразделению (отдельно по каждому обособленному подразделению) |
| Нет обособленных подразделений | В налоговый орган по месту учета крупного налогоплательщика |
Налоговые агенты — индивидуальные предприниматели предоставляют отчёт 6-НДФЛ в налоговый орган по месту своего учета в связи с осуществлением такой деятельности.
По НДФЛ не будет иметь значение, с какой выплаты удержан налог: больничный, отпускные и т.д. Важно — в каком периоде он удержан.
За период с 23-го числа предыдущего месяца по 22-е число текущего месяца не позднее 28-го числа текущего месяца.
Перечисление налоговыми агентами сумм исчисленного и удержанного налога за период с 1 по 22 января, осуществляется не позднее 28 января; за период с 23 по 31 декабря -не позднее последнего рабочего дня календарного года.
Уведомление сдается 25 числа, налог уплачивается 28 числа.
Фактически получается 13 периодов в году: 28 числа каждого месяца, затем в декабре за период с 23 по 31 декабря, не позднее последнего рабочего дня календарного года.
За период с 01 по 22 января — 28 января.
Если у организации несколько обособленных подразделений, можно подать уведомление по каждому подразделению отдельно. Также можно подать единое уведомление и по головной, и по обособленным подразделениям с указаниями КПП и ОКТМО каждого подразделения. Уплата будет единым платежом за все подразделения.
Кто сдает 6-НДФЛ в 2023 году
В 2023 году условия, согласно которым определяется обязательства субъектов хозяйствования по сдаче отчета 6-НДФЛ, не изменились. Как и прежде, данный отчет сдают организации и ИП, выполняющие функции налоговых агентов, а именно выплачивающие доход физлицам и удерживающие из такого дохода суммы НДФЛ.
Руководствуясь абз. 3 п. 2. ст. 230 НК РФ, обязательства по сдаче отчета 6-НДФЛ в 2023 году присваиваются:
- юрлицам и предпринимателям, которые имеют сотрудников и выплачивают им зарплату и прочие виды вознаграждения на основании трудовых договоров;
- субъектам хозяйствования, которые привлекают наемных работников на основании договоров гражданско-правового характера (ГПХ);
- организации и ИП, осуществляющие выплаты физлицам за аренду недвижимости, имущество, оказание услуг, т.п.
Надо ли сдавать нулевую 6-НДФЛ без начислений?
Если в году гражданам сумм не начислялось, нулевой отчет 6-НДФЛ сдавать не надо. С этой ситуацией не следует путать другую — когда начисления непостоянные.
Поясним. Если у вас были начисления физикам, к примеру, только в течение 2 кварталов налогового года, то даже при их отсутствии в следующих отчетных периодах года у вас не может быть нулевки, поскольку показатели в бланке формируются по нарастающей. Таким образом, проблема, надо ли сдавать нулевой отчет 6 НДФЛ, здесь не возникает.
Разрешено ли сдавать нулевой 6-НДФЛ по желанию? Безусловно. Хозсубъект, освобожденный от сдачи расчета, волен подать нулевой отчет 6-НДФЛ контролерам по своему усмотрению. При этом, нужно ли сдавать нулевую отчетность 6-НДФЛ, может решаться на уровне его внутрикорпоративных актов.
Если принято решение сдать отчет, то следует разобраться с тем, как заполнить нулевой 6-НДФЛ.
Прежде всего нужно заполнить титульный лист. Оформлятся он в том же поряке, что и для ненулевых расчетов.
И в разделе 1 и в разделе 2 в первую ячейку каждой стоки вносится значение ноль, в последующие ячейки ставится прочерк.
Поля, предусматривающие дату, также заполните прочерками.
Образец заполнения нулевой 6-НДФЛ можно здесь..
