11.02.2023

Что такое административно хозяйственная часть?

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что такое административно хозяйственная часть?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Обобщая вышенаписанное

2. Для чего создается отдел

3. Права, функции и ответственность

4. Как оценить работу АХО-шника?

5. Составление должностной инструкции начальника АХО

6. Начальник подразделения

7. Требования к специалисту

8. Должностные обязанности специалиста

9. Сотрудничество с другими отделами

Про любую компанию можно сказать, что существует несколько функций, обойтись без которых невозможно. Это независимо от того, чем структура занимается. К числу таковых и относится административно-хозяйственная работа. Это аксиома, без которой сейчас успешная деятельность невозможна. Поэтому, рассматривая ее, необходимо поговорить о наиболее значимых выполняемых функциях, о должностях, о месте и роли в структуре компании. В целом административно-хозяйственная деятельность – это весьма типичное дело. Хотя конкретное наполнение отличается зависимо от целей, что стоят в данный момент времени перед компанией, от ее размера и доступных ресурсов. Но начать следует с определения. Административно-хозяйственная деятельность – это работа, связанная с организацией работы сотрудников, отделов и служб предприятия с целью достижения высокой результативности организации. Охватывает все уровни.

Обобщая вышенаписанное

Как видите, организация административно-хозяйственной деятельности имеет свои «подводные камни», которые на первый взгляд и не видны. При разработке положений и должностей необходимо учитывать довольно большой массив информации. Это относится к целям компании, ее специфики и размерам. Детальное планирование и четкое прописывание бизнес-процессов позволит успешно решать задачи благодаря установлению адекватной процедуры выполнения работы. Управление административно-хозяйственной деятельностью предусматривает, что все, кто задействован в исполнении и контроле процесса, должны быть ознакомлены с теоретически обоснованием при его выполнении. Следует всегда помнить, что грамотное руководство позволяет резко улучшать эффективность всегда процесса. Неважно о чем идет речь – про административно-хозяйственная деятельность учреждения государственных органов, некоммерческую структуру или частное предприятие – хорошее управлением обладает огромным резервом развития. И это нужно использовать.

Для чего создается отдел

В небольших предприятиях все хозяйственные функции возлагаются на директора или начальника. Он же вправе поручить решение возникающих вопросов секретарю или офис-менеджеру. Полноценный хозяйственный отдел формируется в более крупных компаниях. Он способен создать все благоприятные условия для работы. Но один человек не справится со всеми вопросами, поэтому в подчинении начальника отдела находится целая команда. Конкретный состав специалистов зависит от специфики компании, рода деятельности, территориального расположения, размера.

Выделяются следующие функции АХО:

покупка, хранение, выдача различных предметов и ценностей, необходимых для работы всех сотрудников компании;
ремонт помещений, устранение поломок имущества;
соблюдение норм и правил пожарной безопасности, контроль за выполнением всех рекомендаций;
материальная ответственность за имущество компании;
поиск фирм, предоставляющих все коммунальные услуги;
заключение договоров на предоставление проводной телефонной связи, сотовой связи, интернета, на оказание коммунальных услуг;
обеспечение сотрудников компании всем необходимым для эффективной работы;
контроль за состоянием помещений, устранение всех неполадок — в это входит своевременный ремонт, технические работы, уборка кабинетов;
организация комфортных условий для отдыха сотрудников согласно законодательству РФ;
контроль над обеспечением охраны здания, помещений, сотрудников.

Права, функции и ответственность

В каждой компании есть особенности, однако должностные обязанности специалиста АХО везде практически одинаковы. В них входит:

обеспечение крупных закупок любой техники;
покупка, распределение канцтоваров;
снабжение всех сотрудников офисным инвентарем, хозяйственными предметами, мебелью;
оперативный ремонт оборудования, профилактика поломок;
ведение документооборота, баз данных, технических файлов;
уборка, ремонт, оформление помещений;
благоустройство уличной территории;
организация питания в компании;
организация работы корпоративного транспорта;
устройство зон отдыха, мест для курения, мероприятий (например, корпоративов);
взаимодействие с арендодателями, поставщиками, другими сторонними компаниями;
организация электроснабжения, контроль работы отопительной системы;
соблюдение санитарных, противопожарных норм;
набор сотрудников, оценка их работы;
информирование персонала о новых актах, нововведениях, мероприятиях.