Что делать, если налоговики заблокировали счет за 6-НДФЛ
Одно из крайне неприятных последствий несдачи 6-НДФЛ — блокировка счета организации, а это влечет серьезные препятствия для ее деятельности. Как быть, если налоговики лишили вас возможности пользоваться расчетным счетом, подскажет наша таблица:
| Ситуация | Что делать | Совет |
| Фирма не представила расчет 6-НДФЛ в течение 10 рабочих дней после последнего возможного дня для его сдачи (форма не сдана по итогам 9 месяцев 2021 года до 14.10.2018) | Срочно направить 6-НДФЛ в свою ИФНС. Налоговики в течение суток примут решение о разблокировке счета и направят его в банк (пп. 1 п. 3.1, 3.2, 4 ст. 76 НК РФ) | Налоговики не имеют права блокировать счет, если фирма не сдала нулевой расчет при условии, что она не обязана его представлять |
| Форма 6-НДФЛ сдана вовремя, но не попала к контролерам, например, потерялась в пути | Передать инспектору документы, подтверждающие отправку расчета, например, чек и опись вложения | Не стоит отправлять дублирующий расчет. Налоговики назначат штрафные санкции за просрочку в размере 1 тыс. руб. за каждый месяц (ст. 119 НК РФ) |
| Фирма не представила нулевой расчет, а ФНС его ожидала | Представить письмо-уведомление об отсутствии обязанности сдавать расчет с указанием причин | Воспользуйтесь шаблонами писем о непредставлении 6-НДФЛ, которые мы разместили выше |
Что делать, если налоговая инспекция предъявляет требования
Инспектор может и не знать о причинах непредставления отчета. Чтобы исключить ошибочные действия со стороны налоговиков, необходимо написать уведомление в произвольной форме на адрес руководителя налоговой службы. В нем следует указать причины непредставления декларации 6 со ссылкой на законодательные акты.
В письме БС-4-11/4901 описаны ситуации, в которых субъект хозяйствования освобождается от представления отчета:
- При отсутствии у физ. лиц НДФЛ и начисленных доходов;
- штат укомплектован, но начисления в течение года не производились;
- в случае прекращения деятельности с начала года, следовательно, не было начислений доходов.
Нужно ли сдавать нулевой отчет 6-НДФЛ
Нулевой расчет 6-НДФЛ — это ситуация, когда компания не ведет деятельность и не делает выплат сотрудникам. Нужно ли представлять в ИФНС 6-НДФЛ при нулевой отчетности?
Расчет по налогу на доходы физических лиц утвержден Приказом ФНС от 14.10.15 № ММВ-7-11/450@. Сдается он ежеквартально всеми налоговыми агентами, которые выплачивают доход физлицам и обязаны удерживать с этих выплат подоходный налог.
В практике возникают ситуации, когда компания не ведет деятельность и не выплачивает доход сотрудникам. Такое возможно, если организация только что зарегистрирована или, напротив, находится в стадии ликвидации. Также возможны иные причины.
Бухгалтеры знают, что даже не ведущие деятельность компании обязаны представлять определенную отчетность, например, единую упрощенную декларацию. По аналогии у них возникает вопрос, нужно ли сдавать 6-НДФЛ если нет начислений зарплаты.
Рассмотрим возможные ситуации.
Ежеквартальная отчетность по форме 6-НДФЛ установлена для налоговых агентов. В этом расчете налоговый агент предоставляет общую информацию по всем физическим лицам, которые получили от него доход. Это суммы выплаченных доходов, предоставленных налоговых вычетов, исчисленного и удержанного НДФЛ и сроки перечисления его в бюджет (п. 1 ст. 80 НК РФ).
Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»
Сложные вопросы заполнения формы 6-НДФЛ
Если фирма или ИП не выплачивают доходы физическим лицам, то сдавать нулевой расчет по форме 6-НДФЛ не обязательно (письмо ФНС России от 4 мая 2021 года № БС-4-11/7928). Но если фирма такой отчет составит, налоговая обязана его принять.
Несмотря на разрешение не сдавать нулевой отчет 6-НДФЛ, к этому нужно подходить со всей ответственностью. Прежде всего убедиться в том, что показателей для его заполнения действительно нет.