Во многих организациях принято проводить планерки: ежедневные, еженедельные или ежемесячные. На них начальник сообщает новую информацию своим сотрудникам, раздает поручения, ставит задачи.

Все сотрудники имеют ряд обязательств:

выполнять поставленные вышестоящим руководством цели и задачи;
вести всю необходимую документацию, заполнять табели, формы, сметы, проводить расчеты;
быть готовыми к оперативному решению любых проблем;
использовать по назначению и рационально материальные блага, кадровые ресурсы;
выполнять все должностные обязанности, соблюдать правила санитарной и противопожарной безопасности всей организации;
вовремя предоставлять отчеты, статистическую информацию начальству;
исполнять свою работу квалифицированно, качественно, в срок.

Как оценить работу АХО-шника?

Большинство сотрудников фирмы видят проявление деятельности АХО только внешне, в привычной обстановке, в отлаженной «как часы» повседневной жизни компании. Однако за этим кроется большой труд группы сотрудников, которая и составляет отдел АХО.

Эффективность деятельности этого участка, независимо от размеров и структуры, зависит от компетентности руководителя.

KPI специалиста АХО проявляется:

в своевременном обеспечении офисных и производственных помещений оргтехникой, канцелярскими принадлежностями, расходными материалами;
грамотном планировании затрат;
снижении затрат на закупки;
развитии системы бережливого офиса.

Составление должностной инструкции начальника АХО

Должностная инструкция не имеет универсального формата. Организации оформляют этот документ с учетом особенностей внутреннего распорядка. Написание инструктажа обыкновенно поручается кадровику или специалисту HR. Задачи начальников административно-хозяйственного отдела на разных предприятиях могут существенно отличаться друг от друга (при общем сходстве выполняемых функций).

Должностная инструкция содержит четыре пункта, которые освещают главные стороны профессиональной деятельности работника:

общие положения;
должностные обязанности;
права;
ответственность.

Справка! Предприятия уполномочены включать в этот список дополнительные разделы, если они позволяют четче определить круг задач начальника АХО.

Расшифровки должности АХО как таковой нет. Ведь аббревиатура означает административно-хозяйственный отдел, а не определенного сотрудника. Это подразделение выполняет следующие задачи:

Закупка, хранение и последующая выдача работникам различных расходных материалов, материальных ценностей, необходимых для трудовой деятельности.
Периодический и срочный ремонт помещений, оборудования, мебели и проч.
Контроль за выполнением сотрудниками правил пожарной безопасности.
Несение ответственности за материальные ценности компании.
Урегулирование всех вопросов с поставщиками коммунальных услуг.
Решение вопросов со связью — проводной, мобильной, интернетом и проч.
Контроль за чистотой рабочих помещений, своевременная уборка.
Организация по трудовому законодательству РФ комфортных условий для отдыха сотрудников.
Обеспечение охраны офиса, производственных помещений, территории организации и проч.

Перечислим функции административно-хозяйственного подразделения, исполнение которых — непосредственная обязанность его сотрудников:

Обеспечение закупок техники, расходников, инвентаря, оборудования, канцтоваров.
Снабжение работников всем необходимым для их деятельности — техникой, расходными материалами, офисной мебелью.
Проведение ремонтных и профилактических работ.
Ведение документооборота по сфере своей деятельности.
Уборка, оформление помещений компании.
Благоустройство территории организации.
Организация питания сотрудников фирмы.
Организация доставки, транспортного обеспечения.
Создание мест отдыха сотрудников, организация совместных праздников, кооперативов.
Взаимодействие с арендодателями, поставщиками коммунальных услуг, иными сторонними компаниями.
Организация энергообеспечения, связи, контроль за системами водоснабжения, канализации, вентиляции, кондиционирования.
Контроль за соблюдением в организации противопожарных и санитарных норм.
Набор новых работников в АХО на вакантные должности.
Информирование трудящихся по нововведениям, актам, мероприятиям согласно своей области деятельности.

Начальник подразделения

Первой должностью в АХО по классификатору является начальствующая. Это главный человек в отделе. Помимо начальника, руководителем может быть администратор, главинженер или ведущий специалист. Обязательно наличие опыта работы — не менее пяти лет на руководящей должности. Этот сотрудник подчиняется непосредственно гендиректору или его заму. Он обладает правом подписи документов по своей специализации, уполномочен представлять компанию по делам АХО.

Начальник административно-хозяйственного отдела должен знать следующее:

Трудовой кодекс.
Внутренние нормативные акты компании.
Данные о структурных подразделениях организации, их взаимосвязи.
Правила охраны труда.
Приказы, распоряжения, акты, постановления непосредственного руководства, касающиеся административно-хозяйственной части.
Правила организации труда, управления персоналом.
Ведение материальной отчетности, табельного учета, установление сроков сдачи документации.
Эксплуатация и обслуживание офисной техники.
Навыки делового общения, составления документации.
Порядок проведения закупок расходных материалов, инвентаря, оборудования и проч.
История организации-работодателя, перспективы ее развития.

Акт приема должности начальника АХО подписывается директором компании. На новоиспеченного сотрудника возлагаются следующие важные задачи руководителя:

Определять меры наказания для своих подопечных (работников АХО).
Быть ответственным за график отпусков.
Давать право на уход с рабочего места при возникновении непредвиденных обстоятельств.
Контроль за исполнением всех поставленных перед подразделением задач.
Привлечение подрядчиков.
Контроль за проведением закупок.
Разработка планового ремонта помещений и проч.

Чтобы разобраться, кто это — специалист АХО, мы сначала разъясним читателю характеристику и основные функции места работы этого должностного лица. Аббревиатура АХО — административно-хозяйственный отдел. Создается практически во всех компаниях, где численность сотрудников превышает 100 человек. Отдел занимается закупкой расходных материалов для деятельности фирмы, расчетом их необходимости, отвечает за порядок и комфортабельность рабочих мест, обеспечивает чистоту общественных и производственных помещений компании.

Если же корпорация масштабная, то АХО внутри себя дополнительно разделяется на ряд подразделений:

планово-расчетное;
материально-ресурсное;
социально-бытовое.

Если же корпорация масштабная, то АХО внутри себя дополнительно разделяется на ряд подразделений:

планово-расчетное;
материально-ресурсное;
социально-бытовое.

Требования к специалисту

Должностная (ведущего специалиста АХО) инструкция подразумевает ряд требований к работнику. Сотрудник должен знать:

Распоряжения, приказы, постановления, иные регулятивные и нормативные документы, непосредственно относящиеся к его (специалиста) деятельности.
Структуру организации-работодателя, права и обязанности ее сотрудников.
Правила и рекомендации по обслуживанию посетителей, потребителей.
Виды оказываемых работ и услуг.
Основы экономики, управления персоналом, организации труда.
Основы маркетинга, продвижения.
Планировку, эстетическое оформление помещений.
Основы социальной психологии.
Трудовое законодательство.
Правила и нормативы охраны труда.

Минимальные требования к подготовке специалиста:

Среднее профессиональное образование.
Начальное профессиональное образование с опытом работы по специальности не менее 2-х лет.

Для занятия руководящих должностей обязателен опыт работы в административно-хозяйственном отделе не менее 5 лет.