Когда можно 6 НДФЛ не представлять
Согласно статье 230 пункт 2 НК все субъекты хозяйствования, в том числе и индивидуальные предприниматели, обязаны при начислении заработка физ. лицам представить декларацию 6 НДФЛ. Соответственно, если в течение отчетного года начислений доходов, выплат работникам или подрядным организациям не производились, формировать и представлять нулевой расчет не нужно.
В законодательстве есть ответ на данный вопрос. ФНС ситуацию по представлению нулевой формы разъяснила в письме 3Н-19-17/97 от 8 июня 2021 г. Там указывается на освобождение субъектов хозяйствования от представления отчета в случае отсутствия деятельности, подлежащей налогообложению.
Этим следует руководствоваться и субъектам хозяйствования, и индивидуальным предпринимателям, если они в отчетном периоде не выступали в роли налоговых агентов и начисление доходов не проводили.
Нужно ли отчитываться перед ФНС, если на предприятии нет наемных работников
Когда форма 6-НДФЛ не может быть нулевой
Если же в компании за весь год была хотя бы одна выплата, то с нулевым отчетом по форме 6-НДФЛ нужно быть осторожными.
Пример. Когда отчет 6-НДФЛ не будет нулевым Фирма зарегистрирована в 1 квартале 2021 года. В ней числился один директор, который находился в отпуске за свой счет. За 1 квартал фирма сдала нулевую форму 6-НДФЛ – ни начисленных доходов, ни удержанного НДФЛ не было. Во 2 квартале для заполнения отчета появились данные. В мае 2021 г. директор работал весь месяц. Ему начислили зарплату и рассчитали НДФЛ. Выплатили в июне. В июне и уплатили налог в бюджет. С 1 июня директор снова ушел в отпуск за свой счет до 30 сентября. За 2 квартал фирма сдала форму 6-НДФЛ, в которой уже были заполнены разделы 1 и 2 в отношении начисленного дохода, начисленного, удержанного и перечисленного в установленный срок НДФЛ. В отчете за 3 квартал «сплошных нулей» не будет. В нем должен быть заполнен раздел 1 – в отношении начисленного дохода и удержанного налога.
Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»
Состав формы 6-НДФЛ и общий порядок заполнения
Образец заполнения нулевой 6 НДФЛ
Когда предприниматель или фирма все же решили сдавать в налоговый орган данный документ во избежание каких-либо неприятностей, им лучше всего обзавестись примером заполнения такого документа.
Состоит такой документ из титульного листа, первого и второго разделов. Титульный лист все же имеет какие-то определенные поля, которые нужно заполнить для идентификации сдающего. Здесь необходимо указать:
- первым делом обязательно надо указывать номер страницы, это 001;
- предприятие или предприниматель указывает свои данные: КПП и ИНН;
- номер корректировки, это будет 000;
- период предоставления выбирается в Приложении 1 к порядку заполнения;
- отчетным периодом указывается год, за который подается документ;
- потом указывается номер органа, куда подается 6-НДФЛ;
- также тут необходимо указать короткое название ИП или организации, если его нет, указывается полное наименование;
- обязательно вписываются контактные данные лица, которое заполняло бумагу, его полная фамилия, имя, отчество:
Ситуации, когда надо делать отчет, если нет зарплаты
Вместе с тем вопрос о том, нужно ли сдавать 6-НДФЛ нулевую, отнюдь не праздный, поскольку 6-НДФЛ составляется нарастающим итогом за год, а ситуация по выплате работникам доходов в течение этого года может меняться. Например, могут возникать такие варианты:
- выплат нет в течение всего года — тогда ни один отчет 6-НДФЛ по этому году не сдается;
- выплаты появились только в 4-м квартале отчетного года — квартальные отчеты сдавать не надо, но подача годового будет обязательной;
- выплаты возникли в 3-м квартале года — не сдают отчеты за 1-й квартал и полугодие, но представить их за 9 месяцев и год необходимо, причем даже в том случае, если в 4-м квартале выплат доходов уже не будет;
- выплаты появились во 2-м квартале — не нужен отчет за 1-й квартал, но все последующие являются обязательными, даже если доход в 3-м и 4-м кварталах уже не выплачивался;
- выплаты имели место в 1-м квартале, но отсутствуют в последующих — отчеты нужно подавать за весь год.