Должностные обязанности специалиста

Круг обязанностей специалиста АХО необычайно широк:

Контролирует сохранность материальных ценностей.
Принимает действенные меры по предотвращению и разрешению конфликтных ситуаций в отделе.
Рассматривает претензии сотрудников и клиентов организации по некачественному обслуживанию его подчиненными. Проводит необходимые организационно-технические мероприятия, искореняющие повторение подобных случаев.
Контролирует должное оформление рабочих помещений, а также следит за внутренней и наружной рекламой — обеспечивает ее обновление, заботится об эстетически привлекательном состоянии.
Обеспечивает чистоту и порядок как в самой организации, так и на прилегающих к помещениям компании территориях.
Контролирует соблюдение починенными сотрудниками норм охраны труда, санитарии, противопожарной безопасности.
Информирует руководство касательно недочетов в деятельности отдела, предлагает пути их искоренения.
Следит за чистотой и порядком в офисах, организует своевременный ремонт мебели, оборудования и помещений.
Организует закупку офисной мебели, канцтоваров и технического оборудования.
Организует и контролирует деятельность клининговых служб.
Организует поздравления как сотрудников организации, так и ее клиентов по случаю государственных праздников, дней рождения, памятных дат.
Если работодатель арендует помещения, то специалист АХО решает все хозяйственные вопросы по аренде.
Организует своевременную реставрацию, перестройку рабочих помещений.
Ответственен за хранение канцелярских товаров, оборудования, хозяйственных материалов, инвентаря. Обеспечивает по необходимости всем вышеперечисленным работников организации.
Организует питание сотрудников.
Составляет необходимые учетные и отчетные документы.

При формировании должностной инструкции может пригодиться следующая информация:

Составляя должностную инструкцию для данного специалиста, можно воспользоваться профстандартом «Специалист по социальной работе». Документ утвержден приказом Минтруда РФ от 22.10.2013 г. №571н и содержит обширное описание трудовых задач для такого работника, а также требования к опыту работы, образованию. Из профстандарта можно выписать все необходимые должностные обязанности.
К составлению документа в учреждении привлекаются сотрудники юридического отдела, кадрового, делопроизводители. Можно также проконсультироваться с непосредственным начальником специалиста по социальной работе или руководителем подразделения.
Подписывают бумагу сотрудники, с которыми она согласовывалась (обычно это юристы), и руководитель учреждения. Он расписывается и ставит на документе дату в графе «Утверждаю». Специалист по социальной работе при принятии на должность также ставит свою подпись, тем самым он подтверждает, что инструкция им прочитана и он с ней согласен. С этого момента начинается действие документа.
Должностную инструкцию готовят и подписывают в двух экземплярах. В кадровый отдел отправляется один из них, второй же — передают работнику. Тому целесообразнее хранить бумагу на рабочем месте, при необходимости обращаясь к информации в ней.
Трудовое законодательство не обязывает работодателей иметь должностные инструкции, однако Роструд в своих письмах часто поднимает тему важности этого документа. Он может быть использован в судах, поэтому большинство работодателей, а тем более бюджетные учреждения составляют их обязательно.

Важно! Использование должностных инструкций должно быть прописано в локальных нормативных актах учреждения.

Сотрудничество с другими отделами

Качественное выполнение всех задач и функций невозможно без взаимодействия со всеми отделами и подразделениями организации. Каждый хозяйственник обязан выстроить рабочие связи с коллегами. Самое частое в работе отдела — получение заявок от других структур и взаимодействие с ними:

Бухгалтерия. Наиболее тесное сотрудничество с этим отделом обусловлено тем, что хозяйственники обязаны отчитываться обо всех расходах на приобретение материальных ценностей, инвентаря. Предоставляются копии договоров с арендодателями, поставщиками, подрядчиками.
Производственный отдел. Он предоставляет оборудование для организации, а хозяйственный отдел осуществляет контроль над техникой.
Юридический. Помогает обеспечить необходимые условия для заключения договоров, следит за соблюдением всех норм, правил законодательства РФ.
Отдел закупок. Проводит тендеры, анализирует рынок поставщиков, помогает выбрать наиболее выгодные условия.
Планово-экономический. Распределяет заработную плату, начисляет премии, отпускные. Главный хозяйственник организации совместно с ними регулирует оклад своих подчиненных в зависимости от выполняемой работы, степени загруженности.
Отдел кадров. Устанавливает штатное расписание, оповещает о командировках.