Эксперты КонсультантПлюс пошагово разъяснили поядок проверки и сдачи отчета. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Ситуации, когда надо делать отчет, если нет зарплаты
Вместе с тем вопрос о том, нужно ли сдавать 6-НДФЛ нулевую, отнюдь не праздный, поскольку 6-НДФЛ составляется нарастающим итогом за год, а ситуация по выплате работникам доходов в течение этого года может меняться. Например, могут возникать такие варианты:
- выплат нет в течение всего года — тогда ни один отчет 6-НДФЛ по этому году не сдается;
- выплаты появились только в 4-м квартале отчетного года — квартальные отчеты сдавать не надо, но подача годового будет обязательной;
- выплаты возникли в 3-м квартале года — не сдают отчеты за 1-й квартал и полугодие, но представить их за 9 месяцев и год необходимо, причем даже в том случае, если в 4-м квартале выплат доходов уже не будет;
- выплаты появились во 2-м квартале — не нужен отчет за 1-й квартал, но все последующие являются обязательными, даже если доход в 3-м и 4-м кварталах уже не выплачивался;
- выплаты имели место в 1-м квартале, но отсутствуют в последующих — отчеты нужно подавать за весь год.
Ответы на распространенные вопросы
Вопрос №1: Сдается ли нулевой расчет 6-НДФЛ, при пребывании работников в административном отпуске?
Ответ: При временном приостановлении деятельности и невыплате доходов работникам организация или ИП не является налоговым агентом и не оформляет 6-НДФЛ. При том, что доходы сотрудникам не начислялись и не выплачивались несколько месяцев в году, например, только в 4 квартале, то можно не сдавать 6-НДФЛ (в том числе и нулевой) за 1 квартал, полугодие и 9 месяцев, а годовой расчет сдать следует обязательно.
Вопрос №2: Организация приостановила деятельность, нужно ли предоставить 6-НДФЛ?
Ответ: ФНС о приостановлении деятельности не может знать, значит если до приостановления были выплаты работникам, то необходимо сдавать 6-НДФЛ, а если выплат не производилось, нужно проинформировать ФНС письмом о приостановлении деятельности и о том, что налоговым агентом не является.
Кто и когда должен сдать отчет по 6-НДФЛ
Отчет 6-НДФЛ сдают каждый квартал и по итогам года все фирмы и ИП с работниками — налоговые агенты. В отчете отражают информацию о начисленном и удержанном с зарплаты НДФЛ.
Если зарплата не начислялась — нет обязанности удерживать налог на доход и сдавать отчет. Отправьте налоговой письмо о том, что не являетесь налоговым агентом, чтобы от вас не ждали отчет и не блокировали расчетный счет за опоздание.
Сроки сдачи 6-НДФЛ за год установлены п. 2 ст. 230 НК РФ. Расчеты за 1 квартал, полугодие и 9 месяцев сдавайте не позднее последнего дня месяца, следующего за отчетным периодом. Годовой расчет — до 1 марта года, следующего за отчетным.
- За 2021 год — до 1 марта 2021;
- За 1 квартал 2021 — до 30 апреля 2021;
- За полугодие 2021 — до 2 августа 2021;
- За 9 месяцев 2021 — до 1 ноября 2021;
- За 2021 год — до 1 марта 2022.
Форму 6-НДФЛ представляют в налоговую инспекцию по месту учета. Это можно сделать в электронном виде через интернет. Бумажный вариант вправе сдавать только налоговые агенты, у которых в течение налогового периода численность сотрудников не превышала 10 человек.